FRISCHEkick: MAXIM Markenprodukte nutzt SAP S/4HANA für sein IT-Facelift

Die Produkte von MAXIM Markenprodukte finden sich querbeet als Handelsmarken bzw. Eigenmarken in den Regalen großer Supermarktketten und Discounter: Dazu zählen die unterschiedlichsten Pflege- und Kosmetikartikel im Bereich Natur- und dekorative Kosmetik, aber auch Gesichts-, Körper- und Haarpflege sowie Sonnenpflege, Oral Care, Düfte und freiverkäufliche Arzneimittel (OTC-Produkte) gehören inzwischen zum umfangreichen Produktportfolio.

Vom Rohstoff bis zur Auslieferung: MAXIM hat seine Wertschöpfungskette in die eigene Hand genommen

Gegründet wurde das Unternehmen mit Firmensitz in Pulheim 1980, mittlerweile produzieren ca. 1.700 Mitarbeitende an sechs Standorten in vier Ländern mehr als 500 Mio. hochqualitative Produkte jährlich. Die Maxime dabei lautet seit jeher: Höchster Anspruch an Qualität und ein faires Preis-/Leistungsverhältnis, das sich jeder leisten kann. Für sein vertikalisiertes Angebot hat MAXIM die gesamte Wertschöpfungskette in die eigene Hand genommen: Dazu zählt ein großer Maschinenpark, der Aufbau weiterer Unternehmen sowie ein eigenes wissenschaftliches Labor pro Standort.

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Höchste Ansprüche an Qualität, Umwelt und Sicherheit

„Wir sehen uns selbst als Wachstumstreiber im Bereich Personal Care und verfolgen stetig unsere Vision als ein führender Anbieter von Pflege- und Kosmetikartikeln“, sagt Tomas Hösch, Leiter SAP-Organisation und Projekt-Management bei MAXIM Markenprodukte. „Hinzu kommt, dass wir all unsere Produkte zu den höchsten Qualitäts-, Umwelt- und Sicherheitsstandards anbieten und dafür alle Stufen der Wertschöpfungskette, von den Rohstoffen über die Produktion bis hin zum Endverbraucher, in der Hand haben.“

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Für diesen werteorientierten, respektvollen Umgang sowie die kontinuierliche Optimierung erstens des Ressourceneinsatzes und zweitens der darauffolgenden Produktionsprozesse ist ein modernes und zukunftsfähiges IT-System die entscheidende Ingredienz – vor allem, wenn ein Unternehmen wie MAXIM stetig weiterwächst. Und was war hier naheliegender, als sich für eine ERP-Lösung zu entscheiden, die – neben all den technologischen Finessen – automatisch auch Struktur und Zuverlässigkeit ins Unternehmen bringt.

Dreistufiger SAP-S/4HANA-Go-live: Finance & Controlling (FI/CO) machten den Anfang

„SAP S/4HANA gemeinsam mit Innovabee als Partner umzusetzen, hat auf uns den besten Eindruck gemacht, denn damit kam unter anderem auch die dringend notwendige Branchen- und Prozessexpertise quasi automatisch mit an Bord“, sagt Tomas Hösch. Ein weiterer wesentlicher Faktor für die Entscheidung für Innovabee war zudem, dass die S/4HANA-Live-Demo bei MAXIM sehr gut ankam und alle Fragen bestens beantwortet werden konnten als auch, dass der SAP-Partner bei der Konkurrenz bereits einige ähnliche Projekte erfolgreich umgesetzt hatte. Nach einer Vorauswahlphase startete das S/4HANA-Projekt bei MAXIM mit drei geplanten und gestaffelten Go-lives. Diese betrafen die drei Werke an den Standorten Pulheim (Deutschland), Forbach (Frankreich) und Echternach (Luxemburg).

In Teil eins des Gesamtprojekts stand die Modernisierung von Finance/Controlling (FI/CO) auf der Agenda. „Vor SAP S/4HANA waren unsere Mitarbeitenden oftmals händisch im System unterwegs, haben beispielsweise aufwändig und zeitintensiv Belege korrigieren müssen“, sagt Tomas Hösch. Nach dem Go-live der FI/CO-Module– Teil eins des dreistufigen Projekts – war der Nutzen für die Mitarbeitenden dann schnell offensichtlich: „Weniger manueller Aufwand, mehr Automatisierung und insgesamt mehr Zuverlässigkeit und Professionalität innerhalb unserer Abläufe“, fasst der SAP-Experte die aktuelle Situation und auch die langfristigen Ziele für die Zukunft zusammen.

