“RISE with SAP” bei Follmann: Von SAP ERP direkt in die Cloud

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Inno­va­ti­on ist für die Foll­mann GmbH mehr als nur ein Schlag­wort. Als Her­stel­ler von Spe­zi­al­che­mi­ka­li­en für die ver­ar­bei­ten­de Indus­trie sowie für Abdich­tungs­sys­te­me und Mar­kie­rungs­werk­stof­fe für den Bau­be­reich ste­hen für den Mit­tel­ständ­ler Neu­ent­wick­lun­gen auf der Tages­ord­nung. Auch die Foll­mann GmbH muss – um wett­be­werbs­fä­hig zu blei­ben – neue Auf­la­gen im Zuge des Green Deals erfül­len und gleich­zei­tig Inno­va­tio­nen und die Digi­ta­li­sie­rung im Unter­neh­men vor­an­trei­ben.

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ERP-Altlösung war stark angepasst und nicht mehr releasefähig

Mit die­sem Anspruch konn­te die IT des Unter­neh­mens nicht mehr mit­hal­ten. „Unser ERP-Sys­tem war in die Jah­re gekom­men“, erin­nert sich Wil­helm Lan­ge, IT-Lei­ter bei Foll­mann. „Zudem hat­ten wir zahl­rei­che Anpas­sun­gen an Bord, sodass die Releas­e­fä­hig­keit des Sys­tems in Fra­ge gestellt war. Wir hät­ten beträcht­li­che Reinves­ti­tio­nen täti­gen müs­sen, um die eige­ne Basis-Infra­struk­tur tech­no­lo­gisch auf den aktu­el­len Stand zu brin­gen.“

Foll­mann ent­schied sich daher, früh­zei­tig von sei­nem bestehen­den SAP ERP-Sys­tem auf SAP S/4HANA zu migrie­ren, um von den Vor­tei­len der aktu­ells­ten SAP-Lösung zu pro­fi­tie­ren. Zeit­gleich mit der Con­ver­si­on woll­te das Unter­neh­men sein ERP-Sys­tem in die Cloud ver­le­gen. „Unse­re Geschäfts­füh­rung ver­folgt eine ganz kla­re Cloud-Stra­te­gie – alle Anwen­dun­gen sol­len mit­tel­fris­tig über die Cloud bezo­gen wer­den“, erklärt Wil­helm Lan­ge. Ent­spre­chend gut vor­be­rei­tet ging der Che­mie­her­stel­ler in die Con­ver­si­on. Foll­mann hat sich dabei eng an den „5 steps 2 S/4HANA“ von Inno­v­a­bee ori­en­tiert. „Die Metho­dik war unser roter Faden für das Pro­jekt“, so Wil­helm Lan­ge, „nicht zuletzt weil uns der prag­ma­ti­sche und schlan­ke Ansatz von Inno­v­a­bee über­zeugt hat.“

„Unse­re Geschäfts­füh­rung ver­folgt eine ganz kla­re Cloud-Stra­te­gie – alle Anwen­dun­gen sol­len mit­tel­fris­tig über die Cloud bezo­gen wer­den.“

Wil­helm Lan­ge
IT-Lei­ter, Foll­mann GmbH

Auf die technische Migration folgt die Prozessoptimierung

Foll­mann hat sich dabei bewusst für ein zwei­stu­fi­ges Vor­ge­hen ent­schei­den: „Wir haben zunächst die tech­ni­sche Migra­ti­on umge­setzt und dabei unse­re bestehen­den Pro­zes­se in das neue Sys­tem über­nom­men“, erklärt Wil­helm Lan­ge. Bereits die tech­ni­sche Migra­ti­on bringt Ver­bes­se­run­gen mit sich und trägt dazu bei, die Archi­tek­tur zu ver­ein­fa­chen. „In einem zwei­ten Schritt wol­len wir die Pro­zess­ver­bes­se­run­gen ange­hen, die sich uns mit der Nut­zung von SAP S/4HANA Cloud bie­ten.“ Dafür erstellt Foll­mann der­zeit eine Road­map, die auf­zei­gen soll, wo es sich lohnt, bestehen­de Pro­zes­se nach­träg­lich anzu­pas­sen. „Der SAP Path­fin­der und der SAP Fio­ri Apps Recom­men­da­ti­ons Report leis­ten uns dabei wert­vol­le Diens­te“, so der IT-Lei­ter.

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Um wett­be­werbs­fä­hig zu blei­ben, muss Foll­mann sich ste­tig wei­ter­ent­wi­ckeln.

