Endlich ELEKTRONISCH: Checkliste mit 5 Must-knows für die E-Rechnungspflicht ab Januar 2025

Key Facts

• • Ab 1. Januar 2025 müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren können (Übergangsfristen existieren, siehe dazu Tabelle)
  •  Eine E-Rechnung (E-Invoicing) ist ein digitales Dokument, das genau wie eine Rechnung in Papier- und PDF-Form dieselben Inhalte und Rechtsfolgen hat
  •  Für den Rechnungsempfang und das -versenden stehen spezielle Lösungsszenarien bereit, ergänzt durch SAP Document Reporting and Compliance

Im Rahmen der ViDA-Initiative der Europäischen Kommission ist geplant, ein elektronisches Meldesystem (Stichwort Umsatzsteuer) einzuführen. Dieses wiederum soll aus den Daten der E-Rechnung gespeist werden. Als erster Schritt wurde hierzu die E-Rechnung beschlossen, wobei der elektronische Rechnungsaustausch (E-Invoicing) zwischen Unternehmen und Behören (B2G) bereits länger existiert.

Einsatz von E-Rechnungen für B2B ist bald verpflichtend

Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetztes vom 22. März 2024 wird die Pflicht nun aber deutlich ausgeweitet: Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen aller Größenordnungen und Branchen in Deutschland – natürlich begleitet von Übergangsvorschriften bis 2027 – schrittweise die E-Rechnung einführen. Rein technisch betrachtet ist die E-Rechnung heute ein maschinenlesbarer Datensatz, meist im xml-Format, der für die automatisierte (und elektronische) Rechnungsverarbeitung entwickelt wurde. Und Achtung: Unter den Begriff der “sonstigen Rechnung” fallen dann künftig Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format wie etwa PDF, JPG, etc. übermittelt werden.

Auf einen Blick: Fristen und Vorgaben für die E-Rechnung in Deutschland

E-Rechnung ist essenziell für Order2Cash und Purchase2Pay

Fakt ist: Die Zeit drängt und die E-Rechnungspflicht zu ignorieren ist keine Option, da die gesetzliche Vorgabe bereits in immer mehr Ländern zur Realität und somit ein fester Bestandteil von Fakturierungsprozessen im Order-to-Cash- und im Purchase-to-Pay-Prozess wird. Spezielle Lösungen und Beratungsleistungen, etwa im mittelständischen Umfeld sind dafür dringend angeraten, um die vielen Vorschriften im öffentlichen und im privaten Sektor einhalten zu können.

Innovabee unterstützt bei E-Invoicing: vom Kick-off-Workshop über die Ist- und Soll-Analyse bis hin zur Umsetzung

Wie die aktuelle Lage zum Thema E-Rechnung aussieht, was Anwender unbedingt beachten müssen, welche SAP-Lösungen dafür bereitstehen – Stichwort Document Reporting and Compliance –, und wie Innovabee seine Kunden dabei unterstützt, die gesetzlichen Vorlagen mit jeweils passenden Umsetzungsstrategien und Lösungen umzusetzen, haben wir kurz und knapp zusammengefasst:

Checkliste: Die 5 wichtigsten Details zur E-Rechnung 

1. Ausgangslage & Analyse:

• • • Stand August 2024 müssen Unternehmen vorerst nur in der Lage sein, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Laut Bundesministerium der Finanzen ist es derzeit ausreichend, ein E-Mail-Postfach zur Verfügung zu stellen, um E-Rechnungen zu erhalten.
    • Aber: Die Beteiligten können abweichend hiervon andere elektronische Übermittlungswege vereinbaren. Es kommen neben dem Versand per EMail​ auch die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder ein Download über ein (Kunden-)Portal in Betracht.
    • Es wird kein konkretes Format vorgegeben, sondern nur eine Konformität mit der europäischen Norm EN 16931 verlangt. Strukturierte elektronische Formate, die davon abweichen, müssen allerdings die richtige und vollständige Extraktion der nach dem UstG erforderlichen Angaben aus der E-Rechnung in ein Format ermöglichen, das der Norm entspricht und mit ihr interoperabel ist.
    • Derzeit in Klärung ist noch, ob bereits etablierte elektronische Rechnungsformate wie zum Beispiel EDI-Verfahren wie EDIFACT für die elektronische Rechnungsstellung gemäß der Richtlinie 2014/55/EU genutzt werden können

