IT-Auswahl: So finden Chemieunternehmen die richtige ERP-Lösung

Ein ERP-System unterstützt Unternehmen dabei, sämtliche Geschäftsprozesse einfach, effizient und IT-gestützt zu steuern. Das gilt für Unternehmen aller Größen und Branchen. Doch die Chemiebranche stellt besondere Anforderungen an eine Software für das Enterprise Resource Planning (ERP). Nicht nur, weil die sie eine der am stärksten von Regularien und gesetzlichen Vorgaben betroffenen Branchen ist. Sondern auch weil sie sehr spezifische Prozesse umfasst, die in anderen Industrien so nicht zum Tragen kommen. Bei der Auswahl einer neuen ERP-Lösung sollten diese Branchenanforderungen – wo immer möglich – in das Pflichtenheft miteinfließen. Ansonsten müssen sie über separate Speziallösungen umgesetzt werden – und das macht die IT-Landschaft eines Unternehmens unnötig komplex und den Datenaustausch aufwändig.

Abdeckung von Branchenanforderungen im Standard sorgt für höhere Effizienz

Neben Prozessen wie der Chargen- und Rezepturverwaltung, dem Proben- und Reklamationsmanagement oder dem Gefahrstoffmanagement gibt es eine Vielzahl weiterer Branchenanforderungen, die spezifisch für die Chemieindustrie sind. Funktionen für die Entsorgungsabrechnung, die Fassverwaltung und Chargenrückverfolgung, das Handling von Schüttgut oder ein Labor-Informations-Management-System (LIMS) sind wesentlich für einen sicheren und geregelten Geschäftsbetrieb in Chemieunternehmen. Umso wichtiger ist es, dass alle diese Branchenspezifika sicher und effizient abgedeckt werden.

ERP-Branchenlösungen kombinieren marktführende Software mit branchenspezifischen Funktionen

Sogenannte ERP-Branchenlösungen decken nicht nur die Standardgeschäftsprozesse eines Unternehmens wie Einkauf, Vertrieb, Materialwirtschaft oder Finanz- und Rechnungswesen ab, sondern auch die jeweiligen Besonderheiten der Branche. Dafür wird eine ERP-Standardsoftware um branchenspezifische Funktionen und Workflows erweitert. So entstehen passgenaue ERP-Branchenlösungen, die alle Geschäftsprozesse eines Chemieunternehmens – sowohl branchenspezifische als auch übergreifende – integriert abbilden.

Alle zentralen Geschäftsprozesse mit derselben ERP-Lösung steuern

Ein Beispiel für eine solche ERP-Branchenlösung ist die Software Innovachem. Die Lösung nutzt die Standardfunktionen der marktführenden ERP-Lösung SAP S/4HANA und ergänzt diese um branchenspezifische Schlüsselfunktionen, entwickelt von den Experten von Innovabee. Worin liegt nun aber der Vorteil einer solchen vorkonfigurierten Paketlösung? Zum einen lassen sich ERP-Branchenlösungen deutlich schneller einführen, weil Branchenanforderungen nicht der Lösung hinzugefügt werden, sondern Bestandteil der Software sind.

Sämtliche Abteilungen greifen auf dieselbe Datenbasis zurück

Zum anderen erhöht eine integrierte Branchenlösung auch die Effizienz der Abläufe, weil alle zentrale Geschäftsprozesse – von der Produktentwicklung über die Absatzplanung bis hin zum Qualitätsmanagement eng miteinander verzahnt sind und auf dieselbe Datenbasis zurückgreifen. Daten müssen also nicht in mehreren Systemen vorgehalten werden – was Prozesse ineffizient und fehleranfällig macht – oder zwischen unterschiedlichen Systemen, die über Schnittstellen miteinander verbunden sind, ausgetauscht werden.

ERP-System überwacht proaktiv die Compliance

„Informationen aus dem Gefahrgutmanagement sind beispielsweise essenziell für die Prozesse in der Logistik“, erläutert Markus Wandesleben, Experte für die Chemiebranche und Mitglied der Geschäftsleitung bei SAP-Partner Innovabee. „Wenn das Gefahrgutmanagement Teil des ERP-Systems ist wie bei Innovachem, weiß ich sofort und ohne Umwege, wie ich ein Produkt transportieren darf und welchen Transportbeschränkungen ich unterliege. Gleiches gilt für die Stoffmengenverfolgung oder das Rezepturmanagement. Wenn mir mein ERP-System alle Informationen darüber liefert, wieviel von einem chemischen Grundstoff ich einführen darf oder wann ich beim Erstellen einer neuen Rezeptur einen Grenzwert überschritten habe, ist das natürlich von Vorteil – noch dazu, wenn mich das System proaktiv darauf hinweist, wann ich handeln muss oder wenn ich Gefahr laufe, gesetzliche Grenzwerte zu überschreiten“, so der Experte.