Roadmap dient als Grundlage für Optimierungsprojekte

Flo­ri­an Häuß­ler, CEO von Inno­v­a­bee, emp­fiehlt das Vor­ge­hen von Foll­mann auch ande­ren Kun­den: „Das zwei­stu­fi­ge Vor­ge­hen nimmt Bri­sanz aus der eigent­li­chen Con­ver­si­on, weil die Unter­neh­men sich zunächst auf die Tech­nik kon­zen­trie­ren kön­nen.“ Und noch einen wei­te­ren Vor­teil hat die­ses Vor­ge­hen: „Wir bin­den alle Fach­ab­tei­lun­gen in die Road­map-Defi­ni­ti­on ein“, erklärt Wil­helm Lan­ge. „Sie kön­nen also die Pro­zess­än­de­run­gen aktiv mit­ge­stal­ten. Das erhöht die Akzep­tanz für sol­che Ände­run­gen.“

Auch wenn die Umset­zung der Road­map noch aus­steht, gibt es auch heu­te schon zahl­rei­che Ver­bes­se­run­gen für Foll­mann. Da ist zunächst der deut­li­che Per­for­mance-Gewinn durch den Wech­sel auf die HANA-Tech­no­lo­gie. „Das macht sich vor allem in den Batch-Läu­fen bemerk­bar“, so Wil­helm Lan­ge. „Frü­her konn­ten wir einen MRP-Lauf alle 3 Stun­den star­ten – heu­te läuft er 3‑mal pro Stun­de.“

„Die Metho­dik 5 steps 2 S/4HANA war unser roter Faden für das Pro­jekt, nicht zuletzt weil uns der prag­ma­ti­sche und schlan­ke Ansatz von Inno­v­a­bee über­zeugt hat.“

Wil­helm Lan­ge
IT-Lei­ter, Foll­mann GmbH

Product Compliance und Enterprise Warehouse Management sind in SAP S/4HANA verfügbar

Dane­ben machen sich auch die mit SAP S/4HANA neu ver­füg­ba­ren Funk­tio­nen bezahlt. „Die The­men Pro­duct Com­pli­ance und EH&S haben wir vor­her sepa­rat gelöst. Mit SAP S/4HANA sind sie im Stan­dard ver­füg­bar“, so Wil­helm Lan­ge. Auch das Modul Exten­ded Warehouse Manage­ment (SAP EWM) ist inte­grier­ter Bestand­teil der neu­en Lösung. „Nach­dem wir erfolg­reich auf S/4HANA migriert haben, füh­ren wir aktu­ell auch das Modul S/4HANA EWM als Kern­mo­dul ein, um damit die gesam­te Sup­p­ly-Chain-Ket­te zu opti­mie­ren und wei­te­re Cloud-Diens­te zu nut­zen.“

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Mit der neu­en Lösung kann Foll­mann auf zahl­rei­che Indi­vi­du­al­pro­gram­mie­run­gen ver­zich­ten.

Mit der Con­ver­si­on hat Foll­mann außer­dem neue Add-ons für die Zoll- und Prä­fe­renz­ab­wick­lung und die Ein­gangs­rech­nungs­ver­ar­bei­tung ein­ge­führt. „Die vor­han­de­nen Zusatz­lö­sun­gen waren nicht HANA-kom­pa­ti­bel und muss­ten ersetzt wer­den. Das hat der gesam­ten Instal­la­ti­on sehr gut­ge­tan, denn das waren ohne­hin Alt­las­ten“, so der IT-Lei­ter. „Die neu­en Add-ons der xSuite Group und von AEB sind funk­tio­nal deut­lich aus­ge­reif­ter, nut­zen die FIO­RI-Ober­flä­chen und sind unter HANA-Bedin­gen wesent­lich bes­ser inte­griert als die Alt­lö­sun­gen.“

„Nach­dem wir erfolg­reich auf S/4HANA migriert haben, füh­ren wir aktu­ell auch das Modul S/4HANA EWM als Kern­mo­dul ein, um damit die gesam­te Sup­p­ly-Chain-Ket­te zu opti­mie­ren und wei­te­re Cloud-Diens­te zu nut­zen.“ ​

Wil­helm Lan­ge
IT-Lei­ter, Foll­mann GmbH

Individualprogrammierungen sind mit SAP S/4HANA die Ausnahme

Nicht nur bei den Zusatz­lö­sun­gen hat sich Foll­mann stär­ker an den SAP-Stan­dard ange­nä­hert. Auch die Indi­vi­du­al­pro­gram­mie­run­gen direkt im ERP-Sys­tem hat das Unter­neh­men auf den Prüf­stand gestellt. „Der Cus­tom Code Check hat uns dabei wich­ti­ge Diens­te geleis­tet. Vor allem in den Berei­chen WM und PP-PI haben wir vie­les zurück­ge­baut – in der Fol­ge lau­fen die Pro­zes­se heu­te dort viel bes­ser“, freut sich der IT-Lei­ter. Mit der Annä­he­rung an den Stan­dard hat Foll­mann sein ERP-Sys­tem auch wie­der releas­e­fä­hig gemacht. „Jeder, der eine Migra­ti­on macht, soll­te das Pro­jekt nut­zen, um sei­ne Indi­vi­du­al­pro­gram­mie­run­gen zu prü­fen. Sehr vie­le Anpas­sun­gen haben sich mit der Zeit erle­digt, weil sie inzwi­schen im Stan­dard ver­füg­bar sind“, so sein Fazit.

