Digitalisierung im Drive-Modus: Warum Alphartis mit SAP S/4HANA und einem Greenfield-Cloud-ERP Kurs auf die Zukunft setzt

Digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on, die Kon­so­li­die­rung inner­halb der Bran­che und das War­tungs­en­de von SAP ERP ECC 6.0: Her­aus­for­de­run­gen wie die­se for­dern Unter­neh­men wie die Alph­ar­tis SE. Als einer der größ­ten Mobi­li­täts­dienst­leis­ter Deutsch­lands war schnell klar, was das mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men – neben einer neu­en Soft­ware – vor allem benö­tig­te: Einen ver­trau­ens­vol­len und erfah­re­nen Part­ner mit pro­fun­der SAP-Exper­ti­se und Bran­chen-Know-how. Wie die Zusam­men­ar­beit star­te­te, was der Green­field-Ansatz mit sich brach­te und war­um ins­be­son­de­re Finan­ce & Con­trol­ling neu­en Schwung erfor­der­lich mach­ten, berich­ten wir in unse­rer aktu­el­len Inno­v­a­bee-News!

Alph­ar­tis SE wur­de 1986 gegrün­det, beschäf­tigt rund 2.700 Mit­ar­bei­ten­de an über 50 Stand­or­ten und ver­kauft etwa 50.000 Fahr­zeu­ge jähr­lich, unter ande­rem von BMW, Audi, VW, Sko­da und Cup­ra. Mit einem Umsatz von über 2 Mrd. Euro in 2025 zählt der Mobi­li­täts­an­bie­ter zu den Top 5 Deutsch­lands – und wächst seit Jah­ren zügig, aber sta­bil. Mit­ver­ant­wort­lich dafür ist Kat­ja Kil­lin­ger, Abtei­lungs­lei­te­rin Finan­ce bei Alph­ar­tis. Was sie und ihre Kol­le­gin­nen und Kol­le­gen neben dem War­tungs­en­de ihrer ERP-Soft­ware bis heu­te beschäf­tigt: „Kos­ten­op­ti­mie­rung ist unser täg­li­cher Beglei­ter und einer der Haupt­grün­de, war­um wir uns bereits seit vie­len Jah­ren schlank auf­ge­stellt haben. Solch ein star­kes Wachs­tum, wie wir es haben, erlaubt kei­ne Spie­le­rei­en oder nice-to-have-Gim­micks. Unser Jah­res­um­satz ist von rund 700 Mio. Euro im Jahr 2017 auf nun knapp zwei Mil­li­ar­den gewach­sen. Das bringt vie­le neue Her­aus­for­de­run­gen mit sich.“

Starkes Wachstum erfordert eine standardisierte IT-Architektur

Bis­her waren SAP ERP ECC 6.0 und eini­ge Son­der­lö­sun­gen gera­de noch so aus­rei­chend, aber Anfang 2023 offen­bar­te sich die Not­wen­dig­keit für eine neue Lösung immer deut­li­cher. „Nach einem aus­führ­li­chen Digi­tal Dis­co­very Assess­ment (DDA) mit Inno­v­a­bee wuss­ten wir: Stan­dards und fixe Richt­li­ni­en sind für uns der pas­sen­de Weg, um unser Unter­neh­mens­wachs­tum sowohl kosten‑, res­sour­cen- als auch abwick­lungs­tech­nisch sta­bil und zukunfts­si­cher posi­tio­nie­ren zu kön­nen“, erklärt Kat­ja Kil­lin­ger. „Auf­grund der Kon­so­li­die­rung am Markt wer­den die gro­ßen Unter­neh­mens­grup­pen der Bran­che wei­ter stark wach­sen, wäh­rend klei­ne­re Part­ner suk­zes­si­ve ver­schwin­den. Das wie­der­um bedeu­tet, Alph­ar­tis und die gesam­te IT-Land­schaft müs­sen wei­ter­hin auf unser star­kes Wachs­tum und auf Inno­va­ti­on aus­ge­rich­tet sein, und das mög­lichst kos­ten­güns­tig.“