SAP S/4HANA bietet Anwendern einen Überblick darüber, welche Ressourcen ausgelastet oder überlastet sind, so dass sie schnell auf kritische Situationen reagieren können.

SAP S/4HANA bietet Detailinformationen zu jedem Prozessauftrag und zusätzlich die für den Geschäftskontext relevanten Informationen.

In SAP S/4HANA können Sie Ihre Prüflose analysieren, zu denen bereits ein Verwendungsentscheid getroffen wurde.

Best Practices führender Chemieunternehmen fließen in die Branchenlösung ein

Aber kann eine solche Komplettlösung wirklich die mitunter sehr speziellen Anforderungen eines Chemieunternehmens abdecken oder ist man mit eigens für die Branche entwickelten Speziallösungen, beispielsweise einer Software für die Rezepturentwicklung oder einem Labor-Informations-Management-System (LIMS) nicht besser beraten? Markus Wandesleben gibt Entwarnung: „Eine Branchenlösung wie Innovachem basiert auf Best Practices – das gilt sowohl für die übergreifenden als auch für die chemiespezifischen Prozesse wie die VOC-Abwicklung, das Führen einer Gefahrstoffliste und die Gefahrstoffabwicklung. In die Entwicklung sind die Erfahrungen und Vorgehensweisen unzähliger Anwenderunternehmen aus der Chemiebranche eingeflossen. Unternehmen, die eine solche Branchenlösung nutzen, können unter Umständen ihre eigenen Prozesse sogar noch optimieren, wenn sie sich an den vorgegebenen Standards orientieren.“

Integration der ERP-Branchenlösung mit Speziallösungen ist weiterhin möglich

Zudem kann, wer sich für eine ERP-Branchenlösung entscheidet, auch weiterhin Speziallösungen nutzen. „Einige unserer Kunden haben sich beispielsweise entschieden, für die Erstellung von Sicherheitsdatenblättern und die Einstufung von Rohstoffen und Fertigprodukten als Gefahrstoff bzw. Gefahrgut weiterhin auf separate Lösungen zu setzen. Ideal ist es, wenn diese Speziallösungen trotz allem in das EHS-Management eines Unternehmens und damit in die ERP-Lösung integriert sind, um auch hier für effiziente Prozesse zu sorgen und doppelte Datenhaltung zu vermeiden.

Daten aus dem ERP-System werden für die Erstellung von Sicherheitsdatenblättern herangezogen

Denn im Modul EHS Management, das fester Bestandteil von ERP-Branchenlösungen wie Innovachem ist, werden die Spezifikationsdaten der chemischen Grundstoffe verwaltet. Sie werden für die Erstellung von Sicherheitsdatenblättern benötigt. Bei einer Integration beider Systeme übergibt das ERP-System die relevanten Daten an die externe Lösung. Dort wird sowohl das Sicherheitsdatenblatt erstellt als auch die Gefahrguteinstufung vorgenommen. Anschließend fließen die Daten aus dem Spezialsystem sowie das fertige Datenblatt und die dazugehörigen Gefahrstoffinformationen zurück ins ERP-System. Für diese Integration gibt es eine Standardschnittstelle von Innovabee mit vordefinierten Integrationsszenarien.

Die Spezifikationsdaten für die Erstellung von Sicherheitsdatenblättern stammen aus dem EHS Management.  

Redundantes Datenmanagement ist ineffizient, aufwändig und fehleranfällig

„Wir brauchen diese Daten wiederum im ERP-System zum Generieren der Gefahrgutstammsätze“, erklärt Markus Wandesleben. „Sie doppelt zu verwalten, ist ineffizient, aufwändig und fehleranfällig. Deshalb ist eine Integration der beiden Systeme unbedingt empfehlenswert – nicht zuletzt, weil eine Echtzeitsoftware wie Innovachem immer die jeweils aktuellsten Spezifikationsdaten an die Speziallösung übermittelt und umgekehrt die benötigten Informationen zur Gefahrguteinstufung in Echtzeit zurückgespielt bekommt.“

Produktion und Logistik profitieren besonders von enger Integration aller Bereiche