Foll­mann pro­fi­tiert von den inte­grier­ten Funk­tio­nen in SAP S/4HANA und muss weni­ger Zusatz­lö­sun­gen ein­set­zen.

Bei der Prü­fung der neu­en Funk­tio­na­li­tä­ten kam Foll­mann die Erfah­rung der Inno­v­a­bee-Bera­ter zugut. „Wenn man die Sim­pli­fi­ca­ti­on List mit ihren knapp 1.000 Sei­ten durch­ar­bei­ten will, kann man sich in der Fül­le der Funk­tio­nen ver­lie­ren“, so Wil­helm Lan­ge. „Die Bera­ter von Inno­v­a­bee haben das wun­der­bar für uns auf­be­rei­tet und uns auf die für uns rele­van­ten Punk­te hin­ge­wie­sen. Dadurch haben wir sehr viel Zeit gespart.“

RISE with SAP ermöglicht die Nutzung von SAP S/4HANA in der Azure Cloud

Auch beim Wech­sel in die Cloud hat Inno­v­a­bee als SAP Cloud Focus Part­ner kom­pe­tent unter­stützt. Zunächst ist Foll­mann mit­hil­fe eines Infra­struk­tur­anbie­ters in die Azu­re Cloud gewech­selt. Als dann RISE with SAP auf den Markt kam – das die Nut­zung von SAP S/4HANA Cloud in der Azu­re Cloud ermög­licht – hat sich der Mit­tel­ständ­ler nach­träg­lich für das neue Bund­le der SAP ent­schie­den. Nicht zuletzt weil das Unter­neh­men hier alle gewünsch­ten Lösun­gen und Ser­vices aus einer Hand erhält und mit der SAP nur noch einen ein­zi­gen Ver­trags­part­ner hat. Den Aus­schlag gab aber sicher­lich die TCO-Kal­ku­la­ti­on von Inno­v­a­bee. Mit dem Wech­sel auf RISE und damit auf ein neu­es Lizenz­mo­dell  kann Foll­mann IT-Kos­ten von bis zu 1 Mil­li­on Euro inner­halb der nächs­ten 5 Jah­re spa­ren.

RISE with SAP erleich­tert nicht nur den Wech­sel von einer On-Pre­mi­se- in eine Cloud-Land­schaft, son­dern bie­tet zahl­rei­che Lösun­gen und Ser­vices aus einer Hand.

Nicht nur beim The­ma Cloud ERP, auch bei der Nut­zung des neu­en Fio­ri-Launch­pads ist Foll­mann Vor­rei­ter. 65 Pro­zent der Anmel­dun­gen lau­fen heu­te schon über das Launch­pad – auch weil in vie­len Berei­chen wie bei­spiels­wei­se in der Instand­hal­tung das Launch­pad dem SAP GUI deut­lich über­le­gen ist. „Dort, wo wir das Launch­pad im Ein­satz haben, ist die Usa­bi­li­ty ungleich höher“, erklärt Wil­helm Lan­ge.

„Jeder, der eine Migra­ti­on macht, soll­te das Pro­jekt nut­zen, um sei­ne Indi­vi­du­al­pro­gram­mie­run­gen zu prü­fen. Sehr vie­le Anpas­sun­gen haben sich mit der Zeit erle­digt, weil sie inzwi­schen im Stan­dard ver­füg­bar sind.“