2. B2B-Rechnungsszenarien & Dokumentenarten 

Ausgangsrechnungen 

• • • E-Kundenrechnungen:
      Einreichung per E-Mail, Erstellung Kundenrechnungen für Belege, die in einem anderem System erstellt wurden und die elektronisch an Empfänger übermittelt werden sollen
    • E-Bestellungen: Erstellung und E-Übermittlung 
    • Umsatzsteuer-Voranmeldung: Erstellung in der App „Run Statutory Reports“

Eingangsrechnungen

• • • E-Lieferantenrechnungen: Eingangsrechnungen können vom Lieferanten per E-Mail gesendet werden, wobei die Drittlösung von KPSC bspw. die Daten über einen Mail-Fetcher abgreift, in das genormte, elektronische Format umwandelt und sie anschließend in SAP einliest, um dort eine Eingangsrechnung zu erzeugen. Oder Unternehmen nutzen eine autorisierte Plattform (bspw. PEPPOL), über die der Lieferant die Rechnungsdaten bereitstellt. Auch hier wird dann über eine Drittlösung (bspw. die von KPSC) oder die BTP die Rechnungsdaten abgegriffen und in SAP eingelesen. 
    • E-Bestellungseingang: Empfang von E-Bestellungen von Lieferanten (entweder manuell oder via automatisierte Prozesse, was empfohlen wird)

3. Unterstützung von SAP Document and Reporting Compliance

• • • Mit SAP Document and Reporting Compliance lassen sich legale Anforderungen im Bereich der elektronischen Rechnung weltweit abdecken.
    • Die Lösung erzeugt und verarbeitet eine elektronische Rechnung im Backend-System (SAP ERP oder SAP S/4HANA), die wiederum über ein Cloud-Produkt (SAP Document and Reporting Compliance Cloud Edition) übertragen bzw. empfangen wird.
    • On-Premise bzw. Private-Cloud-Kunden können SAP DRC ebenfalls nutzen – Voraussetzung ist allerdings, dass sie die SAP Business Technology Platform (BTP) im Einsatz haben und sie, falls die Eingangsrechnungen über PEPPOL kommen, alternativ eine Drittlösung nutzen.
    • Aber: Um eingehende Belege weiterverarbeiten und verbuchen zu können, wird eine Dritt-Software benötigt. Wichtig ist hier zu prüfen, ob diese Software für den Umgang mit elektronischen Rechnungen im XML-Format geeignet ist.
    • Mit SAP Document and Reporting Compliance Cloud Edition profitieren insbesondere SAP-S/4HANA-Anwender von einem Tool, das sich optimal im Backend-System einfügt, um elektronische Rechnungen zu erzeugen.

4. Technische Umsetzung des (unter anderem auch deutschen) E-Invoicing-Prozesses

5. Technische und organisatorische Einrichtung & Besonderheiten mit Innovabee:

• • • Abhängig vom Ausgangssystem (On-Prem, Private Cloud, Public Cloud) richtet Innovabee die vom Kunden benötigten Anwendungsfälle ein.
    • Dafür nutzen wir beispielsweise schon seit vielen Jahren EDI- bzw. EDIFACT-Lösungen bei vielen Kunden. Aber auch ZUGFERD bzw. deren Format XRechnung wird genutzt, da dieses Format der geforderten EU-Norm entspricht und auch das Standard-Format bei z. B. ausgehenden Rechnungen ist
    • Die Rechnungen werden über die BTP verteilt, d.h. der ERP-Teil ist an die Plattform angeschlossen und je nach Anwendungsfall werden die Vorgänge ausgetauscht. Sofern erforderlich übernimmt die BTP auch die Kommunikation mit externen Systemen
    • Nationale Länderunterschiede bzw. unterschiedliche rechtliche Vorgaben werden immer vollumfänglich umgesetzt. Die von SAP zur Verfügung gestellten und von Innovabee implementierten Lösungen basieren immer auf den jeweiligen Anforderungen der Länder: Zum Beispiel sieht in Deutschland E-Invoicing anders aus als in Italien, wo jede Ausgangsrechnung ans Finanzamt übermittelt werden

Wichtige Zusatzinformationen für SAP-Anwender:

• Tabelle zu den einzelnen Ländern
• Deutschlandspezifische Informationen