Migration auf SAP S/4HANA: Bei Follmann und Innovabee stimmt die Chemie

Seit 1977 ist die Follmann Chemie Gruppe richtungsweisend bei der Herstellung von Spezialchemikalien – in doppelter Hinsicht. Die Markierungssysteme der Triflex GmbH weisen Verkehrsteilnehmern den richtigen Weg auf Straßen, Radwegen und in Parkhäusern. Daneben setzt das Unternehmen mit seinen Flüssigkunststoffen und Kaltplastiken Maßstäbe bei der Abdichtung von Dächern, Balkonen und Parkdecks. Die Follmann GmbH & Co. KG hat sich auf Druckfarben, Plastisole und Klebstoffe für die dekorative und funktionale Gestaltung verschiedenster Oberflächen spezialisiert. Gemeinsam erwirtschaften die 800 Mitarbeiter der Unternehmensgruppe einen Umsatz von über 200 Mio. Euro und erreichen eine Produktionsmenge von über 60.000 Tonnen.

Wechsel auf SAP S/4HANA war nur eine Frage der Zeit
Seit 21 Jahren setzt das Familienunternehmen mit Sitz in Minden bei der Unternehmenssteuerung auf SAP-Software – und ist damit immer gut gefahren. Gleichzeitig wurde mit der Markteinführung von SAP S/4HANA ein Wechsel auf die neueste Generation von SAP‘s ERP-Software immer wahrscheinlicher. „Nachdem wir uns SAP S/4HANA im Detail angeschaut hatten, war für uns klar, dass wir lieber früher als später auf die neue Echtzeit-Lösung wechseln wollten“, erinnert sich Wilhelm Lange, IT-Leiter bei der Follmann Chemie GmbH.

Die Follmann Chemie Gruppe ist richtungsweisend bei der Herstellung von Spezialchemikalien. An ihrem Standort in Minden produzieren die Follmann Chemie GmbH und die Triflex GmbH jährlich Güter im Wert von über 200 Millionen Euro. 

Mit SAP S/4HANA will Follmann Chemie seine Prozesse digitalisieren
Besonders die Fiori-Apps und die Fiori-Benutzeroberflächen fanden er und sein Team sehr überzeugend. „Aber auch technologisch und funktional hat SAP S/4HANA einiges zu bieten, was eine Migration auf die neue Lösung lohnenswert macht“, so der IT-Leiter. Da die vorhandene Basis-Infrastruktur technologisch nicht mehr den zukünftigen Anforderungen des Unternehmens genügt, ist eine umfassende Erneuerung notwendig. Eine Verbesserung von Connectivity, Usability, Realtime-Processing und die Nutzung der In-Memory-Datenbank HANA im Bereich der Datenanalyse sind wichtige Faktoren im Hinblick auf die weitere Digitalisierung der Prozesse im Unternehmen.

Gleichzeitig will die Follmann Chemie Gruppe die Umstellung auf SAP S/4HANA für eine Optimierung zentraler Prozesse nutzen. „Wir migrieren unser SAP-System nicht nur technisch, sondern definieren zugleich eine Ziellandschaft, auf die wir im Projekt hinarbeiten“, erklärt Wilhelm Lange. „Gemeinsam mit Innovabee haben wir dafür eine Roadmap definiert, die wir in den nächsten Monaten umsetzen.“

Integrierte Produktionsplanung mit PP/DS ersetzt SAP APO-Modul
So löst der Mittelständler im Bereich Planung das bestehende SAP APO-Modul durch das in SAP S/4HANA integrierte PP/DS ab. „Hier erwarten wir uns deutliche Verbesserungen, weil wir dann die Kapazitäts- und Feinplanung direkt in SAP S/4HANA vornehmen können und von den vielen Möglichkeiten profitieren, die das Tool für die Produktionsplanung bietet“, so der IT-Leiter. Im Qualitätsmanagement, im Vertrieb und in der Beschaffung sollen analytische Fiori-Apps zum Einsatz kommen und dort für mehr Transparenz und Effizienzsteigerungen sorgen.

Die Follmann GmbH & Co. KG ist Hersteller von Spezialchemikalien für die Oberflächengestaltung. Dazu zählen Druckfarben, Plastisole und Klebstoffe. Die Triflex GmbH hat sich auf Flüssigabdichtungen für Dächer und auf Fahrbahnmarkierungen spezialisiert.

Mit dem neu in SAP S/4HANA enthaltenen „Stock Room Management“ kann Follmann Chemie sein bisher genutztes Warehouse Management weiterhin nutzen und optimieren. Als Unternehmen mit einer breit aufgestellten Produktentwicklung stehen die neuen Möglichkeiten der integrierten Rezeptentwicklung (Recipe Management) einschließlich Compliance-Prüfung im Fokus. Des Weiteren werden durch die integrierten Analysemöglichkeiten von S/4HANA Echtzeit-Auswertungen ermöglicht, im Gegensatz zu klassischen BW-Auswertungen mit Zahlen vom Vortag.

