Gestalter der Zukunft: Die Schlüsselrolle von Key Usern für erfolgreiche SAP-Cloud-ERP-Projekte

Die Tech­no­lo­gie ist das eine, der Mensch wie so oft das ande­re. Und genau dar­um geht es beim The­ma Key User, spe­zi­ell bei SAP-Cloud-ERP-Pro­jek­ten. Damit die­se Pro­jek­te von Anfang an rund lau­fen, zügig Geschwin­dig­keit auf­neh­men und auch erfolg­reich abge­schlos­sen wer­den kön­nen, sind Key User die ent­schei­den­de Ingre­di­enz.

Aber wer sind die­se Key User über­haupt und war­um sind sie so wich­tig für den Erfolg Cloud-ERP-Pro­jekts? Key User sind Mit­ar­bei­ten­de, die

1. von Geschäfts- und/oder Pro­jekt­lei­tung aus­ge­wählt wur­den und die im opti­ma­len Fall über sehr gute Grund­kom­pe­ten­zen ver­fü­gen, sei es hin­sicht­lich fach­li­chem Know-how, Pro­zess­wis­sens oder auch SAP-Kennt­nis­sen,
2. die das Unter­neh­men gut ken­nen: Sie wis­sen, wie die Ist-Pro­zes­se aus­se­hen und wie die Soll-Pro­zes­se gestal­tet wer­den sol­len,
3. über eine lang­jäh­ri­ge Berufs­er­fah­rung ver­fü­gen, auch wenn wir bei Inno­v­a­bee es eben­falls schät­zen, wenn durch jün­ge­re Kol­le­gen fri­scher Wind in die Pro­jek­te gebracht wird – Stich­wort „Blick über den Tel­ler­rand“.

Zwischen Arbeitsalltag und Cloud-ERP-Projekt: Key User sind heiß begehrt und hoch gefordert

Fakt ist: Ohne die Key User ist es schwer bis nahe­zu unmög­lich, ein SAP-Cloud-ERP-Pro­jekt ziel­ge­rich­tet zu star­ten und zu Ende zu brin­gen. Wir machen oft die Erfah­rung, dass Key User es toll und wert­schät­zend fin­den, „aus­ge­wählt“ wor­den zu sein und die Chan­ce zu haben, die Zukunft tat­säch­lich mit­ge­stal­ten zu kön­nen. Wie sieht ein Pro­zess heu­te aus, was läuft gut und wo hakt es? Wie soll es in Zukunft lau­fen? Und was müs­sen wir ändern?

All das sind Fra­gen, mit denen alle Pro­jekt­be­tei­lig­ten kon­fron­tiert sind. Und um von Beginn an pro­ak­tiv und effi­zi­ent mit­ar­bei­ten zu kön­nen, ist es einer­seits drin­gend erfor­der­lich, das Unter­neh­men sehr gut zu ken­nen, ander­seits müs­sen alle Ideen und Wün­sche auch umge­setzt wer­den. Und genau dafür – für den Schritt von der Theo­rie in die Pra­xis – müs­sen Key User auch moti­vie­ren kön­nen, damit aus Gespro­che­nen und Doku­men­ta­tio­nen tat­säch­lich Rea­li­tät wird. Ins­be­son­de­re bei Cloud-ERP-Pro­jek­ten im Mit­tel­stand sind gute Key User immens wich­tig, schließ­lich ist zum einen die Mit­ar­bei­ten­den­zahl im Unter­neh­men nicht unend­lich, zum ande­ren sind sie im Tages­ge­schäft stark ein­ge­bun­den.

Der SAP-Cloud-ERP-Start: Kick-off und persönliches Kennenlernen

Um über­haupt zu ver­ste­hen, um was es sich bei SAP Cloud ERP oder auch SAP Cloud ERP Pri­va­te han­delt, fin­det mit den Key Usern ein Kick-off statt. Hier wer­den via Star­ter Sys­tem die SAP Best Prac­ti­ces bei­spiels­wei­se für Ver­triebs-Pro­zes­se inner­halb eines SAP Cloud ERP (ehe­mals SAP S/4HANA Public Cloud Edi­ti­on) gezeigt. Die­se sind auch bekannt unter dem Namen „Scope Items“. Dazu zählt bei­spiels­wei­se das Scope Item BD9 “Ver­kauf ab Lager“. Hier­bei kön­nen die User alle Pro­zes­se, die rele­vant für ihr Unter­neh­men sind, mit den exis­tie­ren­den Stamm­da­ten­sät­zen und so genann­ten Test­skrip­ten ein­mal durch­spie­len, etwa eine Aus­lie­fe­rung. So kön­nen sie qua­si „in echt“ sehen und ver­ste­hen, wie der neue Pro­zess abläuft und wie die Logi­ken und Orga­ni­sa­ti­ons­struk­tu­ren dahin­ter auf­ge­baut sind.

