Hilfe zu ElsterLink.
In den folgenden Abschnitten werden die Abläufe und Einstellungen rund um ElsterLink erläutert.
Vergewissern Sie sich, dass alle Einstellungen für Ihr Unternehmen richtig gepflegt sind.
Bitte beachten Sie, dass sowohl monatsweise Umsatzsteuervoranmeldungen, als auch quartalsweise Anmeldungen möglich sind. ElsterLink erkennt automatisch, worum es sich handelt. Achten Sie jedoch beim Export auf eine richtige Angabe des Quartals.
Auf der rechten Seite des Reiters „Versand“ erhalten Sie eine Kurzübersicht der wichtigsten Einstellungen. Sind diese korrekt, können Sie auf „Verarbeitung starten“ klicken.
Prüfen Sie die eingeblendete aufbereitete Anzeige der Daten. Wenn alle Daten korrekt sind, können Sie mit der Versendung beginnen und auf „Versand beginnen“ klicken.
Nach dem Anklicken von „Verarbeitung starten“ wird dieser Button inaktiv. Sie haben nun einen Lauf gestartet. Dieser Lauf besteht aus 2 Schritten: Der Verarbeitung der SAP-Datei und dem Versand. Der nun anstehende Schritt ist der Versand der Daten.
Nach erfolgreicher Prüfung versenden Sie die Daten über „Versand beginnen“. Ein PDF wird eingeblendet und in dem Pfad abgespeichert, den Sie über die Einstellungen festgelegt haben.
Wenn das PDF angezeigt wird und Sie eine Erfolgsmeldung erhalten wurden die Daten erfolgreich übertragen.
Mit Ausnahme der Bedingungen beim Versand müssen Sie die Einstellungen nur einmal vornehmen – die Angaben bleiben gespeichert und müssen nur verändert werden, wenn Sie Änderungen wünschen.
Im Reiter „Versand“ können Sie Bedingungen des Versands definieren.
Vorbelegt ist „Echtversand“; ändern Sie dies auf „Testversand“, wenn Sie die Versendung ausprobieren möchten.
Durch die Aktivierung der Kontrollkästchen können Sie zusätzliche Einstellungen vornehmen, die nicht in der SAP-Datei enthalten sind.
Im Reiter „Authentifikation“ können Sie den Pfad zu Ihrem Soft-Zertifikat definieren.
Das Soft-Zertifikat sollten Sie bei Elster-Online beantragen oder beantragt haben.
Sie erhalten dann von Elster-Online eine Zertifikatsdatei und eine PIN.
Den Pfad zur Zertifkatsdatei müssen Sie hier eintragen. Die PIN wird aus Sicherheitsgründen erst kurz vor der Versendung in Schritt 2 abgefragt.
Geben Sie im Reiter „Datenlieferant“ eine natürliche Person an, die die Software bedient.
Geben Sie hier die Informationen zu Ihrem Unternehmen ein.
Wenn Sie mit mehreren Unternehmen arbeiten, können Sie im unteren Bereich das gewünschte Unternehmen selektieren und anschließend für dieses Unternehmen die Einstellungen vornehmen.
Geben Sie hier Bundesland und Ihre Steuernummer ein. Über die Schaltfläche „ELSTER-Steuernummer generieren“ können Sie Ihre ELSTER-Steuernummer ermitteln.
Sie können die ELSTER-Steuernummer auch manuell in das entsprechende Feld eintragen. Es wird allerdings empfohlen, sich diese Nummer über das Programm generieren zu lassen.
Im Reiter „Pfade“ bestimmen Sie, wo die erstellten Dokumente abgelegt werden oder mit welchen Pfaden Sie arbeiten wollen.
Im Reiter Programmablauf können Sie Einstellungen zum Programmablauf vornehmen.
Vorbelegt sind die Kontrollkästchen „Aufbereitete Anzeige automatisch aufrufen“ und „PDF automatisch öffnen“.
Sie können als Datenlieferant für mehrere Unternehmen die Umsatzsteuervoranmeldung durchführen.
Im Reiter Einstellungen -> Unternehmen haben Sie nun die Möglichkeit verschiedene Unternehmen auszuwählen, anzulegen und zu löschen.
