Schokoladenhersteller Rausch digitalisiert mit SAP S/4HANA die Geschäftsprozesse

Schokolade ist eines der ältesten Produkte, die wir auch heute noch konsumieren. Schon die Mayas genossen ein Getränk, das sie aus Wasser, Kakao, Vanille und Pfeffer zubereiteten. Doch auch ein Traditionsprodukt wie die Schokolade unterliegt einem Wandel. Waren im letzten Jahrhundert vor allem süße Milchschokoladen gefragt, ist das Angebot an dunklen Schokoladen in den letzten Jahren deutlich gestiegen.

Das traditionsreiche Rausch Schokoladenhaus am Berliner Gendarmenmarkt.

„Wir haben uns deshalb entschieden, vom bestehenden SAP ERP-System auf das Echtzeit-basierte SAP S/4HANA zu wechseln. Hier vereint SAP nun die gewohnte transaktionale Exzellenz mit tiefen analytischen Einblicken auch für nichttechnische Nutzer.“

Thomas Seeliger
Geschäftsführer und CFO bei Rausch

Modernisierung und Digitalisierung gehen Hand in Hand

Mittendrin in einem Wandlungsprozess ist auch die Firmengruppe der traditionsreichen Chocolatiers-Familie Rausch aus Berlin. Eine der Stärken des Familienunternehmens ist die stetige Erneuerung. Ein mutiger Schritt im Jahr 2015 war der Rückzug aus dem klassischen Einzelhandel und stattdessen volle Konzentration auf den Direktvertrieb für die Marke Rausch. Seither sind Rausch-Produkte nur noch im Schokoladenhaus am Berliner Gendarmenmarkt und über den Online-Shop des Unternehmens zu haben.

Doch nicht nur beim Thema Vertrieb setzt Rausch auf Digitalisierung. Auch alle anderen Kernprozesse der Unternehmensgruppe mit Produktionsstandorten in Berlin und Niedersachsen sollen Schritt für Schritt optimiert werden. „Die Transparenz in den Geschäftsdaten auf oberster Ebene ist für uns entscheidend. Im Zweifel müssen wir die Möglichkeit haben, einen Deep Dive in den Geschäftsvorfall zu machen“, erklärt Thomas Seeliger, Geschäftsführer und CFO bei Rausch. „Wir haben uns deshalb entschieden, vom bestehenden SAP ERP-System auf das Echtzeit-basierte SAP S/4HANA zu wechseln. Hier vereint SAP nun die gewohnte transaktionale Exzellenz mit tiefen analytischen Einblicken auch für nichttechnische Nutzer.“

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Mit der neuen Lösung kann Rausch seine Geschäftsprozesse in Echtzeit steuern und in Sekundenschnelle aktuelle Reports generieren. Nutzer können von überall auf die Software zugreifen – und auch das Management hat alle Zahlen für wichtige Entscheidungen stets im Zugriff.

„Für meine Kollegen und mich ist das neue Echtzeit-System eine unverzichtbare Entscheidungshilfe geworden. Die analytischen Möglichkeiten von Fiori schaffen Einblicke in Daten und Prozesse, die so bisher sehr aufwändig oder unmöglich waren.”

Rico Rühmer
IT-verantwortlicher Geschäftsführer

SAP S/4HANA überzeugt durch Funktionalität und Nutzererlebnis

Das neue SAP-System passt nicht nur funktional sehr gut zu den Anforderungen von Rausch, weil es viele Spezifika der Lebensmittelbranche abdeckt. Auch die einfache Handhabung sprach für SAP S/4HANA. „Die Usability steht heute bei allen Anwendungen im Fokus. Mit SAP Fiori ist SAP endlich ein großer Fortschritt in Sachen Benutzerfreundlichkeit gelungen“, so Thomas Seeliger. „Das hat auch dazu beigetragen, dass wir uns für SAP S/4HANA und gegen SAP Business One als ERP-System für unsere Berliner Manufaktur entschieden haben.“ Um jedoch vom alten auf das neue SAP-System zu kommen, bedarf es gründlicher Vorbereitung. Denn der Wechsel auf SAP S/4HANA ist mehr als ein Upgrade-Projekt und hat Auswirkungen auf die bestehenden Prozesse.

Rausch hat sich deshalb im Vorfeld an Innovabee gewandt. „Innovabee verfügt über umfassende Erfahrung mit SAP S/4HANA und hat schon mehrere Migrationsprojekte erfolgreich umgesetzt“, so Rico Rühmer, der als IT-verantwortlicher Geschäftsführer in der Rausch-Gruppe das Migrationsprojekt leitet. „Außerdem hat uns die von Innovabee vorgestellte Methodik ‚5 steps 2 S/4HANA‘ sehr gut gefallen, weil sie den Wechsel auf SAP S/4HANA sehr strukturiert abbildet.“ Mit Unterstützung durch Innovabee hat Rausch deshalb zunächst eine sogenannte Migrationsanalyse durchgeführt. „Im Zuge der Analyse gleichen wir die Prozesse eines Unternehmens mit den Funktionen in SAP S/4HANA ab. Am Ende wissen wir, welche Änderungen die Migration für den Kunden sowohl technisch als auch auf Prozessebene mit sich bringt“, erläutert Marina Scherer, Projektleiterin bei Innovabee.

Die Rausch Edelkakao-Plantage in Costa Rica.

Auf ihr wächst einer der Edelkakaos für die Schokoladen von Rausch.

