Destination Digitalisierung: Studiosus automatisiert mit Innovafinance seine Prozesse

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„Rei­sen bil­det“ – das gilt ganz beson­ders dann, wenn man Rei­sen nicht nur als Urlaub vom All­tag betrach­tet, son­dern auch als Begeg­nung mit frem­den Men­schen und Kul­tu­ren. Wer­ner Kubsch hat aus die­ser Idee ein Geschäfts­mo­dell gemacht und 1954 sei­ne ers­te Stu­di­en­rei­se orga­ni­siert. Heu­te ist das von ihm gegrün­de­te Unter­neh­men Stu­dio­sus mit über 100.000 Kun­den pro Jahr der euro­pa­weit größ­te Ver­an­stal­ter von Stu­di­en­rei­sen.

Gruppenreisen sind eine Herausforderung für das Finanzwesen

Alle Stu­dio­sus-Ange­bo­te sind als Grup­pen­rei­sen kon­zi­piert und wer­den von qua­li­fi­zier­ten Rei­se­lei­tern beglei­tet. Inten­si­ve Begeg­nun­gen mit der Kul­tur und den Men­schen des Gast­lan­des spie­len dabei eine wich­ti­ge Rol­le. „Ob Bar­be­cue mit aus­tra­li­schen Ret­tungs­schwim­mern oder ein Gespräch mit grie­chi­schen Non­nen – unse­re Kun­den möch­ten ihr Urlaubs­land ger­ne aus nächs­ter Nähe erle­ben“, erklärt Phil­ip Edel, CFO bei Stu­dio­sus.

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Stu­dio­sus ist der euro­pa­weit größ­te Ver­an­stal­ter von Stu­di­en­rei­sen. Im Fokus steht die Begeg­nung mit den Men­schen und der Kul­tur des jewei­li­gen Gast­lan­des.

Studiosus setzt auf Kombination aus Branchenlösung und SAP

Es ist die Kom­bi­na­ti­on aus anspruchs­vol­lem Rei­se­pro­gramm, Grup­pen­ak­ti­vi­tä­ten und her­vor­ra­gen­den Rei­se­lei­tern, die Stu­dio­sus so erfolg­reich macht. Gleich­zei­tig stellt sie das Unter­neh­men aber auch vor Her­aus­for­de­run­gen – orga­ni­sa­to­risch und aus Sicht des Finanz­we­sens. „Das Grup­pen­rei­se­mo­dell stellt beson­de­re Anfor­de­run­gen an eine IT-Lösung für das Finanz­we­sen“, so Phil­ip Edel. Hin­zu kom­men die Anfor­de­run­gen, die für alle Rei­se­ver­an­stal­ter gel­ten, also auch für sol­che, die kei­ne Grup­pen­rei­sen anbie­ten – bei­spiels­wei­se die Abwick­lung der Mar­gen­steu­er, die Gut­schein­ver­wal­tung oder die Mah­nung auf Anzah­lun­gen.

Bis­lang hat Stu­dio­sus sei­ne Geschäfts­pro­zes­se mit einer Soft­ware­lö­sung für die Tou­ris­mus­bran­che abge­deckt. Vor Jah­ren schon hat das Unter­neh­men den Quell­code vom Her­stel­ler erwor­ben und die Lösung selbst wei­ter­ent­wi­ckelt. Die Umset­zung der gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen an eine Finanz­buch­hal­tung in einer eige­nen Lösung ist jedoch sehr auf­wen­dig. Daher ent­schied man sich bei Stu­dio­sus, die Funk­tio­nen für die Finanz­buch­hal­tung nicht wei­ter­zu­ent­wi­ckeln und statt­des­sen auf eine zeit­ge­mä­ße Lösung für das Finanz­we­sen zu set­zen, die auch die beson­de­ren Anfor­de­run­gen der Tou­ris­tik­bran­che abdeckt.

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Alle Stu­dio­sus-Rei­sen sind als Grup­pen­rei­sen kon­zi­piert und wer­den von spe­zi­ell qua­li­fi­zier­ten Rei­se­lei­tern betreut.

Innovafinance deckt Anforderungen von Studiosus im Standard ab

„Wir sind auf Inno­v­a­bee auf­merk­sam gewor­den, weil das Unter­neh­men bereits Kun­den aus der Tou­ris­mus­bran­che hat. Bei nähe­rem Hin­se­hen hat uns Inno­va­fi­nan­ce dann auch funk­tio­nal über­zeugt“, so Phil­ip Edel. „Die Lösung bie­tet alles, was wir brau­chen, um unse­re spe­zi­fi­schen Anfor­de­run­gen abzu­de­cken und – für uns ganz wesent­lich – lässt sich an unse­re bestehen­de Bran­chen­lö­sung anbin­den, die wir wei­ter­hin in den ande­ren Geschäfts­be­rei­chen nut­zen wer­den.“

