Destination Digitalisierung: Studiosus automatisiert mit Innovafinance seine Prozesse

„Reisen bildet“ – das gilt ganz besonders dann, wenn man Reisen nicht nur als Urlaub vom Alltag betrachtet, sondern auch als Begegnung mit fremden Menschen und Kulturen. Werner Kubsch hat aus dieser Idee ein Geschäftsmodell gemacht und 1954 seine erste Studienreise organisiert. Heute ist das von ihm gegründete Unternehmen Studiosus mit über 100.000 Kunden pro Jahr der europaweit größte Veranstalter von Studienreisen.

Gruppenreisen sind eine Herausforderung für das Finanzwesen

Alle Studiosus-Angebote sind als Gruppenreisen konzipiert und werden von qualifizierten Reiseleitern begleitet. Intensive Begegnungen mit der Kultur und den Menschen des Gastlandes spielen dabei eine wichtige Rolle. „Ob Barbecue mit australischen Rettungsschwimmern oder ein Gespräch mit griechischen Nonnen – unsere Kunden möchten ihr Urlaubsland gerne aus nächster Nähe erleben“, erklärt Philip Edel, CFO bei Studiosus.

Studiosus ist der europaweit größte Veranstalter von Studienreisen. Im Fokus steht die Begegnung mit den Menschen und der Kultur des jeweiligen Gastlandes.

Studiosus setzt auf Kombination aus Branchenlösung und SAP

Es ist die Kombination aus anspruchsvollem Reiseprogramm, Gruppenaktivitäten und hervorragenden Reiseleitern, die Studiosus so erfolgreich macht. Gleichzeitig stellt sie das Unternehmen aber auch vor Herausforderungen – organisatorisch und aus Sicht des Finanzwesens. „Das Gruppenreisemodell stellt besondere Anforderungen an eine IT-Lösung für das Finanzwesen“, so Philip Edel. Hinzu kommen die Anforderungen, die für alle Reiseveranstalter gelten, also auch für solche, die keine Gruppenreisen anbieten – beispielsweise die Abwicklung der Margensteuer, die Gutscheinverwaltung oder die Mahnung auf Anzahlungen.

Bislang hat Studiosus seine Geschäftsprozesse mit einer Softwarelösung für die Tourismusbranche abgedeckt. Vor Jahren schon hat das Unternehmen den Quellcode vom Hersteller erworben und die Lösung selbst weiterentwickelt. Die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen an eine Finanzbuchhaltung in einer eigenen Lösung ist jedoch sehr aufwendig. Daher entschied man sich bei Studiosus, die Funktionen für die Finanzbuchhaltung nicht weiterzuentwickeln und stattdessen auf eine zeitgemäße Lösung für das Finanzwesen zu setzen, die auch die besonderen Anforderungen der Touristikbranche abdeckt.

Alle Studiosus-Reisen sind als Gruppenreisen konzipiert und werden von speziell qualifizierten Reiseleitern betreut.

Innovafinance deckt Anforderungen von Studiosus im Standard ab

„Wir sind auf Innovabee aufmerksam geworden, weil das Unternehmen bereits Kunden aus der Tourismusbranche hat. Bei näherem Hinsehen hat uns Innovafinance dann auch funktional überzeugt“, so Philip Edel. „Die Lösung bietet alles, was wir brauchen, um unsere spezifischen Anforderungen abzudecken und – für uns ganz wesentlich – lässt sich an unsere bestehende Branchenlösung anbinden, die wir weiterhin in den anderen Geschäftsbereichen nutzen werden.“

Zudem bietet Innovafinance mit SAP S/4HANA eine technologisch wegweisende und zukunftsfähige Basis. Den Ausschlag für Innovabee gab schließlich das Branchen-Know-how seiner Berater. „Wir hatten von Anfang an das Gefühl, da ist jemand auf der anderen Seite, der weiß, wovon wir reden, der unsere Anforderungen und unsere Geschäftsprozesse versteht“, erinnert sich Philip Edel. „Das war für uns sehr überzeugend.“

Digitalisierung bei Studiosus: Rechnungsprozesse werden automatisiert

Der nächste logische Schritt auf dem Weg zur Zusammenarbeit war dann der SAP-Check-Up. Im Zuge dieser Bestandsaufnahme werden die Chancen und Potenziale der neuen Lösung dem Ist-Stand eines Unternehmens gegenübergestellt. Auf dieser Basis wird noch einmal deutlich, welchen Nutzen die neue Lösung bringt. Gleichzeitig weiß das Unternehmen auch, mit welchem Aufwand für die Einführung es rechnen muss. „Die Ergebnisse haben noch einmal deutlich gemacht, dass wir mit Innovafinance auf die richtige Lösung setzen“, meint Philip Edel.

Es ist die Kombination aus anspruchsvollem Reiseprogramm, Gruppenaktivitäten und hervorragenden Reiseleitern, die Studiosus Reisen so erfolgreich macht.a

Auf den Kick-off folgt nun die Einführung von Innovafinance bei Studiosus und damit eines der größten Change-Projekte in der jüngeren Geschichte des Unternehmens. „Wir nutzen das Projekt, um den gesamten Workflow im Finanz- und Rechnungswesen zu digitalisieren“, erläutert Philip Edel. „Bisher mussten unsere Mitarbeiter jeden einzelnen Beleg manuell prüfen, verbuchen und zur Zahlung erfassen. Künftig werden wir einen durchgängigen, weitgehend automatisierten Prozess für die Rechnungsbearbeitung nutzen“, so der CFO.

Das Ziel: ein integrierter Prozess für das gesamte Finanzwesen

Damit kann die Finanzbuchhaltung von Studiosus nicht nur deutlich effizienter arbeiten, auch die Qualität und die Geschwindigkeit der Prozesse  soll steigen, weil zahlreiche manuelle Arbeitsschritte entfallen. Durch eine Schnittstelle zum Invoice-Management-System können ein- und ausgehende Rechnungen schneller bearbeitet werden. „Damit wollen wir unser Ziel erreichen, einen durchgängigen, zu großen Teilen automatisierten Prozess für das gesamte Finanzwesen zu etablieren. Zugleich schaffen wir deutlich mehr Transparenz“, so Philip Edel.

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