Migration in drei Schritten sorgt für geringes Risiko und hohe Systemreife
Nachdem der Wechsel auf SAP S/4HANA feststand, war mit Innovabee schnell ein passender Partner für das Vorhaben gefunden. „Innovabee ist führend beim Thema Conversion auf SAP S/4HANA“, meint Wilhelm Lange. „Deshalb haben wir uns nach der eingehenden Analyse unseres bestehenden SAP-Systems durch Innovabee und einer überzeugenden Ergebnispräsentation sehr schnell für eine Zusammenarbeit entschieden.“

Die Migration selbst läuft in drei Schritten ab und wird im Herbst 2020 nach einer Projektlaufzeit von 9 Monaten erfolgreich abgeschlossen sein. In einem ersten Schritt wird ein sogenanntes Sandboxsystem erstellt. Die Sandbox ist eine Kopie des SAP ERP-Produktivsystems und erlaubt es Follmann Chemie, die Conversion von SAP ERP auf SAP S/4HANA vorab ohne Risiko zu testen, Fehler und Dateninkonsistenzen zu erkennen und die Geschäftsprozesse unter S/4HANA zu prüfen – also zu ermitteln, ob alle Prozesse, die unter SAP ERP vorhanden waren, auch unter SAP S/4HANA reibungslos funktionieren.

Dem Migrationsprojekt ging eine eingehende Analyse voraus, in der Innovabee die Prozesse bei Follmann Chemie mit den Prozessen in SAP S/4HANA abgeglichen hat. Im Ergebnis sieht man, welche Änderungen eine Conversion sowohl technisch als auch auf Prozessebene mit sich bringt und wo Anpassungen nötig sind.

Vor der ersten Conversion mit dem Sandboxsystem wird die Customer Vendor Integration umgesetzt. Dabei werden bestehende Kunden- und Lieferantendaten synchronisiert und auf das neue, zentrale Datenobjekt „Geschäftspartner“ umgestellt. Der Grund: In SAP S/4HANA gibt es – anders als in SAP ERP – nicht mehr zwei Datenobjekte „Kunde“ und „Lieferant“, sondern nur noch ein Objekt „Geschäftspartner“ mit unterschiedlichen Ausprägungen. Anschließend erfolgt eine erste testweise Migration.

Nur relevante Eigenentwicklungen werden in SAP S/4HANA übernommen
Nach der ersten Testmigration werden dann die Custom-Code-Anpassungen umgesetzt. Das sind diejenigen Änderungen an Objekten, die Follmann Chemie in seinem alten ERP-System vorgenommen hat und die nun im neuen System ebenfalls angepasst werden müssen, damit sie unter SAP S/4HANA laufen. Doch so dramatisch wie es sich anhört, ist es nicht. „Viele Prozesse, die einst modifiziert wurden, sind gar nicht mehr im Einsatz und müssen demzufolge auch nicht angepasst werden“, erklärt Wilhelm Lange. „Für andere Eigenentwicklungen gibt es in SAP S/4HANA eine sinnvolle neue Alternative, die wir in Zukunft nutzen werden.“ Übrig bleiben also nur noch einige Custom-Code-Anpassungen.

In dem Migrationsprojekt setzt die IT-Abteilung von Follmann Chemie die notwendigen Änderungen am SAP-Code selbst um. „Auf diese Weise machen sich unsere SAP-Experten intensiv mit dem System vertraut und sind anschließend kompetente Ansprechpartner für die Key- und End-User in unserem Unternehmen“, so Wilhelm Lange. Auf die Custom-Code-Anpassungen folgen schließlich die Anwendertests und eine zweite Testmigration. Vor dem eigentlichen Wechsel auf SAP S/4HANA ist schließlich noch eine Go-live-Simulation als Generalprobe geplant. Wenn auch hier alles wie geplant läuft, erfolgt abschließend die Live-Conversion.

Methodik von Innovabee in zahlreichen Conversion-Projekten bewährt
„Wir gehen sehr zuversichtlich in die Testphase vor der Umstellung“, so Wilhelm Lange. „Schließlich haben wir mit Innovabee einen äußerst erfahrenen Partner an unserer Seite, der mit derselben Methodik schon mehrere Migrationsprojekte zum Erfolg geführt hat. Und auch intern sind wir sehr gut aufgestellt, um die anstehenden Aufgaben im Zuge der Conversion, aber auch die anschließende Betreuung des neuen SAP-Systems durch unsere Mitarbeiter gut abzubilden.“

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