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Endlich ELEKTRONISCH: Checkliste mit 5 Must-knows für die E‑Rechnungspflicht ab Januar 2025

Jana Joust
Con­sul­tant

Key Facts

    • Ab 1. Janu­ar 2025 müs­sen alle in Deutsch­land ansäs­si­gen Unter­neh­men elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen emp­fan­gen, ver­ar­bei­ten und revi­si­ons­si­cher archi­vie­ren kön­nen (Über­gangs­fris­ten exis­tie­ren, sie­he dazu Tabel­le)
    •  Eine E‑Rechnung (E‑Invoicing) ist ein digi­ta­les Doku­ment, das genau wie eine Rech­nung in Papier- und PDF-Form die­sel­ben Inhal­te und Rechts­fol­gen hat
    •  Für den Rech­nungs­emp­fang und das ‑ver­sen­den ste­hen spe­zi­el­le Lösungs­sze­na­ri­en bereit, ergänzt durch SAP Docu­ment Report­ing and Com­pli­ance

Im Rah­men der ViDA-Initia­ti­ve der Euro­päi­schen Kom­mis­si­on ist geplant, ein elek­tro­ni­sches Mel­de­sys­tem (Stich­wort Umsatz­steu­er) ein­zu­füh­ren. Die­ses wie­der­um soll aus den Daten der E‑Rechnung gespeist wer­den. Als ers­ter Schritt wur­de hier­zu die E‑Rechnung beschlos­sen, wobei der elek­tro­ni­sche Rech­nungs­aus­tausch (E‑Invoicing) zwi­schen Unter­neh­men und Behö­ren (B2G) bereits län­ger exis­tiert.

Einsatz von E‑Rechnungen für B2B ist bald verpflichtend

Mit der Ver­ab­schie­dung des Wachs­tums­chan­cen­ge­setz­tes vom 22. März 2024 wird die Pflicht nun aber deut­lich aus­ge­wei­tet: Ab dem 1. Janu­ar 2025 müs­sen Unter­neh­men aller Grö­ßen­ord­nun­gen und Bran­chen in Deutsch­land – natür­lich beglei­tet von Über­gangs­vor­schrif­ten bis 2027 – schritt­wei­se die E‑Rechnung ein­füh­ren. Rein tech­nisch betrach­tet ist die E‑Rechnung heu­te ein maschi­nen­les­ba­rer Daten­satz, meist im xml-For­mat, der für die auto­ma­ti­sier­te (und elek­tro­ni­sche) Rech­nungs­ver­ar­bei­tung ent­wi­ckelt wur­de. Und Ach­tung: Unter den Begriff der “sons­ti­gen Rech­nung” fal­len dann künf­tig Papier­rech­nun­gen, aber auch Rech­nun­gen, die in einem ande­ren elek­tro­ni­schen For­mat wie etwa PDF, JPG, etc. über­mit­telt wer­den.

Auf einen Blick: Fristen und Vorgaben für die E‑Rechnung in Deutschland

E‑Rechnung ist essenziell für Order2Cash und Purchase2Pay

Fakt ist: Die Zeit drängt und die E‑Rechnungspflicht zu igno­rie­ren ist kei­ne Opti­on, da die gesetz­li­che Vor­ga­be bereits in immer mehr Län­dern zur Rea­li­tät und somit ein fes­ter Bestand­teil von Fak­tu­rie­rungs­pro­zes­sen im Order-to-Cash- und im Purcha­se-to-Pay-Pro­zess wird. Spe­zi­el­le Lösun­gen und Bera­tungs­leis­tun­gen, etwa im mit­tel­stän­di­schen Umfeld sind dafür drin­gend ange­ra­ten, um die vie­len Vor­schrif­ten im öffent­li­chen und im pri­va­ten Sek­tor ein­hal­ten zu kön­nen.

