Immer schön flexibel bleiben: BCG nutzt SAP S/4HANA als Basis für weiteres Wachstum

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Pro­fes­sio­nel­le Kos­me­tik­pro­duk­te made in Ger­ma­ny. Dafür steht die Baden-Baden Cos­me­tics GmbH seit über 80 Jah­ren. Mit Mar­ken wie SANS SOUCIS und BIODROGA hat sich der Kos­me­tik­her­stel­ler erfolg­reich im Pre­mi­um­seg­ment eta­bliert. Zusätz­lich bie­tet der Mit­tel­ständ­ler unter den Mar­ken­na­men DR. SCHELLER und BIO:VÉGANE SKINFOOD sei­nen Kun­din­nen und Kun­den zer­ti­fi­zier­te Natur­kos­me­tik in Bio-Qua­li­tät.

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Mit der Mar­ke SANS SOUCIS begann 1939 die Erfolgs­ge­schich­te der Baden-Baden Cos­me­tics GmbH.

Ent­wi­ckelt, pro­du­ziert und abge­füllt wer­den die Pfle­ge­pro­duk­te aus­schließ­lich in Deutsch­land – bevor sie in 70 Län­der rund um den Glo­bus aus­ge­lie­fert wer­den. Beson­ders in Euro­pa und Asi­en ste­hen die deut­schen Qua­li­täts­pro­duk­te hoch im Kurs. „Kun­din­nen aus dem asia­ti­schen Raum gehö­ren zu unse­ren treu­es­ten Abneh­mern“, erklärt Micha­el Dudek, kauf­män­ni­scher Direk­tor bei BCG.

„Wir wol­len wach­sen und unse­re Pro­zes­se wei­ter digi­ta­li­sie­ren. Dafür brau­chen wir eine agi­le und tech­no­lo­gisch aus­ge­reif­te Platt­form.“

Micha­el Dudek
Kauf­män­ni­scher Direk­tor, Baden-Baden Cos­me­tics GmbH

Eine integrierte ERP-Lösung für alle zentralen Prozesse

Wie kaum ein ande­res Unter­neh­men ver­bin­det BCG sei­ne tra­di­tio­nel­len Stär­ken mit inno­va­ti­ven Ideen und Pro­duk­ten. Dazu gehört die Wei­ter­ent­wick­lung von bestehen­den Pro­duk­ten eben­so wie die Ent­wick­lung von Inno­va­tio­nen wie der Bio Papa­ya Serie von BIO:VÉGANE. Mit inte­grier­ten Pro­zes­sen fällt das ungleich leich­ter. Das war auch der Grund, war­um das Unter­neh­men sei­ne ERP-Soft­ware auf eine neue Basis stel­len woll­te.

Inno­va­ti­on wird bei BCG groß geschrie­ben. Neu­es­te Inno­va­ti­on aus der umfang­rei­chen Pro­dukt­pa­let­te ist die Bio Rot­al­ge Serie von BIO:VÉGANE.

„Wir hat­ten neben unse­rem alten ERP-Sys­tem ver­schie­de­ne Insel­lö­sun­gen im Ein­satz. Zwi­schen den Sys­te­men gab es teil­wei­se kei­ne Schnitt­stel­len, sodass wir Daten dop­pelt erfas­sen muss­ten“, erin­nert sich Micha­el Dudek. „Das woll­ten wir ändern und künf­tig mit einer inte­grier­ten Lösung arbei­ten, die alle zen­tra­len Geschäfts­pro­zes­se abbil­det.“ Min­des­tens eben­so wich­tig war dem Mit­tel­ständ­ler, dass die neue Lösung ska­lier­bar ist. „Wir wol­len wach­sen und unse­re Pro­zes­se wei­ter digi­ta­li­sie­ren. Dafür brau­chen wir eine agi­le und tech­no­lo­gisch aus­ge­reif­te Platt­form.“

Innovacos punktet mit Branchenfunktionalitäten für die Kosmetikindustrie

Fün­dig wur­de BCG bei Inno­va­cos, der Bran­chen­lö­sung für die Kos­me­tik­in­dus­trie auf Basis von SAP S/4HANA. „Die Lösung hat fast alle unse­rer Anfor­de­run­gen erfüllt und deckt wich­ti­ge Beson­der­hei­ten der Kos­me­tik­in­dus­trie wie die lücken­lo­se Char­gen­rück­ver­fol­gung bereits im Stan­dard ab“, so Micha­el Dudek. Zusätz­lich war SAP-Part­ner Inno­v­a­bee sowohl mit der Soft­ware als auch mit den Pro­zes­sen bei BCG bes­tens ver­traut. „Wir ken­nen Inno­v­a­bee aus einem frü­he­ren Pro­jekt – und die Bera­ter kann­ten wie­der­um uns und unse­re Alt­lö­sung. Das war rück­bli­ckend ein Rie­sen­vor­teil – vor allem beim The­ma Daten­mi­gra­ti­on.“

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BCG bie­tet von der Idee eines Pro­duk­tes über die For­schung, Ent­wick­lung, Pro­duk­ti­on und Abfül­lung bis hin zur welt­wei­ten Aus­lie­fe­rung in über 70 Län­der alle Leis­tun­gen aus einer Hand.