„Mit SAP S/4HANA und Fiori haben wir einen wichtigen strategischen Schritt getan, um die Unternehmensgruppe weiterhin technologisch und organisatorisch auf dem neuesten Stand zu halten. Innovabee ist uns dabei ein kompetenter Partner.“

Rico Rühmer
IT-verantwortlicher Geschäftsführer

Rausch stellt bestehende Prozesse auf den Prüfstand

Mit dem Wissen aus der Analyse ging es in die Redesign Workshops. In den Workshops beraten alle Projektmitglieder – allen voran die Key User aus den Fachabteilungen – wie mit Funktionen umgegangen werden soll, die in SAP S/4HANA anders als bisher umgesetzt sind oder gar nicht mehr zur Verfügung stehen. „Prinzipiell gibt es drei Optionen“, erklärt Marina Scherer. „Man übernimmt die in SAP S/4HANA angebotene Lösung und ändert seinen eigenen Prozess, man entwickelt die Funktion weiter und passt sie an die eigenen Abläufe an oder man verzichtet ganz darauf, weil sie nicht wirklich strategisch ist.“

Rausch konnte problemlos alle in SAP S/4HANA angebotenen Funktionen verwenden. Darüber hinaus hat Rausch das Migrationsprojekt genutzt, um bestehende Prozesse auf den Prüfstand zu stellen. „SAP S/4HANA bietet viele innovative Funktionen, die klassische Abläufe effizienter abbilden als bisher“, so Rico Rühmer. Rausch hat sich deshalb in vielen Fällen von alten Transaktionen verabschiedet und neue eingeführt. Nicht nur das: „Durch das Projekt ist uns wieder bewusst geworden, wie wichtig es ist, etablierte Prozesse zu hinterfragen. Dadurch haben wir weitere Optimierungen in der Produktion und im Qualitätsmanagement angestoßen“, so Rico Rühmer.

Für die Migration von SAP ERP nach SAP S/4HANA hat Innovabee die Methodik „5 steps 2 S/4HANA“ entwickelt.

Schrittweise Migration und ausführliche Testläufe führen zum Erfolg

Parallel dazu begann im Herbst 2017 die Realisierungsphase für das Migrationsprojekt. „Wir sind dabei iterativ vorgegangen“, so Marina Scherer. „Zunächst haben wir ein Sandboxsystem aufgebaut und damit die Migration simuliert. Anschließend wurden Programme angepasst und Tests durchgeführt.“ Dann stand eine zweite Testmigration an, in der das System mit den Änderungen wiederum testweise migriert wurde. Auch hier gab es kleinere Anpassungen und Tests durch die Key User. Danach stand der produktiven Conversion nichts mehr im Wege. „Vor einer Echtmigration sind mindestens zwei Testläufe empfehlenswert“, empfiehlt Marina Scherer. „Die eigentliche Migration läuft dadurch reibungsloser ab. Zudem ist sichergestellt, dass das Produktivsystem mit den vorangegangenen Anpassungen funktioniert.“

Neben der Live-Migration galt es, bei Rausch noch zwei Besonderheiten umzusetzen. Zum einen mussten für das neue SAP-System zwei Mandanten angelegt werden – einen für die Berliner Manufaktur und einen für die Schokoladenfabrik im niedersächsischen Peine. Zum anderen wurde zeitgleich mit der Migration auch das SAP Fiori Launchpad eingeführt. „Viele Unternehmen machen das im Nachgang“, erklärt Marina Scherer. „Wir haben es sofort umgesetzt, weil die Fiori-Oberflächen für Rausch ein wichtiger Migrationsgrund waren. Nichtsdestotrotz war es keine geringe Herausforderung, die Migration, die Mandantentrennung und die Fiori-Einführung in einem Schritt umzusetzen.“

Handkreierte Pralinen aus Edelvollmilch- und Edelbitter-Schokolade.

Die längste Pralinentheke der Welt steht im Rausch Schokoladenhaus.

SAP S/4HANA bringt „so viel Transparenz wie noch nie“

Nach der erfolgreichen technischen und fachlichen Migration wurden ausführliche Integrationstests durchgeführt. Hierfür stellt Innovabee eine umfassende Checkliste zur Verfügung, um alle Prozesse im Detail testen zu können. Nachdem auch die Integrationstests erfolgreich verlaufen waren, stand der finalen Migration des Produktivsystem nichts mehr im Weg. Pünktlich nach den Pfingstfeiertagen konnten die 130 User bei Rausch dann das neue SAP S/4HANA-System live nutzen. „Das Feedback unserer Nutzer ist sehr positiv“, meint Rico Rühmer.

„Hier zahlt sich aus, dass wir mit einem engagierten Team von Key-Usern sorgfältige und gut vorbereitete Test durchgeführt haben. Für meine Kollegen und mich ist das neue Echtzeit-System eine unverzichtbare Entscheidungshilfe geworden. Die analytischen Möglichkeiten von Fiori schaffen Einblicke in Daten und Prozesse, die so bisher sehr aufwändig oder unmöglich waren. Das kann künftig auch für eine gesunde Unruhe in den Fachabteilungen sorgen, weil die Geschäftsführung Prozesse einfach bis auf Beleg-Ebene nachvollziehen kann. So viel Transparenz wie heute hatten wir noch nie. Dementsprechend können wir sehr schnell auf neue oder geänderte Anfragen reagieren und zügig fundierte Entscheidungen treffen“, meint Rico Rühmer und ergänzt: „Mit SAP S/4HANA und Fiori haben wir einen wichtigen strategischen Schritt getan, um die Unternehmensgruppe weiterhin technologisch und organisatorisch auf dem neuesten Stand zu halten. Innovabee ist uns dabei ein kompetenter Partner.“