Wil­helm Lan­ge
IT-Lei­ter, Foll­mann GmbH

Fiori-Launchpad und Apps machen sich bezahlt

Auch das The­ma Embedded Report­ing birgt vie­le Chan­cen. „Das sind schon Punk­te, wegen derer es sich lohnt, von Anfang an das Launch­pad zu nut­zen“, so Wil­helm Lan­ge. Die ana­ly­ti­schen Fio­ri-Apps brin­gen in allen Abtei­lun­gen einen ech­ten Mehr­wert. Dane­ben pro­fi­tiert der Mit­tel­ständ­ler von einer Anbin­dung an das eben­falls im Ein­satz befind­li­che SAP Suc­cess Fac­tors. „Mit SAP S/4HANA Cloud tut man sich beim The­ma Inte­gra­ti­on ungleich leich­ter“, so Wil­helm Lan­ge. Dazu trägt vor allem die Busi­ness Tech­no­lo­gy Plat­form (BTP) bei, dank derer sich S/4HANA Cloud und Suc­cess Fac­tors ein­fach ver­bin­den las­sen. Neben Schnitt­stel­len las­sen sich auch Wei­ter­ent­wick­lun­gen und die Inte­gra­ti­on ver­schie­de­ner Sub­sys­te­me – dar­un­ter SAP- und Non-SAP-Lösun­gen – damit rea­li­sie­ren. Die BTP und die Inte­gra­ti­on Suite bie­ten alle not­wen­di­gen Tools, um eine Mul­ti-Cloud-Umge­bung effi­zi­ent zu betrei­ben.

Alle Fach­ab­tei­lun­gen waren eng in das SAP-Pro­jekt ein­ge­bun­den. Dem­entspre­chend hoch ist die Akzep­tanz.

Ande­re Punk­te, wie die inte­grier­te Pro­duk­ti­ons- und Fein­pla­nung mit PP/DS hat Foll­mann zunächst ein­mal zurück­ge­stellt. „Unse­re Fach­ab­tei­lun­gen haben gesagt: Wir brau­chen das nicht sofort – des­we­gen haben wir das The­ma von der Agen­da genom­men, um im Zeit­plan zu blei­ben und wer­den es im Anschluss wie­der auf­grei­fen.“ Bis es so weit ist, erfüllt die gra­fi­sche Plan­ta­fel in SAP S/4HANA alle Anfor­de­run­gen von Foll­mann an die Pla­nung.

„Neben den bis­her schon erziel­ten Ver­bes­se­run­gen sehen wir den gro­ßen Vor­teil von ‚RISE with SAP‘ dar­in, die Basis für wei­te­re Pro­jek­te gelegt zu haben. Im Zuge des Pro­jekts, aber auch bei der Erstel­lung haben wir gese­hen: Man kann unheim­lich viel draus machen.“

Wil­helm Lan­ge
IT-Lei­ter, Foll­mann GmbH

Follmann zeigt sich konsequent in der Planung und agil in der Umsetzung

„Die­ser Prag­ma­tis­mus ist aus mei­ner Sicht eine der gro­ßen Stär­ken von Foll­mann“, meint Flo­ri­an Häuß­ler. Auch Wil­helm Lan­ge ist fest davon über­zeugt, dass man zwar eine soli­de Pla­nung braucht, aber auch die not­wen­di­ge Agi­li­tät, um ein sol­ches Pro­jekt zum Erfolg zu füh­ren. „Wir haben die Metho­dik ‚5 steps 2 S/4HANA‘ kon­se­quent umge­setzt. Aber immer wenn wir fest­ge­stellt haben, hier gibt es einen poten­zi­el­len Show­stop­per, haben wir eine prag­ma­ti­sche Lösung gefun­den.“

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Nach der tech­ni­schen Migra­ti­on will Foll­mann nun wei­te­re Opti­mie­rungs­pro­jek­te umset­zen.

Prag­ma­tisch geht es auch wei­ter: Im Som­mer soll die Road­map-Pha­se abge­schlos­sen sein und Foll­man beginnt mit der Umset­zung wei­te­rer Opti­mie­rungs­po­ten­zia­le und mit der Ein­füh­rung wei­te­rer Apps. „Wenn man die Nut­zen­po­ten­zia­le von SAP S/4HANA Cloud heben will, muss man nach der eigent­li­chen Con­ver­si­on auch die Pro­zes­se und die Sys­tem­land­schaft anpa­cken“, erklärt Flo­ri­an Häuß­ler.

Follmann will das volle Potenzial von SAP S/4HANA ausnutzen

Schon heu­te nutzt das Unter­neh­men SAP S/4HANA in einer Tie­fe wie kaum ein ande­res Unter­neh­men: Sämt­li­che Stan­dard­mo­du­le wer­den genutzt, dazu die genann­ten Add-ons für die Ein­gangs­rech­nungs­ver­ar­bei­tung und die Zoll­ab­wick­lung. 390 User arbei­ten über alle elf Stand­or­te hin­weg mit der Cloud-Lösung. Auf der Lis­te der anste­hen­den Pro­jek­te steht die Ein­füh­rung von Advan­ced ATP. „Neben den bis­her schon erziel­ten  Ver­bes­se­run­gen sehen wir den gro­ßen Vor­teil von ‚RISE with SAP‘ dar­in, die Basis für wei­te­re Pro­jek­te gelegt zu haben. Im Zuge des Pro­jekts, aber auch bei der Erstel­lung haben wir gese­hen: Man kann unheim­lich viel draus machen.“

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