Bewährtes behalten: Warum Alphartis weiter auf SAP setzt

Da SAP im Unter­neh­men schon als SAP‑R/3‑System im Ein­satz war, lag die Ent­schei­dung für SAP als neu­es Sys­tem und neue Soft­ware nahe: „Rein kos­ten­tech­nisch betrach­tet ist SAP sicher höher­prei­si­ger als ande­re Anbie­ter, aber orga­ni­sa­to­risch und tech­no­lo­gisch sind die SAP-Lösun­gen qua­si unschlag­bar. Hin­zu kommt, dass wir das SAP-Know-how unse­rer vie­len Mit­ar­bei­ten­den wei­ter nut­zen kön­nen und nicht bei null anfan­gen müs­sen, alle­samt also kla­re Pro-Argu­men­te für SAP Cloud ERP und die Public Cloud“, fasst Kat­ja Kil­lin­ger zusam­men. „Natür­lich sehen wir die Arbeit, die auf uns zukommt – aber wir sehen auch die vie­len Chan­cen, unse­re his­to­risch gewach­se­nen Struk­tu­ren sicher, zukunfts­fä­hig und sta­bil auf­zu­stel­len.“

Oberste Maxime: Fit-2-Standard, um Prozesse smarter, schlanker und schneller zu machen

Die Ent­schei­dung für SAP Cloud ERP und die Public Cloud begrün­det die Finanz­ex­per­tin auch so: „Hier spiel­ten und spie­len ganz ein­deu­tig die Kos­ten eine rele­van­te Rol­le, dicht gefolgt vom Fit-2-Stan­dard-Ansatz, den ein SAP Cloud ERP auto­ma­tisch mit­bringt. Denn damit kön­nen wir die inter­nen Res­sour­cen opti­mal ein­set­zen. Sicher kann es auch müh­sam sein, sich kon­se­quent an die Stan­dards anpas­sen zu müs­sen. Am Ende über­wie­gen die Vor­tei­le aber ein­deu­tig.“

Innovabee versteht den Mittelstand im Allgemeinen und Alphartis im Besonderen

Nach dem Erst­kon­takt zu Inno­v­a­bee stand schnell fest: Hier hat­ten sich zwei Par­tei­en gefun­den, die auf Augen­hö­he spre­chen und – noch viel wich­ti­ger – ver­ste­hen, was der eine benö­tigt und was der ande­re anbie­ten kann. „Nach wie vor sind wir begeis­tert davon, wie effek­tiv und auch trans­pa­rent uns erklärt und prä­sen­tiert wur­de, wel­che Leis­tung in wel­chem Paket und in wel­cher Funk­tio­na­li­tät ent­hal­ten ist, aber auch, wel­che unse­rer Anfor­de­run­gen nicht abge­deckt wer­den kön­nen. Das ist genau das, was wir gebraucht haben: Authen­ti­zi­tät, Erfah­rung und Kom­pe­tenz“, fasst Kat­ja Kil­lin­ger zusam­men. Ein wei­te­rer Plus­punkt: Dass Inno­v­a­bee-Kol­le­gen auch regel­mä­ßig vor Ort in der Unter­neh­mens­zen­tra­le sind, ist dem klas­si­schen Mit­tel­ständ­ler wich­tig und trägt essen­zi­ell zu einem rei­bungs­lo­sen Pro­jekt­ver­lauf bei.

