„RISE with SAP“ bei Follmann: Von SAP ERP direkt in die Cloud

Innovation ist für die Follmann GmbH mehr als nur ein Schlagwort. Als Hersteller von Spezialchemikalien für die verarbeitende Industrie sowie für Abdichtungssysteme und Markierungswerkstoffe für den Baubereich stehen für den Mittelständler Neuentwicklungen auf der Tagesordnung. Auch die Follmann GmbH muss – um wettbewerbsfähig zu bleiben – neue Auflagen im Zuge des Green Deals erfüllen und gleichzeitig Innovationen und die Digitalisierung im Unternehmen vorantreiben.

ERP-Altlösung war stark angepasst und nicht mehr releasefähig

Mit diesem Anspruch konnte die IT des Unternehmens nicht mehr mithalten. „Unser ERP-System war in die Jahre gekommen“, erinnert sich Wilhelm Lange, IT-Leiter bei Follmann. „Zudem hatten wir zahlreiche Anpassungen an Bord, sodass die Releasefähigkeit des Systems in Frage gestellt war. Wir hätten beträchtliche Reinvestitionen tätigen müssen, um die eigene Basis-Infrastruktur technologisch auf den aktuellen Stand zu bringen.“

Follmann entschied sich daher, frühzeitig von seinem bestehenden SAP ERP-System auf SAP S/4HANA zu migrieren, um von den Vorteilen der aktuellsten SAP-Lösung zu profitieren. Zeitgleich mit der Conversion wollte das Unternehmen sein ERP-System in die Cloud verlegen. „Unsere Geschäftsführung verfolgt eine ganz klare Cloud-Strategie – alle Anwendungen sollen mittelfristig über die Cloud bezogen werden“, erklärt Wilhelm Lange. Entsprechend gut vorbereitet ging der Chemiehersteller in die Conversion. Follmann hat sich dabei eng an den „5 steps 2 S/4HANA“ von Innovabee orientiert. „Die Methodik war unser roter Faden für das Projekt“, so Wilhelm Lange, „nicht zuletzt weil uns der pragmatische und schlanke Ansatz von Innovabee überzeugt hat.“

„Unsere Geschäftsführung verfolgt eine ganz klare Cloud-Strategie – alle Anwendungen sollen mittelfristig über die Cloud bezogen werden.“

Auf die technische Migration folgt die Prozessoptimierung

Follmann hat sich dabei bewusst für ein zweistufiges Vorgehen entscheiden: „Wir haben zunächst die technische Migration umgesetzt und dabei unsere bestehenden Prozesse in das neue System übernommen“, erklärt Wilhelm Lange. Bereits die technische Migration bringt Verbesserungen mit sich und trägt dazu bei, die Architektur zu vereinfachen. „In einem zweiten Schritt wollen wir die Prozessverbesserungen angehen, die sich uns mit der Nutzung von SAP S/4HANA Cloud bieten.“ Dafür erstellt Follmann derzeit eine Roadmap, die aufzeigen soll, wo es sich lohnt, bestehende Prozesse nachträglich anzupassen. „Der SAP Pathfinder und der SAP Fiori Apps Recommendations Report leisten uns dabei wertvolle Dienste“, so der IT-Leiter.

Roadmap dient als Grundlage für Optimierungsprojekte

Florian Häußler, CEO von Innovabee, empfiehlt das Vorgehen von Follmann auch anderen Kunden: „Das zweistufige Vorgehen nimmt Brisanz aus der eigentlichen Conversion, weil die Unternehmen sich zunächst auf die Technik konzentrieren können.“ Und noch einen weiteren Vorteil hat dieses Vorgehen: „Wir binden alle Fachabteilungen in die Roadmap-Definition ein“, erklärt Wilhelm Lange. „Sie können also die Prozessänderungen aktiv mitgestalten. Das erhöht die Akzeptanz für solche Änderungen.“

Auch wenn die Umsetzung der Roadmap noch aussteht, gibt es auch heute schon zahlreiche Verbesserungen für Follmann. Da ist zunächst der deutliche Performance-Gewinn durch den Wechsel auf die HANA-Technologie. „Das macht sich vor allem in den Batch-Läufen bemerkbar“, so Wilhelm Lange. „Früher konnten wir einen MRP-Lauf alle 3 Stunden starten – heute läuft er 3-mal pro Stunde.“

