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Effizienter arbeiten mit SAP Business Workflows

Niko­laus Mut­zel
Con­sul­tant

In jedem Unter­neh­men gibt es Pro­zes­se, die immer wie­der nach der­sel­ben Rou­ti­ne ablau­fen. Das kön­nen ein­fa­che Frei­ga­be- oder Geneh­mi­gungs­ver­fah­ren sein, bei­spiels­wei­se für den Rech­nungs­ein­gang oder für Urlaubs­an­trä­ge, aber auch kom­ple­xe­re Geschäfts­pro­zes­se, wie die Anla­ge eines Mate­ri­al- oder Kun­den­stamms oder die Qua­li­täts­prü­fung im Waren­ein­gang.

Workflows sparen Zeit und minimieren Fehler bei wiederkehrenden Prozessen

Je kom­ple­xer ein sol­cher Pro­zess ist und je mehr Mit­ar­bei­ter dar­an betei­ligt sind, des­to feh­ler­an­fäl­li­ger wird er und des­to mehr Zeit- und Koor­di­na­ti­ons­auf­wand ist damit ver­bun­den. Der SAP Busi­ness Work­flow ist Bestand­teil von SAP S/4HANA und unter­stützt Anwen­der­un­ter­neh­men dabei, sol­che betriebs­wirt­schaft­li­chen Geschäfts­pro­zes­se auf ein­fa­che Wei­se zu auto­ma­ti­sie­ren. Der Work­flow koor­di­niert und steu­ert die­se Abläu­fe dann nach einer vor­ge­ge­be­nen Logik.

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Alle Fakten und anschauliche Workflows aus der Praxis

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Blog_Business Workflow_Builder

Bei­spiel für einen kom­ple­xen Work­flow zur Neu­an­la­ge eines Mate­ri­al­stamms

Die zugrun­de lie­gen­den Pro­zess­schrit­te und Regeln wer­den vor­ab defi­niert – das heißt ent­we­der auf Basis bestehen­der, vor­de­fi­nier­ten Work­flows model­liert oder neu erstellt. Ein­mal akti­viert, sor­gen sie dafür, dass alle Pro­zess­schrit­te in der vor­ge­be­be­nen Rei­hen­fol­ge und gefor­der­ten Qua­li­tät ablau­fen und spa­ren Anwen­der­un­ter­neh­men so enorm viel Zeit. Zugleich redu­ziert der sys­tem­ge­stütz­te Ablauf auch poten­zi­el­le Feh­ler, da alle am Work­flow Betei­lig­ten wis­sen, was in wel­cher Rei­hen­fol­ge zu tun ist. Bereits ent­stan­de­ne Feh­ler oder Aus­nah­me­si­tua­tio­nen kön­nen zudem schnell und pro­ak­tiv beho­ben wer­den.

Einzelschritte laufen in der geforderten Reihenfolge und Qualität ab

Einen beson­de­ren Mehr­wert bie­tet der SAP Busi­ness Work­flow, für Geschäfts­pro­zes­se, die

    • eine Rei­he von Akti­vi­tä­ten umfas­sen
    • immer wie­der in glei­cher oder ähn­li­cher Form auf­tre­ten
    • einen hohen Abstim­mungs­auf­wand nach sich zie­hen
    • und an denen ver­schie­de­ne Abtei­lun­gen oder Per­so­nen­grup­pen betei­ligt sind.
Blog_Business Workflow_Benachrichtigung
Blog_Business Workflow_System

Auto­ma­tisch gene­rier­te Benach­rich­ti­gung wei­sen den ver­ant­wort­li­chen Mit­ar­bei­ter auf eine zu erle­di­gen­de Auf­ga­be hin (oben). Beim Auf­ruf der Benach­rich­ti­gung springt der zustän­di­ge Mit­ar­bei­ter direkt an die Stel­le im SAP-Sys­tem, an der die Akti­on durch­ge­führt wer­den muss (unten).

Er trägt in sol­chen Fäl­len dazu bei, den Zeit­auf­wand für den Gesamt­pro­zess zu redu­zie­ren und die Pro­zess­ef­fi­zi­enz zu erhö­hen, weil Anwen­der­un­ter­neh­men ihre Abläu­fe im Vor­feld zwin­gend struk­tu­rie­ren müs­sen. Durch die enge Inte­gra­ti­on des SAP Busi­ness Work­flows mit dem SAP-Sys­tem kön­nen Work­flows nicht nur für SAP-Stan­dard­pro­zes­se ein­ge­setzt wer­den, son­dern auch für Geschäfts­pro­zes­se, die außer­halb des SAP-Sys­tems statt­fin­den. Bei­spie­le dafür sind Work­flows für die Anla­ge von Kun­den­stamm, Mate­ri­al­stamm oder Geschäfts­part­nern.