Explore-Phase: Wenn Key User praktische Erfahrungen im neuen System sammeln

Ab hier wird es dann rich­tig span­nend, denn ers­te Work­shops fin­den statt. Sprich, die Key User sind maxi­mal gefor­dert, denn schließ­lich gilt es nun, alle Anfor­de­run­gen des Unter­neh­mens oder eben nur eines Bereichs voll­um­fäng­lich für die Doku­men­ta­ti­on zu nen­nen – damit wir bei Inno­v­a­bee spä­ter auch von A bis Z wis­sen, was im neu­en SAP-Cloud-ERP umge­setzt wer­den sol­len. Und das ist nicht nur eine sehr wich­ti­ge Auf­ga­be, son­dern tat­säch­lich auch eine gro­ße Her­aus­for­de­rung: Stan­dard­pro­zes­se, aber auch die berühm­te Aus­nah­me von der Regel wie Son­der­fäl­le – zum Bei­spiel der Stre­cken­pro­zess – müs­sen beach­tet, durch­dacht und auf­ge­nom­men wer­den. Die Erfah­rung zeigt jedoch, dass die gro­ße Mehr­heit in der Rea­li­sie­rungs­pha­se oder spä­tes­tens der Test­pha­se bemerkt, dass wohl doch etwas ver­ges­sen wur­de: auf­grund der Fle­xi­bi­li­tät eines Cloud-ERP kön­nen wir dies aber gemein­sam lösen.

IT-Dienstleister mit Branchenexpertise wissen, worauf es ankommt

Bei Inno­v­a­bee liegt der Fokus auch immer auf bran­chen­spe­zi­fi­schen Beson­der­hei­ten: Ers­tens ken­nen wir uns in unse­ren Key-Bran­chen Che­mie und Kos­me­tik, Food und Fahr­rad­bran­che sehr gut aus und wis­sen daher zwei­tens auch ganz genau, auf wel­che „Wun­de“ wir unse­ren Fin­ger legen müs­sen. Für die Che­mie-Bran­che spie­len unter ande­rem alle Pro­zes­se zur Gefahr­stoff­ab­wick­lung eine immens wich­ti­ge Rol­le, genau­so wie die The­men MHD-Ver­län­ge­rung und Char­gen­rück­ver­fol­gung immer in den Bran­chen Lebens­mit­tel, Che­mie und Kos­me­tik anzu­tref­fen sind. Beim The­ma Char­gen-Rück­ver­fol­gung bei­spiels­wei­se schaf­fen wir es meist sehr schnell, mit­tels Audit-Manage­ment Begeis­te­rung zu wecken, denn schließ­lich kön­nen Anwen­der damit per Maus­klick alle benö­tig­ten Infor­ma­tio­nen und Sta­tus im Sys­tem fin­den und nach­voll­zie­hen – im Gegen­satz zu frü­her, wo alle zuge­hö­ri­gen Infor­ma­tio­nen meist müh­se­lig über ver­schie­de­ne Per­so­nen und Kanä­le zusam­men­ge­sucht wer­den muss­ten.

Was in allen IT- und Public-Cloud-Pro­jek­ten aber nicht außer Acht gelas­sen wer­den darf, und da sind wir als Exper­ten gefragt: Es ist immer wich­tig zu unter­schei­den, was nun ein Must-have und was Nice-to-have ist. Denn exakt die­ses Ver­ständ­nis ist neben dem Ken­nen­ler­nen der SAP Best Prac­ti­ces, dem Ver­ständ­nis für den SAP-Stan­dard – Stich­wort Fit2Standard – und ggf. der Model­lie­rung der Pro­zes­se, der Anfor­de­rungs­do­ku­men­ta­ti­on und dem Tes­ten, Kom­mu­ni­zie­ren und Schu­len schlicht essen­zi­ell und erfolgs­ent­schei­dend.