Als Vor­teil erwies sich auch die agi­le Ein­füh­rungs­me­tho­dik von Inno­v­a­bee. Dank die­ser Metho­dik blieb BCG jeder­zeit fle­xi­bel – auch dann, als die ursprüng­li­che Pla­nung ins Wan­ken geriet. Da war zunächst die Coro­na-Pan­de­mie, die Vor-Ort-Ein­sät­ze unmög­lich mach­te. „Die Bera­ter von Inno­v­a­bee haben sehr pro­fes­sio­nell und fle­xi­bel auf die ver­än­der­te Situa­ti­on reagiert, aber man­che Din­ge las­sen sich vir­tu­ell eben nur schwie­rig abstim­men“, erin­nert sich Micha­el Dudek. Zeit­gleich erleb­te BCG einen nie dage­we­se­nen Absatz­boom. „2020 war ein sehr umsatz­star­kes, aber auch her­aus­for­dern­des Jahr für uns. Neben dem SAP-Pro­jekt hat­ten wir also auch im Tages­ge­schäft alle Hän­de voll zu tun.“

„Wir hat­ten von Anfang an das Ziel, die Lösung so nah wie mög­lich am Stan­dard zu nut­zen, ein­zel­ne Pro­zes­se aber doch etwas indi­vi­du­el­ler zu gestal­ten.“

Micha­el Dudek
Kauf­män­ni­scher Direk­tor, Baden-Baden Cos­me­tics GmbH

Effizientere Prozesse in der Logistik durch neue Lagerstruktur

Dank vol­lem Ein­satz des Pro­jekt­teams und pro­fes­sio­nel­ler Pla­nung wur­de das Pro­jekt auch unter Coro­na-Bedin­gun­gen ein Erfolg. Zum Auf­takt fan­den soge­nann­te Set-up-Work­shops statt. Nur drei Mona­te spä­ter wur­de der Pro­to­typ der SAP-Lösung an BCG aus­ge­lie­fert. Die fol­gen­den Wochen stan­den im Zei­chen des Cus­to­mi­zings. „Wir hat­ten von Anfang an das Ziel, die Lösung so nah wie mög­lich am Stan­dard zu nut­zen, ein­zel­ne Pro­zes­se aber doch etwas indi­vi­du­el­ler zu gestal­ten“, so Micha­el Dudek. Anpas­sun­gen gab es bei­spiels­wei­se im Bereich der Kom­mis­sio­nie­rung und durch die Ent­wick­lung einer Rück­la­ge­rungs­lis­te in der Pro­duk­ti­on. Die größ­te Umstel­lung betraf den Bereich Logis­tik. Die kom­plet­te Lager­struk­tur wur­de im Zuge des Pro­jek­tes ange­passt. Wo es vor­her vier Lage­r­or­te und meh­re­re Lager­ty­pen gab, gibt es heu­te ein zen­tra­les Lager, in dem Waren platz­ge­führt ein­ge­la­gert wer­den.

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Kos­me­tik­in­sti­tu­te welt­weit set­zen auf die Pre­mi­um­pro­duk­te von Bio­dro­ga.

Kurz vor Jah­res­be­ginn ging die neue ERP-Lösung dann live. „Wir konn­ten von Anfang an pro­du­zie­ren, aus­lie­fern, fak­tu­rie­ren und haben nur einen Monat spä­ter unse­ren Jah­res­ab­schluss mit SAP gemacht“, freut sich Micha­el Dudek. „Unse­re Erwar­tungs­hal­tung war, dass kein Kun­de etwas von der Umstel­lung mit­be­kommt – und das war defi­ni­tiv der Fall.“ SAP S/4HANA kommt bei BCG in allen Geschäfts­be­rei­chen zum Ein­satz. Zusätz­lich wur­den ver­schie­de­ne Schnitt­stel­len – zum Bei­spiel eine Waa­gen-Anbin­dung — rea­li­siert.

