FRISCHEkick: MAXIM Markenprodukte nutzt SAP S/4HANA für sein IT-Facelift

Die Pro­duk­te von MAXIM Mar­ken­pro­duk­te fin­den sich quer­beet als Han­dels­mar­ken bzw. Eigen­mar­ken in den Rega­len gro­ßer Super­markt­ket­ten und Dis­coun­ter: Dazu zäh­len die unter­schied­lichs­ten Pfle­ge- und Kos­me­tik­ar­ti­kel im Bereich Natur- und deko­ra­ti­ve Kos­me­tik, aber auch Gesichts‑, Kör­per- und Haar­pfle­ge sowie Son­nen­pfle­ge, Oral Care, Düf­te und frei­ver­käuf­li­che Arz­nei­mit­tel (OTC-Pro­duk­te) gehö­ren inzwi­schen zum umfang­rei­chen Pro­dukt­port­fo­lio.

Vom Rohstoff bis zur Auslieferung: MAXIM hat seine Wertschöpfungskette in die eigene Hand genommen

Gegrün­det wur­de das Unter­neh­men mit Fir­men­sitz in Pul­heim 1980, mitt­ler­wei­le pro­du­zie­ren ca. 1.700 Mit­ar­bei­ten­de an sechs Stand­or­ten in vier Län­dern mehr als 500 Mio. hoch­qua­li­ta­ti­ve Pro­duk­te jähr­lich. Die Maxi­me dabei lau­tet seit jeher: Höchs­ter Anspruch an Qua­li­tät und ein fai­res Preis-/Leis­tungs­ver­hält­nis, das sich jeder leis­ten kann. Für sein ver­ti­ka­li­sier­tes Ange­bot hat MAXIM die gesam­te Wert­schöp­fungs­ket­te in die eige­ne Hand genom­men: Dazu zählt ein gro­ßer Maschi­nen­park, der Auf­bau wei­te­rer Unter­neh­men sowie ein eige­nes wis­sen­schaft­li­ches Labor pro Stand­ort.

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Höchste Ansprüche an Qualität, Umwelt und Sicherheit

„Wir sehen uns selbst als Wachs­tums­trei­ber im Bereich Per­so­nal Care und ver­fol­gen ste­tig unse­re Visi­on als ein füh­ren­der Anbie­ter von Pfle­ge- und Kos­me­tik­ar­ti­keln“, sagt Tomas Hösch, Lei­ter SAP-Orga­ni­sa­ti­on und Pro­jekt-Manage­ment bei MAXIM Mar­ken­pro­duk­te. „Hin­zu kommt, dass wir all unse­re Pro­duk­te zu den höchs­ten Qualitäts‑, Umwelt- und Sicher­heits­stan­dards anbie­ten und dafür alle Stu­fen der Wert­schöp­fungs­ket­te, von den Roh­stof­fen über die Pro­duk­ti­on bis hin zum End­ver­brau­cher, in der Hand haben.“

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Für die­sen wer­te­ori­en­tier­ten, respekt­vol­len Umgang sowie die kon­ti­nu­ier­li­che Opti­mie­rung ers­tens des Res­sour­cen­ein­sat­zes und zwei­tens der dar­auf­fol­gen­den Pro­duk­ti­ons­pro­zes­se ist ein moder­nes und zukunfts­fä­hi­ges IT-Sys­tem die ent­schei­den­de Ingre­di­enz – vor allem, wenn ein Unter­neh­men wie MAXIM ste­tig wei­ter­wächst. Und was war hier nahe­lie­gen­der, als sich für eine ERP-Lösung zu ent­schei­den, die – neben all den tech­no­lo­gi­schen Fines­sen – auto­ma­tisch auch Struk­tur und Zuver­läs­sig­keit ins Unter­neh­men bringt.

Dreistufiger SAP‑S/4HANA-Go-live: Finance & Controlling (FI/CO) machten den Anfang

„SAP S/4HANA gemein­sam mit Inno­v­a­bee als Part­ner umzu­set­zen, hat auf uns den bes­ten Ein­druck gemacht, denn damit kam unter ande­rem auch die drin­gend not­wen­di­ge Bran­chen- und Pro­zess­exper­ti­se qua­si auto­ma­tisch mit an Bord“, sagt Tomas Hösch. Ein wei­te­rer wesent­li­cher Fak­tor für die Ent­schei­dung für Inno­v­a­bee war zudem, dass die S/4HA­NA-Live-Demo bei MAXIM sehr gut ankam und alle Fra­gen bes­tens beant­wor­tet wer­den konn­ten als auch, dass der SAP-Part­ner bei der Kon­kur­renz bereits eini­ge ähn­li­che Pro­jek­te erfolg­reich umge­setzt hat­te. Nach einer Vor­auswahl­pha­se star­te­te das S/4HA­NA-Pro­jekt bei MAXIM mit drei geplan­ten und gestaf­fel­ten Go-lives. Die­se betra­fen die drei Wer­ke an den Stand­or­ten Pul­heim (Deutsch­land), For­bach (Frank­reich) und Ech­ter­nach (Luxem­burg).

In Teil eins des Gesamt­pro­jekts stand die Moder­ni­sie­rung von Finance/Controlling (FI/CO) auf der Agen­da. „Vor SAP S/4HANA waren unse­re Mit­ar­bei­ten­den oft­mals hän­disch im Sys­tem unter­wegs, haben bei­spiels­wei­se auf­wän­dig und zeit­in­ten­siv Bele­ge kor­ri­gie­ren müs­sen“, sagt Tomas Hösch. Nach dem Go-live der FI/­CO-Modu­le– Teil eins des drei­stu­fi­gen Pro­jekts – war der Nut­zen für die Mit­ar­bei­ten­den dann schnell offen­sicht­lich: „Weni­ger manu­el­ler Auf­wand, mehr Auto­ma­ti­sie­rung und ins­ge­samt mehr Zuver­läs­sig­keit und Pro­fes­sio­na­li­tät inner­halb unse­rer Abläu­fe“, fasst der SAP-Exper­te die aktu­el­le Situa­ti­on und auch die lang­fris­ti­gen Zie­le für die Zukunft zusam­men.