Innovabee unterstützt bei E‑Invoicing: vom Kick-off-Workshop über die Ist- und Soll-Analyse bis hin zur Umsetzung

Wie die aktu­el­le Lage zum The­ma E‑Rechnung aus­sieht, was Anwen­der unbe­dingt beach­ten müs­sen, wel­che SAP-Lösun­gen dafür bereit­ste­hen – Stich­wort Docu­ment Report­ing and Com­pli­ance –, und wie Inno­v­a­bee sei­ne Kun­den dabei unter­stützt, die gesetz­li­chen Vor­la­gen mit jeweils pas­sen­den Umset­zungs­stra­te­gien und Lösun­gen umzu­set­zen, haben wir kurz und knapp zusam­men­ge­fasst:

Checkliste: Die 5 wichtigsten Details zur E‑Rechnung 

 

1. Aus­gangs­la­ge & Ana­ly­se:

      • Stand August 2024 müs­sen Unter­neh­men vor­erst nur in der Lage sein, elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen emp­fan­gen zu kön­nen. Laut Bun­des­mi­nis­te­ri­um der Finan­zen ist es der­zeit aus­rei­chend, ein E‑Mail-Post­fach zur Ver­fü­gung zu stel­len, um E‑Rechnungen zu erhal­ten.
      • Aber: Die Betei­lig­ten kön­nen abwei­chend hier­von ande­re elek­tro­ni­sche Über­mitt­lungs­we­ge ver­ein­ba­ren. Es kom­men neben dem Ver­sand per EMail​ auch die Bereit­stel­lung der Daten mit­tels einer elek­tro­ni­schen Schnitt­stel­le oder ein Down­load über ein (Kunden-)Portal in Betracht.
      • Es wird kein kon­kre­tes For­mat vor­ge­ge­ben, son­dern nur eine Kon­for­mi­tät mit der euro­päi­schen Norm EN 16931 ver­langt. Struk­tu­rier­te elek­tro­ni­sche For­ma­te, die davon abwei­chen, müs­sen aller­dings die rich­ti­ge und voll­stän­di­ge Extrak­ti­on der nach dem UstG erfor­der­li­chen Anga­ben aus der E‑Rechnung in ein For­mat ermög­li­chen, das der Norm ent­spricht und mit ihr inter­ope­ra­bel ist.
      • Der­zeit in Klä­rung ist noch, ob bereits eta­blier­te elek­tro­ni­sche Rech­nungs­for­ma­te wie zum Bei­spiel EDI-Ver­fah­ren wie EDIFACT für die elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung gemäß der Richt­li­nie 2014/55/EU genutzt wer­den kön­nen

2. B2B-Rech­nungs­szena­ri­en &Doku­men­ten­ar­ten 

Aus­gangs­rech­nun­gen 

      • E‑Kundenrechnungen:
        Ein­rei­chung per E‑Mail, Erstel­lung Kun­den­rech­nun­gen für Bele­ge, die in einem ande­rem Sys­tem erstellt wur­den und die elek­tro­nisch an Emp­fän­ger über­mit­telt wer­den sol­len
      • E‑Bestellungen: Erstel­lung und E‑Übermittlung 
      • Umsatz­steu­er-Vor­anmel­dung: Erstel­lung in der App „Run Sta­tu­to­ry Reports“

Ein­gangs­rech­nun­gen

      • E‑Lieferantenrechnungen: Ein­gangs­rech­nun­gen kön­nen vom Lie­fe­ran­ten per E‑Mail gesen­det wer­den, wobei die Dritt­lö­sung von KPSC bspw. die Daten über einen Mail-Fet­cher abgreift, in das genorm­te, elek­tro­ni­sche For­mat umwan­delt und sie anschlie­ßend in SAP ein­liest, um dort eine Ein­gangs­rech­nung zu erzeu­gen. Oder Unter­neh­men nut­zen eine auto­ri­sier­te Platt­form (bspw. PEPPOL), über die der Lie­fe­rant die Rech­nungs­da­ten bereit­stellt. Auch hier wird dann über eine Dritt­lö­sung (bspw. die von KPSC) oder die BTP die Rech­nungs­da­ten abge­grif­fen und in SAP ein­ge­le­sen. 
      • E‑Bestellungseingang: Emp­fang von E‑Bestellungen von Lie­fe­ran­ten (ent­we­der manu­ell oder via auto­ma­ti­sier­te Pro­zes­se, was emp­foh­len wird)