Pflegen Sie für jedes Unternehmen die benötigten Informationen im Reiter „Angaben“ sowie die Steuernummer und die Buchungskreise.
Bitte geben Sie mehrere Buchungskreise im Format „Buchungskreis Komma Leerstelle Buchungskreis usw.“ an. Bei der Angabe eines Buchungskreises genügt die Buchungskreisangabe, ohne nachfolgendes Komma.
Die Buchungskreisangabe dient beim Arbeiten mit mehreren Unternehmen der Zuordnung der richtigen Export-Datei, siehe Kapitel xx.
Klicken Sie auf „Unternehmen anlegen“, um ein neues Unternehmen anzulegen. Beachten Sie, dass das neu angelegte Unternehmen auch eine ELSTER-Steuernummer und Buchungskreisangaben benötigt. Diese können Sie sich im Reiter Einstellungen -> Steuernummer und Buchungskreise generieren lassen bzw. eingeben.
Über den Button „Unternehmen löschen“ können Sie das derzeit aktive Unternehmen löschen.
Wenn Sie mehrere Unternehmen mit Buchungskreisen gepflegt haben und mehrere Export-Dateien im Export-Verzeichnis abgespeichert haben, werden Sie nach erfolgreicher Versendung (Schritt 2) der ersten Umsatzsteuervoranmeldung gefragt, ob Sie eine weitere Versendung durchführen möchten.
Nach der Bestätigung mit „OK“ wird eine erneute Verarbeitung durchgeführt und sie können die nächste Datei versenden.
Die Zuordnung des Unternehmens erfolgt anhand des zuvor gepflegten Buchungskreises für das jeweilige Unternehmen.
Nachdem Sie den ersten Verarbeitungsschritt abgeschlossen haben, wird ein Icon und der Reiter zur Kennzahländerung aktiv. Durch den Klick auf dieses Icon bzw. den Reiter „Kennzahlen ändern“ gelangen Sie zur Kennzahlenänderung.
Hier können Sie nun bestehende Kennzahlen editieren oder neue hinzufügen. Dabei sind folgende Punkte zu beachten: Die eingegebene Kennzahl muss zweistellig sein; einige Kennzahlen (Summen) werden immer vom Programm berechnet und können nicht eingegeben werden. Die Eingabe des Betrags erfolgt Punkt-separiert. Die Kennzahlen werden positiv eingegeben, außer den Kennzahlen 63,67, 27, 28 und 90 – diese können ein negatives Vorzeichen tragen.
Im oberen Bereich können Sie bestehende Beträge editieren, im unteren Bereich haben Sie die Möglichkeit, neue Kennzahlen und deren Beträge einzugeben. Bitte halten Sie sich an das Umsatzsteuerformular. Um eine neue Zeile für eine weitere Kennzahl zu erhalten, klicken Sie auf den Button „Neue Zeile“. Bis zu 3 Neueingaben sind möglich.
Klicken Sie auf „Abbrechen“, werden eventuell veränderte Kennzahlen nicht gespeichert und wieder verworfen.
Mit dem Wechsel in ein anderes Feld sowie anschließendem Klick auf „Erneute Verarbeitung der Kennzahlen“ startet eine erneute Verarbeitung der Daten. Nachdem die Verarbeitung abgeschlossen ist, erhalten Sie eine erneute aufbereitete Anzeige der Daten, bzw. können diese erneut aufrufen.
Einige Einstellungen müssen Sie außerhalb des Programms vornehmen. Dazu erfahren Sie in den folgenden Abschnitten mehr.
In einer Mappingtabelle können Sie zuordnen, welcher Steuerschlüssel aus SAP in die Kennzahlen im Formular übertragen werden soll.
Im Konfigurationsordner stehen Ordner mit Tabellen vom Finanzamt. Wenn es ein Update von Elster gibt, sendet Innovabee Ihnen diese zu.
Wenn es keine Updates gibt, kopieren Sie im März (Voranmeldung Januar) aus dem Ordner des Vorjahrs die Daten in einen neuen Ordner für das laufende Jahr. Der Ordner muss nach dem Jahr vierstellig benannt werden.