„Die Methodik 5 steps 2 S/4HANA war unser roter Faden für das Projekt, nicht zuletzt weil uns der pragmatische und schlanke Ansatz von Innovabee überzeugt hat.“

Product Compliance und Enterprise Warehouse Management sind in SAP S/4HANA verfügbar

Daneben machen sich auch die mit SAP S/4HANA neu verfügbaren Funktionen bezahlt. „Die Themen Product Compliance und EH&S haben wir vorher separat gelöst. Mit SAP S/4HANA sind sie im Standard verfügbar“, so Wilhelm Lange. Auch das Modul Extended Warehouse Management (SAP EWM) ist integrierter Bestandteil der neuen Lösung. „Nachdem wir erfolgreich auf S/4HANA migriert haben, führen wir aktuell auch das Modul S/4HANA EWM als Kernmodul ein, um damit die gesamte Supply-Chain-Kette zu optimieren und weitere Cloud-Dienste zu nutzen.“

Mit der Conversion hat Follmann außerdem neue Add-ons für die Zoll- und Präferenzabwicklung und die Eingangsrechnungsverarbeitung eingeführt. „Die vorhandenen Zusatzlösungen waren nicht HANA-kompatibel und mussten ersetzt werden. Das hat der gesamten Installation sehr gutgetan, denn das waren ohnehin Altlasten“, so der IT-Leiter. „Die neuen Add-ons der xSuite Group und von AEB sind funktional deutlich ausgereifter, nutzen die FIORI-Oberflächen und sind unter HANA-Bedingen wesentlich besser integriert als die Altlösungen.“

„Nachdem wir erfolgreich auf S/4HANA migriert haben, führen wir aktuell auch das Modul S/4HANA EWM als Kernmodul ein, um damit die gesamte Supply-Chain-Kette zu optimieren und weitere Cloud-Dienste zu nutzen.“ ​

Individualprogrammierungen sind mit SAP S/4HANA die Ausnahme

Nicht nur bei den Zusatzlösungen hat sich Follmann stärker an den SAP-Standard angenähert. Auch die Individualprogrammierungen direkt im ERP-System hat das Unternehmen auf den Prüfstand gestellt. „Der Custom Code Check hat uns dabei wichtige Dienste geleistet. Vor allem in den Bereichen WM und PP-PI haben wir vieles zurückgebaut – in der Folge laufen die Prozesse heute dort viel besser“, freut sich der IT-Leiter. Mit der Annäherung an den Standard hat Follmann sein ERP-System auch wieder releasefähig gemacht. „Jeder, der eine Migration macht, sollte das Projekt nutzen, um seine Individualprogrammierungen zu prüfen. Sehr viele Anpassungen haben sich mit der Zeit erledigt, weil sie inzwischen im Standard verfügbar sind“, so sein Fazit.

Bei der Prüfung der neuen Funktionalitäten kam Follmann die Erfahrung der Innovabee-Berater zugut. „Wenn man die Simplification List mit ihren knapp 1.000 Seiten durcharbeiten will, kann man sich in der Fülle der Funktionen verlieren“, so Wilhelm Lange. „Die Berater von Innovabee haben das wunderbar für uns aufbereitet und uns auf die für uns relevanten Punkte hingewiesen. Dadurch haben wir sehr viel Zeit gespart.“

RISE with SAP ermöglicht die Nutzung von SAP S/4HANA in der Azure Cloud

Auch beim Wechsel in die Cloud hat Innovabee als SAP Cloud Focus Partner kompetent unterstützt. Zunächst ist Follmann mithilfe eines Infrastrukturanbieters in die Azure Cloud gewechselt. Als dann RISE with SAP auf den Markt kam – das die Nutzung von SAP S/4HANA Cloud in der Azure Cloud ermöglicht – hat sich der Mittelständler nachträglich für das neue Bundle der SAP entschieden. Nicht zuletzt weil das Unternehmen hier alle gewünschten Lösungen und Services aus einer Hand erhält und mit der SAP nur noch einen einzigen Vertragspartner hat. Den Ausschlag gab aber sicherlich die TCO-Kalkulation von Innovabee. Mit dem Wechsel auf RISE und damit auf ein neues Lizenzmodell  kann Follmann IT-Kosten von bis zu 1 Million Euro innerhalb der nächsten 5 Jahre sparen.