Diese Informationen werden in Innovachem im Modul EHS Management verwaltet und sind zentral für die Produktion und Logistik von chemischen Produkten. „Ein gutes ERP-System integriert die branchenspezifischen Prozesse wie die Gefahrguteinstufung nahtlos in die ERP-Prozesse, damit in Produktion und Logistik alles bekannt ist, was zur sachgemäßen Handhabung der Rohstoffe und Fertigprodukte wesentlich ist“, so Markus Wandesleben. Das gilt unabhängig davon, ob ein Unternehmen solche spezifischen Prozesse direkt in SAP umsetzt oder mit einer separaten Speziallösung – wichtig ist, dass die Systeme miteinander kommunizieren, denn diese enge Verzahnung macht ein Unternehmen wesentlich robuster und effizienter.

Ein mit Innovachem erstelltes Etikett enthält alle relevanten  Gefahrstoffdaten.

Kunden erwarten höhere Flexibilität und maßgeschneiderte Produkte

Eine ERP-Lösung für mittelständische Fertiger aus der Chemieindustrie sollte aber nicht nur die Anforderungen der Branche und des Gesetzgebers umsetzen, sondern auch die Notwendigkeiten des Marktes. Denn Kunden von Chemieunternehmen verlangen heute zunehmend Komplettlösungen statt einzelner Erzeugnisse, das heißt: vollständige Pakete aus maßgeschneiderten Produkten, Beratung und Service. Kürzere Innovations- und Produktlebenszyklen und die zunehmende Individualisierung von Produkten setzen Chemiehersteller zusätzlich unter Druck.

Digitalisierte Prozesse erleichtern die Fertigung kundenindividueller Produkte

All diese Veränderungen zwingen die Chemieunternehmen, ihre Prozesse zum Teil grundlegend anzupassen. Individuelle Rezepturen, kleinere Losgrößen, kundenspezifische Verpackungen, eine flexiblere Produktionstechnik und neue Abläufen in Vertrieb und Auftragsabwicklung sind sichtbare Folgen dieser zunehmenden Flexibilisierung und Individualisierung. Umsetzen lassen sich solche neuen Anforderungen nur mit einer hochgradig effizienten und vor allem digitalisierten Produktentwicklung und Produktionsplanung.

Effiziente Planung von Materialbedarf und Produktion auf Basis von Echtzeitdaten

Eine ERP-Lösung sollte diese Prozesse einerseits so weit wie möglich digitalisieren und automatisieren und auf der anderen Seite miteinander verzahnen. Denn nur wenn die Produktentwicklung, Absatzplanung und die eigentliche Produktion integriert sind, lassen sich solche kundenspezifischen Aufträge kostendeckend umsetzen. „Eine effiziente Verplanung der Anlagen für das Mischen und Abfüllen mit PP/DS (Production Planning & Detailed Scheduling (PP/DS) ist ein Muss. Dasselbe gilt für die Absatz- und Kostenplanung. Nur wer hier über volle Transparenz und integrierte Prozesse verfügt, kann seinen Materialbedarf und seine Produktion effizient planen“, so Markus Wandesleben.

Enge Verzahnung von Planung und Produktion sorgt für optimale Auslastung

Innovachem beispielsweise verfügt sowohl über eine integrierte Fein- und Kapazitätsplanung als auch über Funktionen für die Finanz- und Absatzplanung und bildet alle für die Produktentwicklung, Absatzplanung und die Produktionsplanung zentralen Prozesse integriert ab. Um eine noch effizientere Produktion zu ermöglichen, wird die Lösung bei Bedarf direkt an die Produktionsanlagen angebunden. Über entsprechende Schnittstellen und Integrationstools kommunizieren so also auch das ERP-System und die Maschinen miteinander.

Fazit: Chemieunternehmen aus dem Mittelstand sollten über eine ERP-Lösung verfügen, die – wo immer sinnvoll und möglich – Branchenanforderungen bereits im Standard abdeckt, um aufwändige Zusatzprogrammierungen und Schnittstellen zu vermeiden. Wo zusätzlich Speziallösungen zum Einsatz kommen, sollten diese eng in die ERP-Prozesse integriert sein und so effizient wie möglich miteinander kommunizieren. Nicht zuletzt ist es sinnvoll, zentrale Prozesse mithilfe der IT soweit wie möglich zu automatisieren und zu digitalisieren, um den gestiegenen Kundenanforderungen nicht nur qualitativ gerecht zu werden, sondern sie auch so effizient wie möglich umzusetzen.

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