MILLIONEN Materialstämme: Emil Frey Autoteilewelt (EFA) bringt SAP S/4HANA Cloud erfolgreich an den Start

Original-Ersatzteile für Pkw sind das Kerngeschäft der Emil Frey Autoteilewelt (EFA). Das Alleinstellungsmerkmal des Teilegroßhändlers ist nicht nur die durchgängig hohe Qualität seines umfangreichen Angebots, sondern vor allem die Just-in-time-Lieferung, mit der EFA deutschlandweit Händler, Werkstätten sowie Karosserie- und Lackbetriebe beliefert. Bestellt ein Kunde beispielsweise einen Ölfilter, findet innerhalb von Sekunden über alle Teilelager eine Abfrage über alle zwölf Standorte statt. Die Bestellung wird anschließend zusammengestellt und der Kunde am selben Tag oder über Nacht beliefert. Dabei umfasst das Portfolio alle bekannten Automobilmarken, sowohl für aktuelle Modelle als auch ältere Baujahre – entsprechend viele Millionen Datensätze sind sich im Webshop als auch in den vor- und nachgelagerten Systemen zu finden.

Emil Frey Autoteilwelt begeistert seine Kunden gleich dreifach: mit einem großen Angebot, einer flächendeckenden Standortstruktur und einer schnellen Belieferung. (Quelle: Emil Frey Deutschland)

Mit ERP-Cloud fit für die Zukunft

Bereits 2020 entschied das Unternehmen, den nächsten Schritt Richtung IT-Zukunft zu gehen und SAP S/4HANA Cloud – damals noch in der Extended Version – einzuführen. Die Gründe dafür waren offensichtlich, wie Raphael Stefanik, Leiter Vertriebsinnendienst und Projektleiter für die SAP‑S/4HANA-Einführung bei EFA, berichtet: „Wir sind fast zwei Jahrzehnte lang mit stark individualisierten Lösungen gut gefahren. Allerdings wurden sie immer schlechter skalierbar, die Konnektivität war veraltet und die Subsysteme stark fragmentiert. Sie weiter zu pflegen und zu programmieren, war schlichtweg für unser Geschäftsmodell nicht performant genug.“

Original-Ersatzteile aller namhaften Hersteller sind im EFA-Webshop zu finden, wo insgesamt etwa 15 Millionen Produkte auf Käufer warten. (Quelle: Adobe Stock)

Die Entscheidung für Innovabee fiel leicht, denn die Zusammenarbeit mit den Branchenspezialisten ist zwar fast so alt wie das damals abzulösende System – im Gegensatz dazu aber immer noch state-of-the-art und erfolgreich: „Wir kennen Innovabee seit vielen Jahren, haben großes Vertrauen in die SAP- und Branchenkompetenz der Berater und freuen uns immer wieder, bekannte Gesichter zu sehen und zusammenzuarbeiten zu können“, fasst Christian Amenda, Geschäftsführer bei EFA, zusammen.

Millionen Materialstämme fordern SAP im Allgemeinen und die Business Technology Platform (BTP) im Speziellen

Nach Projektstart ließen die Herausforderungen nicht lange auf sich warten. Knapp 15 Millionen Materialstämme mussten in das neue System migriert, der Ist-Stand lückenlos abgebildet werden. Hinzu kamen sehr viele Schnittstellen: Diese waren größtenteils den Schnittstellen zu den vielen Autoherstellern geschuldet, zum anderen dem externen Logistiksystem und dem parallel zum S/4HANA-Projekt eingeführten neuen Web-Shop.

„Von Anfang an begleitet uns das Thema Schnittstellen und tut dies auch aktuell noch“, berichtet IT-Leiter Elmar Ziegle. „Und zwar in einem solchen Ausmaß, dass selbst SAP von der Anzahl unserer Daten überrascht war und die SAP Business Technology Platform (BTP) in puncto Speicherplatz und Worker Notes für uns aufgerüstet werden musste.“ Zur Verdeutlichung: Innerhalb einer Stunde gab es im Dezember 2023 etwa 72.000 Schnittstellenbewegungen, hochgerechnet ergibt dies Abermillionen Schnittstellenbewegungen alleine pro Monat.

Auch weitere EFA-Zahlen sind mehr als beachtlich: Während die Webshop-Warenkorbschnittstelle mit zirka 50.000 Anfragen am Tag und durchschnittlich drei Positionen auf insgesamt 150.000 Positionen täglich kommt, belaufen sich die Bestellungen auf etwa 6.000 mit insgesamt 20.000 Bestellpositionen pro Tag. Die Herstellerschnittstellen bei den Materialstämmen schlagen hingegen schon millionenfach zu Buche: etwa zwei Millionen in Summe. „Mit knapp 400 aktiv deployten iFlows in der SAP Integration Suite gehören wir sicher zu den rein zahlenmäßig größten Kunden von SAP“, ist Elmar Ziegle überzeugt .