In die SAP-Welt geholt: Vertrieb und Fertigwarenlogistik ziehen ebenfalls auf S/4HANA um

Um künf­tig die Ver­triebs­pro­zes­se zu opti­mie­ren als auch von bes­ser nach­voll­zieh­ba­ren Pro­zes­sen zwi­schen Ver­trieb und Logis­tik pro­fi­tie­ren zu kön­nen, wur­den in Schritt zwei Ver­trieb und Ver­triebs­lo­gis­tik auf den neu­es­ten Stand der SAP-Tech­no­lo­gie gebracht. Der Fokus lag hier aller­dings zunächst nur auf den Fer­tig­wa­ren. Alle ande­ren Mate­ri­al­stamm­da­ten, die Pro­duk­ti­ons­pla­nung, die Pro­duk­ti­on und der Ein­kauf befan­den sich noch im Vor­sys­tem. „Bei der Über­tra­gung des Fer­tig­wa­ren­be­stan­des vom Alt­sys­tem in das neue SAP-Pro­duk­ti­ons­sys­tem hat uns Inno­v­a­bee mit einem effi­zi­en­ten und auto­ma­ti­sier­ten Schnitt­stel­len­pro­zess sehr gut unter­stützt“, erin­nert sich Tomas Hösch.

Branchenexperte Innovabee bildet standortübergreifende Werksplanung auf Basis von SAP S/4HANA ab

Eine gro­ße Her­aus­for­de­rung war die geo­gra­fi­sche Ver­tei­lung der betrof­fe­nen Wer­ke – drei Stand­or­te in drei Län­dern – sowie deren Ver­net­zung. Dies ver­lang­te allen Betei­lig­ten viel Know-how ab, denn schließ­lich wer­den bei MAXIM Waren nicht nur zwi­schen Wer­ken, son­dern auch zwi­schen ver­schie­de­nen Län­dern hin- und her­be­wegt. „Und genau an die­ser Stel­le haben sich das Know-how und die Exper­ti­se von Inno­v­a­bee bewährt, die die­se kom­ple­xen Pro­zes­se und Aus­wer­tun­gen teils auch durch Anpas­sun­gen 1:1 ins Sys­tem brach­ten“, erin­nert sich der Lei­ter SAP-Orga­ni­sa­ti­on.

Das betraf unter ande­rem auch das The­ma Ver­füg­bar­keits­prü­fung, denn bis dato war nicht ersicht­lich gewe­sen, was wo in wel­chem Werk in wel­cher Men­ge vor­han­den war. „Eine wei­te­re Her­aus­for­de­rung waren die Stamm­da­ten“, erin­nert sich Tomas Hösch. „Hier muss­ten wir zunächst das Bewusst­sein bei allen Kol­le­gin­nen und Kol­le­gen schaf­fen, dass Stamm­da­ten das A und O für einen rei­bungs­lo­sen IT-Betrieb und auch für eine Migra­ti­on sind. Im Nach­gang betrach­tet hät­ten wir hier schon viel frü­her im Pro­jekt die betrof­fe­nen Mit­ar­bei­ten­den eng ein­bin­den und auch prak­tisch mit den neu­en Tools und Mas­ken arbei­ten las­sen sol­len, damit von Beginn an zusam­men­wächst, was zusam­men­ge­hört.“

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MAXIM und die neue ERP-Welt

Zum ers­ten Febru­ar 2024 erfolg­te in Schritt drei die Ein­füh­rung der rest­li­chen Sup­p­ly-Chain-Funk­tio­na­li­tä­ten: Seit­her arbei­tet Maxim nun voll­um­fäng­lich mit den Modu­len FI/CO, Sales & Dis­tri­bu­ti­on (SD) inkl. Absatz­pla­nung, den SAP-Logis­tik­mo­du­len Logi­stics Exe­cu­ti­on (LE) und Warehouse Manage­ment (WM), Mate­ri­al Manage­ment (MM), Pro­duc­tion Plan­ning (PP), Qua­li­ty Manage­ment (QM) sowie diver­sen Schnitt­stel­len zum Hoch­re­gal­la­ger in Luxem­burg als auch exter­nen Spe­di­tio­nen. Für das Archiv kommt Docu­Wa­re zum Ein­satz, das sich via Schnitt­stel­le eben­falls an das neue ERP-Sys­tem ein­bin­den ließ. Eine wei­te­re Anbin­dung von Dritt­sys­te­men in der Pro­duk­ti­on ist für das zwei­te Quar­tal 2024 geplant.

„Ins­ge­samt sind wir sehr zufrie­den mit dem neu­en SAP‑S/4HA­NA-Sys­tem sowie der Exper­ti­se und den Best Prac­ti­ces, die Inno­v­a­bee mit in unser Unter­neh­men gebracht hat“, fasst Tomas Hösch zusam­men. „Beim letz­ten Go-Live war in jedem unse­rer Wer­ke ein Pro­jekt­lei­ter mit vor Ort, die Kom­mu­ni­ka­ti­on war immer aus­ge­zeich­net und auch der Mix aus erfah­re­nen Inno­v­a­bee-Kol­le­gen mit jün­ge­ren hat immer wie­der einen fri­schen Wind und Blick auf das Pro­jekt gebracht.“

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