In die SAP-Welt geholt: Vertrieb und Fertigwarenlogistik ziehen ebenfalls auf S/4HANA um

Um künftig die Vertriebsprozesse zu optimieren als auch von besser nachvollziehbaren Prozessen zwischen Vertrieb und Logistik profitieren zu können, wurden in Schritt zwei Vertrieb und Vertriebslogistik auf den neuesten Stand der SAP-Technologie gebracht. Der Fokus lag hier allerdings zunächst nur auf den Fertigwaren. Alle anderen Materialstammdaten, die Produktionsplanung, die Produktion und der Einkauf befanden sich noch im Vorsystem. „Bei der Übertragung des Fertigwarenbestandes vom Altsystem in das neue SAP-Produktionssystem hat uns Innovabee mit einem effizienten und automatisierten Schnittstellenprozess sehr gut unterstützt“, erinnert sich Tomas Hösch.

Branchenexperte Innovabee bildet standortübergreifende Werksplanung auf Basis von SAP S/4HANA ab

Eine große Herausforderung war die geografische Verteilung der betroffenen Werke – drei Standorte in drei Ländern – sowie deren Vernetzung. Dies verlangte allen Beteiligten viel Know-how ab, denn schließlich werden bei MAXIM Waren nicht nur zwischen Werken, sondern auch zwischen verschiedenen Ländern hin- und herbewegt. „Und genau an dieser Stelle haben sich das Know-how und die Expertise von Innovabee bewährt, die diese komplexen Prozesse und Auswertungen teils auch durch Anpassungen 1:1 ins System brachten“, erinnert sich der Leiter SAP-Organisation.

Das betraf unter anderem auch das Thema Verfügbarkeitsprüfung, denn bis dato war nicht ersichtlich gewesen, was wo in welchem Werk in welcher Menge vorhanden war. „Eine weitere Herausforderung waren die Stammdaten“, erinnert sich Tomas Hösch. „Hier mussten wir zunächst das Bewusstsein bei allen Kolleginnen und Kollegen schaffen, dass Stammdaten das A und O für einen reibungslosen IT-Betrieb und auch für eine Migration sind. Im Nachgang betrachtet hätten wir hier schon viel früher im Projekt die betroffenen Mitarbeitenden eng einbinden und auch praktisch mit den neuen Tools und Masken arbeiten lassen sollen, damit von Beginn an zusammenwächst, was zusammengehört.“

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MAXIM und die neue ERP-Welt

Zum ersten Februar 2024 erfolgte in Schritt drei die Einführung der restlichen Supply-Chain-Funktionalitäten: Seither arbeitet Maxim nun vollumfänglich mit den Modulen FI/CO, Sales & Distribution (SD) inkl. Absatzplanung, den SAP-Logistikmodulen Logistics Execution (LE) und Warehouse Management (WM), Material Management (MM), Production Planning (PP), Quality Management (QM) sowie diversen Schnittstellen zum Hochregallager in Luxemburg als auch externen Speditionen. Für das Archiv kommt DocuWare zum Einsatz, das sich via Schnittstelle ebenfalls an das neue ERP-System einbinden ließ. Eine weitere Anbindung von Drittsystemen in der Produktion ist für das zweite Quartal 2024 geplant.

„Insgesamt sind wir sehr zufrieden mit dem neuen SAP-S/4HANA-System sowie der Expertise und den Best Practices, die Innovabee mit in unser Unternehmen gebracht hat“, fasst Tomas Hösch zusammen. „Beim letzten Go-Live war in jedem unserer Werke ein Projektleiter mit vor Ort, die Kommunikation war immer ausgezeichnet und auch der Mix aus erfahrenen Innovabee-Kollegen mit jüngeren hat immer wieder einen frischen Wind und Blick auf das Projekt gebracht.“

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