Immer schön flexibel bleiben: BCG nutzt SAP S/4HANA als Basis für weiteres Wachstum

Professionelle Kosmetikprodukte made in Germany. Dafür steht die Baden-Baden Cosmetics GmbH seit über 80 Jahren. Mit Marken wie SANS SOUCIS und BIODROGA hat sich der Kosmetikhersteller erfolgreich im Premiumsegment etabliert. Zusätzlich bietet der Mittelständler unter den Markennamen DR. SCHELLER und BIO:VÉGANE SKINFOOD seinen Kundinnen und Kunden zertifizierte Naturkosmetik in Bio-Qualität.

Entwickelt, produziert und abgefüllt werden die Pflegeprodukte ausschließlich in Deutschland – bevor sie in 70 Länder rund um den Globus ausgeliefert werden. Besonders in Europa und Asien stehen die deutschen Qualitätsprodukte hoch im Kurs. „Kundinnen aus dem asiatischen Raum gehören zu unseren treuesten Abnehmern“, erklärt Michael Dudek, kaufmännischer Direktor bei BCG.

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„Wir wollen wachsen und unsere Prozesse weiter digitalisieren. Dafür brauchen wir eine agile und technologisch ausgereifte Plattform.“

Eine integrierte ERP-Lösung für alle zentralen Prozesse

Wie kaum ein anderes Unternehmen verbindet BCG seine traditionellen Stärken mit innovativen Ideen und Produkten. Dazu gehört die Weiterentwicklung von bestehenden Produkten ebenso wie die Entwicklung von Innovationen wie der Bio Papaya Serie von BIO:VÉGANE. Mit integrierten Prozessen fällt das ungleich leichter. Das war auch der Grund, warum das Unternehmen seine ERP-Software auf eine neue Basis stellen wollte.

„Wir hatten neben unserem alten ERP-System verschiedene Insellösungen im Einsatz. Zwischen den Systemen gab es teilweise keine Schnittstellen, sodass wir Daten doppelt erfassen mussten“, erinnert sich Michael Dudek. „Das wollten wir ändern und künftig mit einer integrierten Lösung arbeiten, die alle zentralen Geschäftsprozesse abbildet.“ Mindestens ebenso wichtig war dem Mittelständler, dass die neue Lösung skalierbar ist. „Wir wollen wachsen und unsere Prozesse weiter digitalisieren. Dafür brauchen wir eine agile und technologisch ausgereifte Plattform.“

Innovacos punktet mit Branchenfunktionalitäten für die Kosmetikindustrie

Fündig wurde BCG bei Innovacos, der Branchenlösung für die Kosmetikindustrie auf Basis von SAP S/4HANA. „Die Lösung hat fast alle unserer Anforderungen erfüllt und deckt wichtige Besonderheiten der Kosmetikindustrie wie die lückenlose Chargenrückverfolgung bereits im Standard ab“, so Michael Dudek. Zusätzlich war SAP-Partner Innovabee sowohl mit der Software als auch mit den Prozessen bei BCG bestens vertraut. „Wir kennen Innovabee aus einem früheren Projekt – und die Berater kannten wiederum uns und unsere Altlösung. Das war rückblickend ein Riesenvorteil – vor allem beim Thema Datenmigration.“

Als Vorteil erwies sich auch die agile Einführungsmethodik von Innovabee. Dank dieser Methodik blieb BCG jederzeit flexibel – auch dann, als die ursprüngliche Planung ins Wanken geriet. Da war zunächst die Corona-Pandemie, die Vor-Ort-Einsätze unmöglich machte. „Die Berater von Innovabee haben sehr professionell und flexibel auf die veränderte Situation reagiert, aber manche Dinge lassen sich virtuell eben nur schwierig abstimmen“, erinnert sich Michael Dudek. Zeitgleich erlebte BCG einen nie dagewesenen Absatzboom. „2020 war ein sehr umsatzstarkes, aber auch herausforderndes Jahr für uns. Neben dem SAP-Projekt hatten wir also auch im Tagesgeschäft alle Hände voll zu tun.“

„Wir hatten von Anfang an das Ziel, die Lösung so nah wie möglich am Standard zu nutzen, einzelne Prozesse aber doch etwas individueller zu gestalten.“