Mit SAP Cloud ERP alte Zöpfe im Finance & Controlling abschneiden

War­um sich die grü­ne Wie­se bzw. der Green­field-Ansatz eben­falls opti­mal für das Alph­ar­tis Vor­ha­ben eig­net, erklärt Kat­ja Kil­lin­ger wie folgt: „Die vie­len Son­der­lö­sun­gen und Extra-Add-ons aus der Ver­gan­gen­heit sind heu­te und in Zukunft schlicht nicht mehr aus­rei­chend, um unser Unter­neh­mens­wachs­tum abzu­de­cken. Daher sind wir sehr gespannt und freu­en uns unter ande­rem auf einen ein­heit­li­chen Kon­ten­rah­men, der als über­grei­fen­de Bran­chen­lö­sung Ori­en­tie­rung, Sicher­heit und Stan­dar­di­sie­rung in unse­re Geschäfts­pro­zes­se brin­gen wird. Hier sehen wir gleich mehr­fach gro­ßen Nut­zen, etwa, indem sich Mit­ar­bei­ten­de ein­fa­cher gegen­sei­ti­ger ver­tre­ten kön­nen oder auch, dass das The­ma Mul­ti­bank Con­nec­ti­vi­ty nun end­lich zuver­läs­sig abge­bil­det wer­den kann.“ Bis­her lag das Pro­blem hier­bei ins­be­son­de­re in der Per­for­mance: waren meh­re­re Mit­ar­bei­ter par­al­lel mit der aktu­el­len Soft­ware zugan­ge, ging die Leis­tung schnell und spür­bar in den Kel­ler – „und das ist bei einem solch essen­zi­el­len Vor­gang im Rech­nungs­we­sen schlicht inak­zep­ta­bel“, fasst Kat­ja Kil­lin­ger zusam­men.

Herausforderung Schnittstellen und alte Subsysteme

Rund zehn exter­nen Sys­te­me müs­sen bei Alph­ar­tis im Lau­fe des Pro­jekts noch ange­bun­den wer­den. Die Her­aus­for­de­rung liegt dabei vor allem dar­in, dass es aktu­ell kein voll­in­te­grier­tes ERP-Sys­tem ist, son­dern „nur“ ein FI/­CO-Sys­tem, das sich die Daten aus den Vor­sys­te­men zieht. Hin­zu kommt der Kon­ten­plan­wech­sel, der zudem noch zahl­rei­che Par­al­lel­pro­jek­te mit sich bringt. „Das ist nicht nur tech­no­lo­gisch eine Her­aus­for­de­rung, son­dern auch orga­ni­sa­to­risch. Um alles exakt matchen zu kön­nen, müs­sen die Dienst­leis­ter aller Vor­sys­te­me mit Inno­v­a­bee koor­di­niert und syn­chro­ni­siert wer­den“, erklärt die Finanz­buch­hal­tungs­lei­te­rin. Bis­her läuft aber alles nach Plan, und auch hier punk­tet Inno­v­a­bee mit sei­ner lang­jäh­ri­gen Erfah­rung aus SAP-Cloud-ERP-Migra­ti­ons­pro­jek­ten als auch im Pro­jekt-Manage­ment.

Das Must-have für erfolgreiche Migrations-Projekte: Erfahrung

Das gro­ße Ziel der Finanz­buch­hal­tung, die dank SAP Cloud ERP nun den Schritt in die Zukunft geht: ins­ge­samt trans­pa­ren­ter und schnel­ler zu wer­den – auch nach Extern, etwa gegen­über Gesell­schaf­tern, Ban­ken etc. „Und genau das wer­den wir gemein­sam mit Inno­v­a­bee errei­chen“, freut sich Kat­ja Kil­lin­ger. „Mit Inno­v­a­bee haben wir end­lich einen Dienst­leis­ter und Part­ner gefun­den, der von Anfang an ver­stan­den hat, was wir wol­len und was wir brau­chen – und der uns exzel­lent durch das teils umfang­rei­che SAP-Ange­bot geführt hat, immer auf Augen­hö­he und mit dem Blick für das Wesent­li­che und die Details, die für Alph­ar­tis wich­tig sind. Alles in allem ein tol­les, empa­thi­sches und pro­fes­sio­nel­les Mit­ein­an­der!“

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