Naschen ist bei der Sweet Tec GmbH aus­drück­lich erlaubt. In der hoch­mo­der­nen Fabrik in Boi­zen­burg an der Elbe sor­gen über 400 Mit­ar­bei­ter auf rund 27.000 m² Pro­duk­ti­ons­flä­che dafür, dass die qua­li­ta­tiv hoch­wer­ti­gen Süßig­kei­ten vom Band rol­len und aus­ge­lie­fert wer­den. Da darf natür­lich die regel­mä­ßi­ge Kost­pro­be nicht feh­len.

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Oli­ver Schind­ler, geschäfts­füh­ren­der Gesell­schaf­ter, hat im elter­li­chen Betrieb bereits die Bon­bon­pro­duk­ti­on ken­nen­ge­lernt und mit der Sweet Tec GmbH 2004 sein eige­nes Unter­neh­men gegrün­det.

Lieb­ha­ber von Bon­bons und Frucht­gum­mis, Lol­lis und Kau­bon­bons aus über 40 Län­dern las­sen sie sich schme­cken. Das geht nur, weil alle mit viel Lei­den­schaft und fach­li­chem Know-how ans Werk gehen. Und weil die Pro­zes­se – vom Ein­kauf über die Pro­duk­ti­on bis hin zur Aus­lie­fe­rung an die Han­dels- und Indus­trie­kun­den von Sweet Tec – ver­läss­lich und effi­zi­ent ablau­fen. Für die Unter­neh­mens­steue­rung setzt Sweet Tec seit Unter­neh­mens­grün­dung vor 18 Jah­ren auf SAP-Soft­ware – und ist damit immer gut gefah­ren.

Brownfield oder Greenfield? Zusatzprogrammierungen sind entscheidend

Doch seit 2004 ist das Unter­neh­men stark gewach­sen, hat sein Sor­ti­ment immer erwei­tert und auch die Pro­zes­se wur­den zuneh­mend kom­ple­xer. Das hat­te zur Fol­ge, dass es vie­le kun­den­in­di­vi­du­el­le Pro­gram­mie­run­gen gab und das SAP-Sys­tem an vie­len Stel­len vom Stan­dard abwich. Als im ver­gan­ge­nen Jahr die Con­ver­si­on auf das neue SAP S/4HANA anstand, waren die zahl­rei­chen Z‑Programme auch ein zen­tra­les The­ma.

„Das Pro­jekt war für uns ein Mei­len­stein, um ein aktu­el­les Sys­tem auf der Höhe der Zeit zu haben, mit dem wir wei­te­re Funk­tio­nen von SAP S/4HANA wie Embedded PP/DS oder das Reci­pe Deve­lo­p­ment nut­zen kön­nen.“

Ralf Schulz­ke
Kauf­män­ni­scher Geschäfts­füh­rer, Sweet Tec GmbH

Erst kommt die technische Conversion, dann die Optimierung

„Wir hat­ten ohne­hin vor, unse­re Zusatz­pro­gram­mie­run­gen auf den Prüf­stand zu stel­len und per­spek­ti­visch durch neue Funk­tio­na­li­tä­ten in SAP S/4HANA zu erset­zen“, erklärt Ralf Schulz­ke, kauf­män­ni­scher Geschäfts­füh­rer von Sweet Tec. „Zunächst ein­mal woll­ten wir aber die tech­ni­sche Con­ver­si­on auf SAP S/4HANA umset­zen, um dann im Nach­gang zu prü­fen, wel­che sinn­vol­len Alter­na­ti­ven es gibt und wie wir die indi­vi­du­el­len Pro­gram­mie­run­gen ablö­sen kön­nen“, erklärt der Geschäfts­füh­rer und ergänzt: „Die­ses zwei­stu­fi­ge Vor­ge­hen hat uns Inno­v­a­bee emp­foh­len – und rück­bli­ckend hat es sich sehr gut bewährt.“

40 Mil­lio­nen Bon­bons und Lol­lis sowie 50 Mil­lio­nen Frucht­gum­mis lau­fen in Boi­zen­burg täg­lich vom Band.

Die Bera­ter von Inno­v­a­bee waren es auch, die Sweet Tec die ver­schie­de­nen Optio­nen auf dem Weg nach SAP S/4HANA auf­zeig­ten und ermit­tel­ten, ob eine Con­ver­si­on mit den bestehen­den Anpas­sun­gen mög­lich wäre oder ob Green­field der bes­se­re Ansatz sei. Nach­dem die Ent­schei­dung für eine Brown­field-Migra­ti­on gefal­len war, began­nen die Vor­ar­bei­ten für die tech­ni­sche Migra­ti­on. Weil das Sys­tem über die Jah­re stark gewach­sen war und auch das neue Sys­tem umfang­rei­che Pro­zes­se abbil­den soll­te, stand am Anfang eine detail­liert Ist-Ana­ly­se.

Berater müssen die Unternehmensprozesse kennen und verstehen   

„Wir haben im Vor­feld alle Pro­zes­se auf­ge­nom­men und eine Schnitt­stel­len­land­kar­te erstellt, damit wir die Abläu­fe bei Sweet Tec von Grund auf ver­ste­hen und wis­sen, mit wel­chen Dritt­an­bie­tern wir uns abstim­men müs­sen“, erklärt Kai-Stef­fen Lie­bing, Pro­ject Mana­ger bei Inno­v­a­bee und Pro­jekt­lei­ter in dem Migra­ti­ons­pro­jekt. Auch die Sys­tem­land­schaft nah­men die Bera­ter von Inno­v­a­bee in Augen­schein. „Es gab eine 3‑Sys­tem-Land­schaft, die aber inkon­sis­tent war, weil die Sys­te­me unter­schied­li­che Stän­de hat­ten“, so der Pro­jekt­lei­ter. Mit dem neu­en SAP S/4HA­NA-Sys­tem woll­te Sweet Tec auch wie­der Ord­nung in sei­ne Sys­tem­land­schaft brin­gen.