Effizientere Prozesse in der Logistik durch neue Lagerstruktur

Dank vollem Einsatz des Projektteams und professioneller Planung wurde das Projekt auch unter Corona-Bedingungen ein Erfolg. Zum Auftakt fanden sogenannte Set-up-Workshops statt. Nur drei Monate später wurde der Prototyp der SAP-Lösung an BCG ausgeliefert. Die folgenden Wochen standen im Zeichen des Customizings. „Wir hatten von Anfang an das Ziel, die Lösung so nah wie möglich am Standard zu nutzen, einzelne Prozesse aber doch etwas individueller zu gestalten“, so Michael Dudek. Anpassungen gab es beispielsweise im Bereich der Kommissionierung und durch die Entwicklung einer Rücklagerungsliste in der Produktion. Die größte Umstellung betraf den Bereich Logistik. Die komplette Lagerstruktur wurde im Zuge des Projektes angepasst. Wo es vorher vier Lagerorte und mehrere Lagertypen gab, gibt es heute ein zentrales Lager, in dem Waren platzgeführt eingelagert werden.

Kurz vor Jahresbeginn ging die neue ERP-Lösung dann live. „Wir konnten von Anfang an produzieren, ausliefern, fakturieren und haben nur einen Monat später unseren Jahresabschluss mit SAP gemacht“, freut sich Michael Dudek. „Unsere Erwartungshaltung war, dass kein Kunde etwas von der Umstellung mitbekommt – und das war definitiv der Fall.“ SAP S/4HANA kommt bei BCG in allen Geschäftsbereichen zum Einsatz. Zusätzlich wurden verschiedene Schnittstellen – zum Beispiel eine Waagen-Anbindung – realisiert.

Datentransparenz in SAP S/4HANA sorgt für bessere Entscheidungen

BCG profitiert in hohem Maße von der neuen, integrierten Sicht auf alle zentralen Prozesse. „Dadurch haben wir heute eine viel höhere Transparenz. Fehlbuchungen oder ineffiziente Abläufe gibt es weitestgehend nicht mehr, weil sie sofort ins Auge fallen“, freut sich Michael Dudek. „Vor allem die Datentransparenz in SAP ist unübertroffen“, so der kaufmännische Direktor. „Wir sind in der Lage, einfacher an die relevanten Daten zu kommen – ohne den Umweg über SQL-Queries. Und wir nutzen die sehr gut strukturierten Daten, um sie für Auswertungen heranzuziehen. Auf dieser Basis können wir sehr schnell die richtigen Entscheidungen treffen und präzise Planungen erstellen.“

Neben der gestiegenen Transparenz konnte BCG auch seine Prozesse optimieren. „Da die Abläufe in SAP sehr durchdacht sind, haben wir natürlich auch unsere bisherigen Prozesse auf den Prüfstand gestellt und – wo es sinnvoll war – angepasst“, erklärt Michael Dudek. „Im Vertrieb beispielsweise sind die Prozesse heute deutlich effizienter als vorher. Auch die Buchungslogiken in SAP sind besser und einfacher als zuvor. Medienbrüche und manuelle Arbeitsschritte gibt es kaum noch, weil Teilprozesse komplett im SAP-Standard abgebildet sind – und alle beteiligten Abteilungen automatisiert und in Echtzeit über den Status und die nächsten Schritte informiert werden.“

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„Im Vertrieb beispielsweise sind die Prozesse heute deutlich effizienter als vorher. Auch die Buchungslogiken in SAP sind besser und einfacher als zuvor. Medienbrüche und manuelle Arbeitsschritte gibt es kaum noch, weil Teilprozesse komplett im SAP-Standard abgebildet sind.“

Nach der Einführung kommt die Optimierung

Dank Echtzeit-Daten kann BCG zum Beispiel auch seine Lagerbestände schneller analysieren. Im laufenden Jahr will BCG weitere Verbesserungen umsetzen. „Ein ERP-System ist nie fertig“, bringt es Michael Dudek auf den Punkt. „Wir überlegen ständig: Wo können wir noch effizienter werden, welche Prozesse können wir noch verschlanken – schon allein deshalb, weil neue Technologien oder gesetzliche Vorgaben uns immer wieder dazu zwingen, uns selbst zu hinterfragen.“

Den Anfang machen Optimierungsprojekte in der Logistik und Produktion. Teilprozesse, wie zum Beispiel die Rückmeldung von Transportaufträgen oder die Übermittlung von Herstellvorschriften, sollen komplett digitalisiert werden. „SAP S/4HANA ist dafür die ideale Basis“, so Michael Dudek. „Die Lösung ist zukunftsfähig, flexibel und technologisch ausgereift. Und sie bietet eine Fülle weiterer Optimierungspotenziale, die wir noch nicht nutzen, weil wir das Projekt nicht unnötig komplex machen wollten, die wir aber definitiv umsetzen werden.“

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