Zudem bie­tet Inno­va­fi­nan­ce mit SAP S/4HANA eine tech­no­lo­gisch weg­wei­sen­de und zukunfts­fä­hi­ge Basis. Den Aus­schlag für Inno­v­a­bee gab schließ­lich das Bran­chen-Know-how sei­ner Bera­ter. „Wir hat­ten von Anfang an das Gefühl, da ist jemand auf der ande­ren Sei­te, der weiß, wovon wir reden, der unse­re Anfor­de­run­gen und unse­re Geschäfts­pro­zes­se ver­steht“, erin­nert sich Phil­ip Edel. „Das war für uns sehr über­zeu­gend.“

Digitalisierung bei Studiosus: Rechnungsprozesse werden automatisiert

Der nächs­te logi­sche Schritt auf dem Weg zur Zusam­men­ar­beit war dann der SAP-Check-Up. Im Zuge die­ser Bestands­auf­nah­me wer­den die Chan­cen und Poten­zia­le der neu­en Lösung dem Ist-Stand eines Unter­neh­mens gegen­über­ge­stellt. Auf die­ser Basis wird noch ein­mal deut­lich, wel­chen Nut­zen die neue Lösung bringt. Gleich­zei­tig weiß das Unter­neh­men auch, mit wel­chem Auf­wand für die Ein­füh­rung es rech­nen muss. „Die Ergeb­nis­se haben noch ein­mal deut­lich gemacht, dass wir mit Inno­va­fi­nan­ce auf die rich­ti­ge Lösung set­zen“, meint Phil­ip Edel.

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Es ist die Kom­bi­na­ti­on aus anspruchs­vol­lem Rei­se­pro­gramm, Grup­pen­ak­ti­vi­tä­ten und her­vor­ra­gen­den Rei­se­lei­tern, die Stu­dio­sus Rei­sen so erfolg­reich macht.a

Auf den Kick-off folgt nun die Ein­füh­rung von Inno­va­fi­nan­ce bei Stu­dio­sus und damit eines der größ­ten Chan­ge-Pro­jek­te in der jün­ge­ren Geschich­te des Unter­neh­mens. „Wir nut­zen das Pro­jekt, um den gesam­ten Work­flow im Finanz- und Rech­nungs­we­sen zu digi­ta­li­sie­ren“, erläu­tert Phil­ip Edel. „Bis­her muss­ten unse­re Mit­ar­bei­ter jeden ein­zel­nen Beleg manu­ell prü­fen, ver­bu­chen und zur Zah­lung erfas­sen. Künf­tig wer­den wir einen durch­gän­gi­gen, weit­ge­hend auto­ma­ti­sier­ten Pro­zess für die Rech­nungs­be­ar­bei­tung nut­zen“, so der CFO.

Das Ziel: ein integrierter Prozess für das gesamte Finanzwesen

Damit kann die Finanz­buch­hal­tung von Stu­dio­sus nicht nur deut­lich effi­zi­en­ter arbei­ten, auch die Qua­li­tät und die Geschwin­dig­keit der Pro­zes­se  soll stei­gen, weil zahl­rei­che manu­el­le Arbeits­schrit­te ent­fal­len. Durch eine Schnitt­stel­le zum Invoice-Manage­ment-Sys­tem kön­nen ein- und aus­ge­hen­de Rech­nun­gen schnel­ler bear­bei­tet wer­den. „Damit wol­len wir unser Ziel errei­chen, einen durch­gän­gi­gen, zu gro­ßen Tei­len auto­ma­ti­sier­ten Pro­zess für das gesam­te Finanz­we­sen zu eta­blie­ren. Zugleich schaf­fen wir deut­lich mehr Trans­pa­renz“, so Phil­ip Edel.

Über die Unternehmensgruppe Studiosus

Stu­dio­sus ist der füh­ren­de Stu­di­en­rei­se-Anbie­ter in Euro­pa. Die hohe Qua­li­tät der Pro­gram­me, erst­klas­si­ge Rei­se­lei­ter und stän­di­ge Inno­va­tio­nen sichern Stu­dio­sus die Markt­füh­rer­schaft. Neben Stu­di­en­rei­sen hat Stu­dio­sus auch attrak­ti­ve stu­di­en­rei­sena­he Ange­bo­te im Pro­gramm, wie bei­spiels­wei­se smart & small (Rei­sen in klei­nen Grup­pen) und me & more (Rei­sen für Sin­gles). Im Jahr 2018 reis­ten 105.258 Gäs­te in mehr als 100 Län­der welt­weit mit der Unter­neh­mens­grup­pe Stu­dio­sus, zu der auch die im güns­ti­ge­ren Rund­rei­se­seg­ment posi­tio­nier­te Ver­an­stal­ter­mar­ke Mar­co Polo gehört. Der Umsatz erreich­te im glei­chen Zeit­raum ein neu­es Rekord­ni­veau von 281.419.000 Euro. Ins­ge­samt hat die Unter­neh­mens­grup­pe Stu­dio­sus über 1.000 Rou­ten im Pro­gramm. Am Fir­men­sitz in Mün­chen sind der­zeit 350 Mit­ar­bei­ter beschäf­tigt, davon 25 Aus­zu­bil­den­de. Zudem arbei­tet Stu­dio­sus mit 570 Rei­se­lei­tern welt­weit zusam­men. Gegrün­det wur­de das Fami­li­en­un­ter­neh­men am 12. April 1954. www.studiosus.com

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