Alles dreht sich um Schnittstellen, sei es zum Webshop, zu Herstellern oder zu Materialstammdaten: Das EFA-System muss 24/7 leistungsstark und reibungslos funktionieren. Alleine während einer Stunde im Februar 2024 wurden über die SAP Integration Suite über 43.000 Nachrichten verarbeitet. (Quelle: Innovabee)

Eine von vielen Herausforderungen: das externe Logistiksystem

Etwas Kopfzerbrechen während der Migration verursachte das Logistiksystem, das nach wie vor extern läuft. „Innovabee hat hier erneut mit fachlicher Expertise überzeugt, exakt verstanden, was wir benötigt haben und die erforderlichen Prozesse im SAP-Standard umgesetzt“, erklärt Raphael Stefanik. Parallel dazu wurde der neue Webshop eingeführt, eine weitere große Aufgabe für alle Beteiligten, denn: „Wir sprechen hier von einem Volumen von ca. 15 Millionen Teilestämmen, jeder davon mit unterschiedlichsten Konditionen, die sich am Ende zu hunderten Millionen Konditionen über alle unsere Läger auswachsen“, erklärt der S/4‑Projektleiter.

Herzstück Webshop

Hinzu kommt: Alle Informationen sind online, sprich, die Teile werden nicht einmal in den Web-Shop repliziert und zum Termin X laufend aktualisiert, wie es beispielsweise bei einem B2C-Bekleidungshersteller der Fall ist, wo jede Jacke 80 und jede Hose 60 Euro kostet. „Der elektronische Auftragseingang liegt aktuell bei rund 90 Prozent, unser System muss also leistungsstark sein und verlässlich funktionieren. Dies war und ist die unternehmenskritischste Schnittstelle im gesamten Projekt, und wir sind sehr zufrieden damit, wie sie nun läuft“, sagt IT-Leiter Elmar Ziegle.

Pro Kategorie – hier am Beispiel Öl gezeigt – gibt es unterschiedlichste Ergebnisse in puncto Hersteller und Produkteigenschaften wie beispielsweise Viskosität oder Gebinde: Und dahinter liegen wiederum Millionen von Materialstammdaten. (Quelle: EFA-Webshop)

Dynamische Teilenummern erfordern höchste Flexibilität

Eine weitere große Aufgabe stellten bei den vielen Millionen Einträgen auch die Teile- oder Materialnummern dar. Egal ob Tankdeckel, Spiegel oder Fensterheber, jedes Produkt hat seine einzigartige Nummer im System. Oft kommt es aber vor, dass diese Nummern verändert werden. Zum Beispiel, wenn Fensterheber und Schlitten bisher als ein Teil mit einer Nummer geführt wurden, in der nächsten Woche aber als zwei Teile mit jeweils eigener Nummer erscheinen. „Hier sind wir auf Ersetzungsketten angewiesen, die alle Änderungen in Echtzeit im System spiegeln“, erklärt Elmar Ziegle.

Jedes Ersatzteil im System hat eine eindeutige Teilenummer. Nur darüber lassen sich Bestellungen korrekt und zuverlässig im System anstoßen und ausführen. (Quelle: Adobe Stock)

RISE with SAP macht EFA-Geschäftsbetrieb einfacher

Die Entscheidung für SAP S/4HANA Cloud im RISE-Modell und die Unterstützung durch Innovabee zahlen sich für EFA bis heute mehrfach aus. „Dank SAP S/4HANA sind wir zukunftssicher aufgestellt und können uns voll und ganz darauf konzentrieren, unsere Kunden optimal zu beliefern“, freut sich Raphael Stefanik. Denn im Hintergrund bündelt und stellt RISE with SAP alle Leistungen aus einer Hand bereit, die für einen sicheren Geschäftsbetrieb benötigt werden. Dazu zählen Themen wie Rechenzentrums- oder Basisbetrieb, Server, Hardware und Software.

Reibungslose Migration dank Innovabee

„Nach wie vor sind wir begeistert von der Unterstützung von Innovabee. Die Experten haben die Lösung so implementiert, dass sie unsere Anforderungen nun nahezu 100prozentig erfüllt“, fasst Projektleiter Raphael Stefanik abschließend zusammen. „Wir fühlten uns in jeder Projektphase sehr gut betreut, selbst als RISE-Migration und Webshop-Einführung parallel stattfanden, lief unser Geschäftsbetrieb reibungslos weiter: für uns der größte Beweis der Innovabee-Expertise.“