Nicht nur beim Thema Cloud ERP, auch bei der Nutzung des neuen Fiori-Launchpads ist Follmann Vorreiter. 65 Prozent der Anmeldungen laufen heute schon über das Launchpad – auch weil in vielen Bereichen wie beispielsweise in der Instandhaltung das Launchpad dem SAP GUI deutlich überlegen ist. „Dort, wo wir das Launchpad im Einsatz haben, ist die Usability ungleich höher“, erklärt Wilhelm Lange.

„Jeder, der eine Migration macht, sollte das Projekt nutzen, um seine Individualprogrammierungen zu prüfen. Sehr viele Anpassungen haben sich mit der Zeit erledigt, weil sie inzwischen im Standard verfügbar sind.“

Fiori-Launchpad und Apps machen sich bezahlt

Auch das Thema Embedded Reporting birgt viele Chancen. „Das sind schon Punkte, wegen derer es sich lohnt, von Anfang an das Launchpad zu nutzen“, so Wilhelm Lange. Die analytischen Fiori-Apps bringen in allen Abteilungen einen echten Mehrwert. Daneben profitiert der Mittelständler von einer Anbindung an das ebenfalls im Einsatz befindliche SAP Success Factors. „Mit SAP S/4HANA Cloud tut man sich beim Thema Integration ungleich leichter“, so Wilhelm Lange. Dazu trägt vor allem die Business Technology Platform (BTP) bei, dank derer sich S/4HANA Cloud und Success Factors einfach verbinden lassen. Neben Schnittstellen lassen sich auch Weiterentwicklungen und die Integration verschiedener Subsysteme – darunter SAP- und Non-SAP-Lösungen – damit realisieren. Die BTP und die Integration Suite bieten alle notwendigen Tools, um eine Multi-Cloud-Umgebung effizient zu betreiben.

Andere Punkte, wie die integrierte Produktions- und Feinplanung mit PP/DS hat Follmann zunächst einmal zurückgestellt. „Unsere Fachabteilungen haben gesagt: Wir brauchen das nicht sofort – deswegen haben wir das Thema von der Agenda genommen, um im Zeitplan zu bleiben und werden es im Anschluss wieder aufgreifen.“ Bis es so weit ist, erfüllt die grafische Plantafel in SAP S/4HANA alle Anforderungen von Follmann an die Planung.

„Neben den bisher schon erzielten Verbesserungen sehen wir den großen Vorteil von ‚RISE with SAP‘ darin, die Basis für weitere Projekte gelegt zu haben. Im Zuge des Projekts, aber auch bei der Erstellung haben wir gesehen: Man kann unheimlich viel draus machen.“

Follmann zeigt sich konsequent in der Planung und agil in der Umsetzung

„Dieser Pragmatismus ist aus meiner Sicht eine der großen Stärken von Follmann“, meint Florian Häußler. Auch Wilhelm Lange ist fest davon überzeugt, dass man zwar eine solide Planung braucht, aber auch die notwendige Agilität, um ein solches Projekt zum Erfolg zu führen. „Wir haben die Methodik ‚5 steps 2 S/4HANA‘ konsequent umgesetzt. Aber immer wenn wir festgestellt haben, hier gibt es einen potenziellen Showstopper, haben wir eine pragmatische Lösung gefunden.“

Pragmatisch geht es auch weiter: Im Sommer soll die Roadmap-Phase abgeschlossen sein und Follman beginnt mit der Umsetzung weiterer Optimierungspotenziale und mit der Einführung weiterer Apps. „Wenn man die Nutzenpotenziale von SAP S/4HANA Cloud heben will, muss man nach der eigentlichen Conversion auch die Prozesse und die Systemlandschaft anpacken“, erklärt Florian Häußler.

Follmann will das volle Potenzial von SAP S/4HANA ausnutzen

Schon heute nutzt das Unternehmen SAP S/4HANA in einer Tiefe wie kaum ein anderes Unternehmen: Sämtliche Standardmodule werden genutzt, dazu die genannten Add-ons für die Eingangsrechnungsverarbeitung und die Zollabwicklung. 390 User arbeiten über alle elf Standorte hinweg mit der Cloud-Lösung. Auf der Liste der anstehenden Projekte steht die Einführung von Advanced ATP. „Neben den bisher schon erzielten  Verbesserungen sehen wir den großen Vorteil von ‚RISE with SAP‘ darin, die Basis für weitere Projekte gelegt zu haben. Im Zuge des Projekts, aber auch bei der Erstellung haben wir gesehen: Man kann unheimlich viel draus machen.“

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