Aromatisch steuerpflichtig: Mit Innovabee die Kaffeesteuer in der SAP-Welt managen

Zu den in Deutsch­land erho­be­nen Verbrauch­steuern zäh­len unter ande­rem die Alko­hol­-, Bier‑, Kaf­fee-­, Schaum­wein- und Tabak­steuer. Ergänzt wer­den sie durch die Zwi­schen­er­zeug­nis­steu­er, die Ener­gie- und Strom­steu­er als auch ver­schie­de­ne ört­lich erho­be­ne Verbrauch­steuern. Der Auf­wand dahin­ter ist immens und bis­her man­gel­te es Her­stel­lern und Händ­lern im SAP-Umfeld an effi­zi­en­ten IT-Lösun­gen, um die­se durch­gän­gig und trans­pa­rent zu erfas­sen sowie in ihren Cloud-ERP-Sys­te­men abzu­bil­den. Grund genug für Inno­v­a­bee, im Rah­men eines SAP-Pro­jekts bei Dall­mayr eine eige­ne Lösung für die Kaf­fee­steu­er zu ent­wi­ckeln – und das sehr erfolg­reich.

Ver­brauch­steu­ern sind Abga­ben, die den Ver­brauch oder Gebrauch bestimm­ter Waren belas­ten, die in unser aller Leben eine wesent­li­che Rol­le spie­len, sei­en es bei­spiels­wei­se Kaf­fee oder Strom. Das Beson­de­re an die­sen Steu­ern ist, dass sie direkt beim Her­stel­ler oder Händ­ler erho­ben wer­den. Fäl­lig wer­den sie, wenn Ware aus dem Steu­er­la­ger ent­fernt wird, also zum Ent­nah­me­zeit­punkt – das kann aus einem Werk, einer Fer­ti­gung oder einem Lager sein – oder wenn sie zum Ver­brauch bzw. zur Her­stel­lung dem Steu­er­la­ger ent­nom­men wer­den. Bei der Ein­fuhr von verbrauch­steuer­pflichtigen Waren gel­ten die Zoll­vorschriften und das Bestimmungs­land­prinzip, das bedeu­tet, die Waren wer­den im Verbrauchs­land besteu­ert. Mit einem Anteil von sechs Pro­zent am gesam­ten Steuer­aufkommen (Berichts­jahr 2024) stel­len Ver­brauch­steu­ern einen wich­ti­gen Bei­trag zum Steuer­haushalt Deutsch­lands dar.

Keine klassischen „Kaffeesteuerbücher“ mehr: Dallmayr setzt mit Innovabee-Lösung auf Digitalisierung und die Zukunft

Um hier künf­tig lang­fris­tig eine zukunfts­si­che­re Lösung im Ein­satz zu haben, ent­schied sich der Münch­ner Kaf­fee­spe­zia­list Dall­mayr für die Ver­brauch­steu­er­lö­sung von Inno­v­a­bee. Bis dato wur­de im Unter­neh­men jeder kaf­fee­steu­er­re­le­van­te Vor­gang in jedem Steu­er­la­ger manu­ell in eine Excel-Tabel­le ein­ge­tra­gen. Dafür ver­ant­wort­lich waren und sind die Mit­ar­bei­ten­den aus der Kaf­fee­steu­er­ab­tei­lung, die ein Mix aus Con­trol­ling und Kaf­fee­steu­er dar­stellt. Sie führ­ten alle Anga­ben monat­lich an das zustän­di­ge Haupt­zoll­amt ab: eben­falls in Papier­form. Wich­tig zu wis­sen ist in die­sem Zusam­men­hang auch: Die Ent­schei­dung für die Inno­v­a­bee-Lösung fiel sogar noch vor die Ankün­di­gung SAPs, ihre Lösung für die Ver­brauch­steu­er, die nur Basis­an­for­de­run­gen abdeck­te und auch aus die­sem Grund nicht mehr zukunfts­fä­hig war, nur noch bis Ende 2027 zu war­ten.

Endziel: Kaffeesteuer goes digital

Gemein­sam mit den Mit­tel­stands- und Lebens­mit­tel­bran­chen­ex­per­ten von Inno­v­a­bee wur­de ent­schie­den, Excel & Co. hin­ter sich zu las­sen, das The­ma Kaf­fee­steu­er durch­gän­gig digi­tal abzu­bil­den und dafür die Kaf­fee­steu­er­bü­cher anwen­der­freund­lich und zeit­ge­mäß via SAP Fio­ri Apps für End­nut­zer abzu­bil­den.

Dafür galt es,

1. zunächst alle Waren­be­we­gun­gen im Sys­tem zu iden­ti­fi­zie­ren: Die von Inno­v­a­bee ent­wi­ckel­te Lösung iden­ti­fi­ziert dafür im ers­ten Schritt die kaf­fee­steu­er­re­le­van­ten Waren­be­we­gun­gen,

2. liest Mate­ri­al­stamm- und Geschäfts­part­ner­stamm­da­ten sowie die Waren­be­we­gun­gen aus

3. und klas­si­fi­ziert bzw. bewer­tet sie im nächs­ten Schritt mit Hil­fe der SAP Busi­ness Tech­no­lo­gy Plat­form (BTP), die Basis der SAP Busi­ness Suite.