Cloud-Mindset und Fit2Standard gehen Hand in Hand

Nach­dem Star­ter Sys­tem und Scope Items sowie die ers­ten Work­shops abge­schlos­sen sind, star­ten die Show-and-Tell-Ses­si­ons in der so genann­ten Rea­li­ze-Pha­se: Hier zei­gen wir hands-on im Sys­tem, wie der neue Pro­zess aus­sieht und wie er opti­mal abläuft bzw. durch­ge­bucht wird. Eigen­stän­di­ge Doku­men­ta­ti­on sowie aus­führ­li­ches Tes­ten durch die Key User sind hier sehr wich­tig, denn sie wie­der­um müs­sen ja ihre Kol­le­gen schu­len: und dafür muss man wirk­lich Zeit inves­tie­ren, das ist tat­säch­lich das A und O. Denn im Gegen­satz zur Rol­le des End­an­wen­ders oder IT-Bera­ters hat der Key User die Ver­ant­wor­tung für die Zukunft und auch eine gewis­se Ent­schei­dungs­macht. Außer­dem muss er mit dafür sor­gen, dass das Sys­tem am Ende so funk­tio­niert, wie es das Unter­neh­men benö­tigt.

Warum out-of-the-box-Denken unverzichtbar ist

Nicht alle Ver­än­de­run­gen wer­den posi­tiv auf­ge­nom­men: Ein neu­es ERP etwa im Umfeld einer Public-Cloud-Ein­füh­rung kann immer auch dazu füh­ren, dass Pro­zes­se bzw. To-Do’s von einer Abtei­lung zu einer ande­ren „wan­dern“. Das ist bei­spiels­wei­se der Fall, wenn man fest­ge­stellt hat, dass getreu Fit2Standard eine Pro­duk­ti­on den Pro­zess bes­ser abde­cken wür­de als bis­her Logis­tik oder Ein­kauf. Hier muss der Key User also nicht nur dafür sor­gen, dass sein eige­ner „Wir­kungs­kreis“ rei­bungs­los funk­tio­niert, son­dern auch – und hier kommt der Begriff End2End-Sze­na­rio zum Tra­gen –, dass das Zusam­men­spiel auch abtei­lungs­über­grei­fend rei­bungs­los funk­tio­niert. Ins­be­son­de­re bei SAP-Cloud-ERP-Pro­jek­ten gibt es so vie­le inte­gra­ti­ve The­men, zum Bei­spiel den Mate­ri­al­stamm, und dann gilt: Auch wenn sich unter Umstän­den für eine Per­son etwas ver­än­dert oder gar „ver­schlech­tert“, muss immer das gro­ße Gan­ze betrach­tet wer­den – und das ist dann meis­tens das Bes­te für das Gesamt­un­ter­neh­men. Dies ist ein wich­ti­ger Aspekt, den es in der Rea­li­ze-Pha­se zu beach­ten gilt, in wel­cher ja auch immens und inte­gra­tiv über alle Berei­che hin­weg getes­tet wird, von Ein­kauf und Logis­tik über Pro­duk­ti­on und Qua­li­täts-Manage­ment bis hin zum Ver­kauf und der Buch­hal­tung.

Deploy-Phase: Endanwender kommen ins Spiel

Nach den erfolg­rei­chen Inte­gra­ti­ons­tests berei­ten wir in die­ser Pha­se gemein­sam mit den Kun­den das Pro­duk­tiv­sys­tem vor und schu­len par­al­lel die End­an­wen­der, die zum bal­di­gen Go-Live rea­dy sein müs­sen. Zum Ein­satz kommt hier das Train-the-Trai­ner-Kon­zept, denn die Schu­lung der End­nut­zer liegt allei­ne beim Key User. Natür­lich unter­stüt­zen wir situa­tiv, aber in der Mehr­zahl der Fäl­le kom­men die Kun­den gut allei­ne zurecht. In der anschlie­ßen­den Hyper­ca­re-Pha­se, wo wir Bera­ter teils noch bis zu zwei Wochen beim Kun­den vor Ort sind, wird dann noch ein­mal ganz genau geschaut und geprüft, ob alles passt: Wer­den Stamm­da­ten kor­rekt ange­legt? Wird rich­tig gebucht?

Und eben­falls von gro­ßer Bedeu­tung – und die­ser Fakt wird ange­sichts der vie­len IT-las­ti­gen Fra­gen manch­mal zu Unrecht etwas ver­nach­läs­sigt: Key User sind auch in „psy­cho­lo­gi­scher“ Hin­sicht rele­vant für ein Pro­jekt. Sie sind in Zei­ten vie­ler und vor allem auch schnel­ler Ver­än­de­run­gen in Unter­neh­men qua­si der Polar­stern für alle ande­ren Mit­ar­bei­ten­den, die sich an ihnen ori­en­tie­ren und sich zum Vor­bild neh­men kön­nen.

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