3. Unter­stüt­zung von SAP Docu­ment and Report­ing Com­pli­ance

      • Mit SAP Docu­ment and Report­ing Com­pli­ance las­sen sich lega­le Anfor­de­run­gen im Bereich der elek­tro­ni­schen Rech­nung welt­weit abde­cken.
      • Die Lösung erzeugt und ver­ar­bei­tet eine elek­tro­ni­sche Rech­nung im Backend-Sys­tem (SAP ERP oder SAP S/4HANA), die wie­der­um über ein Cloud-Pro­dukt (SAP Docu­ment and Report­ing Com­pli­ance Cloud Edi­ti­on) über­tra­gen bzw. emp­fan­gen wird.
      • On-Pre­mi­se bzw. Pri­va­te-Cloud-Kun­den kön­nen SAP DRC eben­falls nut­zen – Vor­aus­set­zung ist aller­dings, dass sie die SAP Busi­ness Tech­no­lo­gy Plat­form (BTP) im Ein­satz haben und sie, falls die Ein­gangs­rech­nun­gen über PEPPOL kom­men, alter­na­tiv eine Dritt­lö­sung nut­zen.
      • Aber: Um ein­ge­hen­de Bele­ge wei­ter­ver­ar­bei­ten und ver­bu­chen zu kön­nen, wird eine Dritt-Soft­ware benö­tigt. Wich­tig ist hier zu prü­fen, ob die­se Soft­ware für den Umgang mit elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen im XML-For­mat geeig­net ist.
      • Mit SAP Docu­ment and Report­ing Com­pli­ance Cloud Edi­ti­on pro­fi­tie­ren ins­be­son­de­re SAP‑S/4HA­NA-Anwen­der von einem Tool, das sich opti­mal im Backend-Sys­tem ein­fügt, um elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen zu erzeu­gen.

4. Tech­ni­sche Umset­zung des (unter ande­rem auch deut­schen) E‑In­voi­cing-Pro­zes­ses

Basie­rend auf der SAP Busi­ness Tech­no­lo­gy Plat­form (BTP), kommt SAP Docu­ment Report­ing and Com­pli­ance sowohl bei Aus­gangs­rech­nun­gen als auch bei wei­te­ren Aus­gangs­for­ma­ten sowie beim Ein­gang elek­tro­ni­scher Nach­rich­ten zum Ein­satz. (Quel­le: SAP SE)

5. Tech­ni­sche und orga­ni­sa­to­ri­sche Ein­rich­tung & Beson­der­hei­ten mit Inno­v­a­bee:

      • Abhän­gig vom Aus­gangs­sys­tem (On-Prem, Pri­va­te Cloud, Public Cloud) rich­tet Inno­v­a­bee die vom Kun­den benö­tig­ten Anwen­dungs­fäl­le ein.
      • Dafür nut­zen wir bei­spiels­wei­se schon seit vie­len Jah­ren EDI- bzw. EDI­FACT-Lösun­gen bei vie­len Kun­den. Aber auch ZUGFERD bzw. deren For­mat XRech­nung wird genutzt, da die­ses For­mat der gefor­der­ten EU-Norm ent­spricht und auch das Stan­dard-For­mat bei z. B. aus­ge­hen­den Rech­nun­gen ist
      • Die Rech­nun­gen wer­den über die BTP ver­teilt, d.h. der ERP-Teil ist an die Platt­form ange­schlos­sen und je nach Anwen­dungs­fall wer­den die Vor­gän­ge aus­ge­tauscht. Sofern erfor­der­lich über­nimmt die BTP auch die Kom­mu­ni­ka­ti­on mit exter­nen Sys­te­men
      • Natio­na­le Län­der­un­ter­schie­de bzw. unter­schied­li­che recht­li­che Vor­ga­ben wer­den immer voll­um­fäng­lich umge­setzt. Die von SAP zur Ver­fü­gung gestell­ten und von Inno­v­a­bee imple­men­tier­ten Lösun­gen basie­ren immer auf den jewei­li­gen Anfor­de­run­gen der Län­der: Zum Bei­spiel sieht in Deutsch­land E‑Invoicing anders aus als in Ita­li­en, wo jede Aus­gangs­rech­nung ans Finanz­amt über­mit­telt wer­den