Hier­bei wird jede Waren­be­we­gung klas­si­fi­ziert, sprich, ob es sich um einen ver­steu­er­ten, unver­steu­er­ten oder steu­er­aus­ge­setz­ten Zugang oder Abgang han­delt. Zum Bei­spiel sind Lie­fe­run­gen bzw. Waren­be­we­gun­gen von Dall­mayr-Steu­er­la­ger zu Dall­mayr-Steu­er­la­ger steu­er­aus­ge­setzt. Steu­ern fal­len erst an, wenn die fer­ti­gen Pro­duk­te aus einem Steu­er­la­ger XY in den frei­en (Waren-) Ver­kehr gelan­gen. Die Inno­v­a­bee-Lösung nutzt dafür ein indi­vi­du­el­les Regel­werk, in wel­chem alle dafür rele­van­ten Pro­zes­se Dall­mayrs notiert wur­den – nur so ist gewähr­leis­tet, dass alle Abläu­fe von A bis Z abge­deckt sind und es für jeden steu­er­re­le­van­ten Vor­gang den dazu pas­sen­den Ver­brauch­steu­er­be­leg gibt.

Fiori-Apps für eine optimierte User Experience (UX) und intelligente Ergebnisse

On top wur­den wei­te­re Apps erstellt, mit deren Hil­fe Nut­zer die Ver­brauch­steu­er­be­le­ge grup­pie­ren und fil­tern oder For­mu­la­re aus­ge­ben bzw. dru­cken kön­nen – alle­samt wesent­li­che Enabler auf dem Weg zu einem durch­gän­gig digi­ta­li­sier­ten Work­flow, der viel Zeit und Kos­ten spart und die Feh­ler­quo­te immens redu­ziert. Berich­te wer­den heu­te auf Basis der Ver­brauch­steu­er­be­le­ge mit Hil­fe der SAP Ana­ly­tics Cloud (SAC) gebaut und kön­nen zusätz­lich spe­zi­ell grup­piert oder über einen bestimm­ten Zeit­raum X erstellt wer­den: Das schafft zusätz­li­che Trans­pa­renz und ermög­licht jeder­zeit einen exak­ten Blick auf den Sta­tus quo.

Key User spielen essenzielle Rolle im Projekt

Was die prak­ti­sche Umset­zung betrifft, gab es von Pro­jekt­start an eine enge Zusam­men­ar­beit zwi­schen Inno­v­a­bee und Key Usern auf Kun­den­sei­te – und die­se lief so gut, dass die anfäng­lich zwei Key User auf eine Per­son redu­ziert wer­den konn­te, die bis heu­te begeis­tert von der neu­en Lösung ist. Das­sel­be Kom­pli­ment geht aller­dings auch sei­tens Inno­v­a­bee an Dall­mayr, da der Key User hier sehr viel getes­tet und immer up-to-date war – essen­zi­ell für den erfolg­rei­chen Go-live, der im Mai 2025 statt­fand.

Branchenübergreifend einsetzbar: die Verbrauchsteuerlösung von SAP-Mittelstandsexperte Innovabee

Natür­lich eig­net sich die Lösung auch für ande­re Her­stel­ler und Bran­chen, etwa in der dis­kre­ten Fer­ti­gung oder Che­mi­schen Indus­trie. Dort gel­ten zwar anders dotier­te Ver­brauch­steu­ern, schließ­lich gestal­ten sich die Alko­hol­steu­er für bei­spiels­wei­se die ver­wen­de­ten Etha­nol-Pro­duk­te in der Che­mie­bran­che und die anfal­len­de Ener­gie­steu­er anders als die Kaf­fee­steu­er, aber grund­sätz­lich gilt: Die Inno­v­a­bee-Lösung bie­tet ein idea­les Frame­work, um auch bezüg­lich ande­rer Ver­brauch­steu­ern die benö­tig­ten Kri­te­ri­en fest­zu­le­gen und IT-sei­tig digi­tal durch­gän­gig abzu­bil­den, ob ein Vor­gang steu­er­re­le­vant ist oder nicht – unab­hän­gig davon, ob SAP Cloud ERP oder SAP Cloud ERP Pri­va­te im Ein­satz ist. Die Bele­ge wer­den wie bei Dall­mayr indi­vi­du­ell aus­ge­ge­ben, natür­lich immer abhän­gig von den Anfor­de­run­gen des Unter­neh­mens und des zustän­di­gen Haupt­zoll­amts. Natür­lich braucht es noch das geschul­te Mit­ar­bei­ter­au­ge, etwa um Stamm­da­ten noch ein­mal nach­zu­kon­trol­lie­ren oder den feh­len­den Ver­brauch­steu­er­be­leg bei einem Lkw nach­zu­rei­chen – aber alles in allem las­sen sich Ver­brauch­steu­ern damit end­lich voll­stän­dig auto­ma­ti­siert und digi­ta­li­siert abbil­den.

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