„Anders als vor­her hin­ter­fra­gen unse­re Mit­ar­bei­ter nun selbst die bestehen­den Pro­zes­se und wir­ken so aktiv an der Wei­ter­ent­wick­lung unse­rer Orga­ni­sa­ti­on mit.“

Ralf Schulz­ke
Kauf­män­ni­scher Geschäfts­füh­rer, Sweet Tec GmbH

In nur zwei Conversion-Durchläufen zum Go-live

Nach der Ana­ly­se ging es an die Umset­zung der tech­ni­schen Migra­ti­on, die nach der bewähr­ten Inno­v­a­bee-Metho­dik 5steps2S4HANA ablief. Eine Her­aus­for­de­rung galt es auch hier zu meis­tern: Aus Res­sour­cen­grün­den gab es bei die­sem Pro­jekt nur zwei Con­ver­si­on-Durch­läu­fe anstatt der übli­chen drei, was in der Regel auch die Emp­feh­lung sei­tens Inno­v­a­bee ist. „Für unser Team hieß das: Wir muss­ten sicher­stel­len, dass vor der Go-live-Simu­la­ti­on am Ende der zwei­ten Pha­se alle Arbei­ten erle­digt sind“, erklärt Kai-Stef­fen Lie­bing.

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In der hoch­mo­der­nen Bon­bon­fa­brik sor­gen über 400 Mit­ar­bei­ter auf rund 27.000 m² Pro­duk­ti­ons­flä­che dafür, dass alle Pro­zes­se rund­lau­fen.

Dank der inten­si­ven Vor­ar­beit und der guten Zusam­men­ar­beit zwi­schen Bera­tern und Key Usern war die Con­ver­si­on ein vol­ler Erfolg. „Hilf­reich war auch, dass Sweet Tec sich im zwei­ten Con­ver­si­on-Durch­lauf ganz auf das Pro­jekt fokus­siert hat“, so der Pro­jekt­lei­ter. Die Migra­ti­on konn­te dadurch erfolg­reich und im vor­ge­se­he­nen Zeit- und Bud­get­rah­men abge­schlos­sen wer­den. Am Ende wur­de eine Sys­tem­ko­pie des aktu­el­len Pro­duk­tiv­sys­tems erstellt. Damit ver­fügt Sweet Tec nun auch wie­der über eine kon­sis­ten­te 3‑Systemlandschaft, in der sicher­ge­stellt ist, dass alle Ände­run­gen am SAP-Sys­tem des­sen Lauf­fä­hig­keit nicht gefähr­den.

„Damit ver­fü­gen wir nicht nur über ein aktu­el­les Sys­tem, das unse­re umfang­rei­chen Pro­zes­se sehr gut abdeckt, son­dern auch über das Know-how, um es best­mög­lich zu nut­zen.​“ ​

Ralf Schulz­ke
Kauf­män­ni­scher Geschäfts­füh­rer, Sweet Tec GmbH

Ablösung vieler Eigenprogrammierungen durch das SAP S/4HANA-Portfolio möglich

„Das Pro­jekt war für uns ein Mei­len­stein, um ein aktu­el­les Sys­tem auf der Höhe der Zeit zu haben, mit dem wir wei­te­re Funk­tio­nen von SAP S/4HANA wie Embedded PP/DS oder das Reci­pe Deve­lo­p­ment nut­zen kön­nen“, freut sich Ralf Schulz­ke. Auf der Opti­mie­rung der bestehen­den Pro­zes­se liegt denn auch der Fokus für die nächs­ten Mona­te. „Vor allem geht es dar­um, unse­re kun­den­in­di­vi­du­el­len Pro­gram­mie­run­gen mög­lichst durch sinn­vol­le Alter­na­ti­ven abzu­lö­sen, die ent­we­der in SAP S/4HANA ent­hal­ten sind oder sich als Inno­v­a­bee-Add-ons leicht nut­zen las­sen. Damit wird unser SAP-Sys­tem zugleich auch wie­der stan­dard­nä­her und releas­e­fä­hi­ger“, so Ralf Schulz­ke. Kon­kret plant Sweet Tec die Nut­zung der inte­grier­ten Pro­duk­ti­ons­fein­pla­nung (Embedded PP/DS) und des Rezep­tur­ma­nage­ments in S/4HANA.

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Durch die Migra­ti­on haben die Nut­zer bei Sweet Tec das neue SAP-Sys­tem sehr gut ken­nen­ge­lernt und kön­nen es heu­te wesent­lich effi­zi­en­ter nut­zen als SAP ERP.

Hilf­reich für alle anste­hen­den Opti­mie­rungs­pro­jek­te ist, dass die Nut­zer bei Sweet Tec das Sys­tem und die Pro­zes­se durch die Migra­ti­on sehr gut ken­nen und nut­zen gelernt haben. „Auch davon pro­fi­tie­ren wir für die täg­li­che Arbeit“, so Ralf Schulz­ke. „Anders als vor­her hin­ter­fra­gen sie nun selbst die bestehen­den Pro­zes­se und wir­ken so aktiv an der Wei­ter­ent­wick­lung unse­rer Orga­ni­sa­ti­on mit“, erklärt der Geschäfts­füh­rer und ergänzt: „Damit ver­fü­gen wir nicht nur über ein aktu­el­les Sys­tem, das unse­re umfang­rei­chen Pro­zes­se sehr gut abdeckt, son­dern auch über das Know-how, um es best­mög­lich zu nut­zen.“