Datentransparenz in SAP S/4HANA sorgt für bessere Entscheidungen

BCG pro­fi­tiert in hohem Maße von der neu­en, inte­grier­ten Sicht auf alle zen­tra­len Pro­zes­se. „Dadurch haben wir heu­te eine viel höhe­re Trans­pa­renz. Fehl­bu­chun­gen oder inef­fi­zi­en­te Abläu­fe gibt es wei­test­ge­hend nicht mehr, weil sie sofort ins Auge fal­len“, freut sich Micha­el Dudek. „Vor allem die Daten­trans­pa­renz in SAP ist unüber­trof­fen“, so der kauf­män­ni­sche Direk­tor. „Wir sind in der Lage, ein­fa­cher an die rele­van­ten Daten zu kom­men – ohne den Umweg über SQL-Queries. Und wir nut­zen die sehr gut struk­tu­rier­ten Daten, um sie für Aus­wer­tun­gen her­an­zu­zie­hen. Auf die­ser Basis kön­nen wir sehr schnell die rich­ti­gen Ent­schei­dun­gen tref­fen und prä­zi­se Pla­nun­gen erstel­len.“

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Dr. Schel­ler , eine Mar­ke mit Apo­the­ker­tra­di­ti­on, pro­du­ziert Pro­duk­te für den schnell wach­sen­den Natur­kos­me­tik­markt.

Neben der gestie­ge­nen Trans­pa­renz konn­te BCG auch sei­ne Pro­zes­se opti­mie­ren. „Da die Abläu­fe in SAP sehr durch­dacht sind, haben wir natür­lich auch unse­re bis­he­ri­gen Pro­zes­se auf den Prüf­stand gestellt und – wo es sinn­voll war – ange­passt“, erklärt Micha­el Dudek. „Im Ver­trieb bei­spiels­wei­se sind die Pro­zes­se heu­te deut­lich effi­zi­en­ter als vor­her. Auch die Buchungs­lo­gi­ken in SAP sind bes­ser und ein­fa­cher als zuvor. Medi­en­brü­che und manu­el­le Arbeits­schrit­te gibt es kaum noch, weil Teil­pro­zes­se kom­plett im SAP-Stan­dard abge­bil­det sind – und alle betei­lig­ten Abtei­lun­gen auto­ma­ti­siert und in Echt­zeit über den Sta­tus und die nächs­ten Schrit­te infor­miert wer­den.“

„Im Ver­trieb bei­spiels­wei­se sind die Pro­zes­se heu­te deut­lich effi­zi­en­ter als vor­her. Auch die Buchungs­lo­gi­ken in SAP sind bes­ser und ein­fa­cher als zuvor. Medi­en­brü­che und manu­el­le Arbeits­schrit­te gibt es kaum noch, weil Teil­pro­zes­se kom­plett im SAP-Stan­dard abge­bil­det sind.“

Micha­el Dudek
Kauf­män­ni­scher Direk­tor, Baden-Baden Cos­me­tics GmbH

Nach der Einführung kommt die Optimierung

Dank Echt­zeit-Daten kann BCG zum Bei­spiel auch sei­ne Lager­be­stän­de schnel­ler ana­ly­sie­ren. Im lau­fen­den Jahr will BCG wei­te­re Ver­bes­se­run­gen umset­zen. „Ein ERP-Sys­tem ist nie fer­tig“, bringt es Micha­el Dudek auf den Punkt. „Wir über­le­gen stän­dig: Wo kön­nen wir noch effi­zi­en­ter wer­den, wel­che Pro­zes­se kön­nen wir noch ver­schlan­ken – schon allein des­halb, weil neue Tech­no­lo­gien oder gesetz­li­che Vor­ga­ben uns immer wie­der dazu zwin­gen, uns selbst zu hin­ter­fra­gen.“

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Wie kaum ein ande­res Unter­neh­men ver­bin­det BCG sei­ne tra­di­tio­nel­len Stär­ken mit inno­va­ti­ven Ideen und Pro­duk­ten und ist des­halb auch nach 80 Jah­ren äußerst erfolg­reich im Markt.

Den Anfang machen Opti­mie­rungs­pro­jek­te in der Logis­tik und Pro­duk­ti­on. Teil­pro­zes­se, wie zum Bei­spiel die Rück­mel­dung von Trans­port­auf­trä­gen oder die Über­mitt­lung von Her­stell­vor­schrif­ten, sol­len kom­plett digi­ta­li­siert wer­den. „SAP S/4HANA ist dafür die idea­le Basis“, so Micha­el Dudek. „Die Lösung ist zukunfts­fä­hig, fle­xi­bel und tech­no­lo­gisch aus­ge­reift. Und sie bie­tet eine Fül­le wei­te­rer Opti­mie­rungs­po­ten­zia­le, die wir noch nicht nut­zen, weil wir das Pro­jekt nicht unnö­tig kom­plex machen woll­ten, die wir aber defi­ni­tiv umset­zen wer­den.“

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