Unerhört flexibel: Neuroth erfindet sich mit SAP S/4HANA Cloud neu

Unser Gehör ist eines der wichtigsten Sinnesorgane überhaupt. Denn Hören ist mehr als das Wahrnehmen von akustischen Reizen. Es ist die Voraussetzung, um mit anderen zu interagieren oder – wie es die Grazer Neuroth International AG formuliert – das „Ohr zur Welt“. Auch Firmengründerin Paula Neuroth war von einer Hörminderung betroffen. Nach einer Reise ins ferne Berlin gründet sie das erste „Spezialhaus für Schwerhörigenapparate“. Mehr als 110 Jahre und vier Generationen später führt Lukas Schinko das Erbe seiner Urgroßtante erfolgreich fort. Mit mehr als 250 Fachinstituten bzw. Hörcentern im DACH-Raum und Südosteuropa ist die Neuroth-Gruppe eines der führenden Hörakustikunternehmen in Europa.

Doch Hörgeräte zu fertigen ist keine triviale Angelegenheit. Vom Hörtest im Hörcenter über die Anfertigung einer sogenannten Otoplastik, die Konfiguration, Beschaffung und Fertigung der Einzelteile bis hin zur Anpassung müssen alle Arbeitsschritte perfekt aufeinander abgestimmt sein, damit der Kunde ein optimal auf ihn angepasstes Hörgerät in Empfang nehmen kann. Die Mitarbeiter im Front Office und im Backoffice müssen dafür reibungslos zusammenarbeiten.

Neuroth setzt auf Fit-to-Standard

Bislang wurden sie dabei von einer All-in-One-Softwarelösung unterstützt, die sowohl die ERP- als auch die CRM-Prozesse abdeckte. Diese Lösung war so stark an die Prozesse des Unternehmens angepasst worden, dass sie nicht mehr updatefähig war. Doch Neuroth wollte die alte Software nicht einfach durch eine zeitgemäße Lösung ersetzen, sondern nutzte den Wechsel für einen Paradigmenwechsel.

„Wir standen damals kurz vor einer gesellschaftlichen Umstrukturierung des Unternehmens und wollten deshalb künftig flexibler auf Änderungen und auf neue Anforderungen des Marktes und der Kunden reagieren können“, erinnert sich Heimo Kern, IT-Leiter bei Neuroth. „Deshalb haben wir im Vorfeld sehr gründlich unsere Prozesse beleuchtet und eine Systemlandschaft-Strategie entwickelt, die uns gut über die nächsten 5 bis 7 Jahre trägt.“

Cloud-ERP ist gut für Wachstum, Digitalisierung und Effizienz

Heraus kam eine Cloud-First-Strategie, denn, so Heimo Kern: „Da wir auch in 7 Jahren noch mit einem modernen System arbeiten wollen, war klar, dass es keine On-Premise-Lösung mehr sein kann.“ Eine Cloud-Lösung passte auch deshalb so gut zur künftigen Strategie von Neuroth, weil sie die Ziele des Unternehmens optimal unterstützt. „Im Zentrum unserer künftigen Entwicklung stehen vor allem die Ziele Wachstum, Digitalisierung und Effizienz“, so Heimo Kern. „Eine Cloud-Lösung ermöglicht uns Wachstum, indem sie funktional flexibel und einfach skalierbar ist. Sie vereinfacht die Digitalisierung, weil sie technologisch immer auf dem neuesten Stand ist. Und sie steht für Effizienz, weil sie nah am Standard ist und uns erlaubt, diverse Automatismen zu nutzen.“

Nicht nur bei der Bereitstellung der Lösung entschied sich Neuroth für einen Neuanfang. Auch vom All-in-One-Ansatz verabschiedete man sich nach der Analysephase. Stattdessen setzte Neuroth fortan auf „Best of Breed“: „Wir konnten dadurch sowohl für das Front Office als auch für unser Back Office die am besten passende Lösung auswählen und beide Lösungen sehr standardnah einsetzen. Damit sind wir in der Lage, Weiterentwicklungen künftig sehr schnell umsetzen zu können.“ Im Front Office entschied man sich für die Branchenlösung Amparex. Im Back Office fiel nach einer intensiven Sondierungsphase die Wahl auf SAP S/4HANA Cloud und Innovabee als Cloud-Spezialisten.

SAP S/4HANA Cloud: funktional erprobt und benutzerfreundlich

„Mit SAP S/4HANA Cloud bietet SAP eine Lösung, die relativ jung, aber erprobt ist und die wie keine andere Lösung unsere Anforderungen abdeckt“, erklärt Jürgen Seidler, COO bei Neuroth. Neben den funktionalen Aspekten war auch das Thema Sicherheit ein wesentliches für Neuroth. „Deshalb kamen nur Key Player im ERP-Markt in Frage“, so Jürgen Seidler. Den Ausschlag für SAP gab schließlich das Votum der User. „Die User bei Neuroth waren – sicher auch aufgrund der hohen Benutzerfreundlichkeit – von Anfang an von SAP S/4HANA Cloud angetan“, erinnert sich Saskia Fontanive, Head of Consulting bei Innovabee.

In Innovabee fand Neuroth einen Implementierungspartner, der das Vorhaben durch seine Erfahrungen mit SAP S/4HANA Cloud schließlich zum Erfolg führte. „Innovabee hat uns von Anfang an mit seiner sehr lösungsorientierten, pragmatischen Vorgehensweise überzeugt“, erklärt Jürgen Seidler und ergänzt: „Die Kompetenz der Berater, die Antwortzeiten und die Qualität der Beratung waren für uns ausschlaggebend, mit Innovabee zusammenzuarbeiten. Überzeugt hat uns auch der agile Implementierungsansatz.“

In neun Monaten ans Projektziel – trotz Corona-Pandemie

Dank dieses Ansatzes konnte Neuroth innerhalb von nur neun Monaten die neue ERP-Lösung einführen. Für die konsequente Einhaltung des agilen Vorgehens sorgte ein externer Scrum-Master von PWC. Am Anfang stand die Explore-Phase. In sogenannten Fit-to-Standard-Workshops wurden die Prozesse, die für Neuroth relevant sind, in einem von SAP bereitgestellten Startersystem durchgespielt. Im Kern geht es darum, inwieweit die in SAP S/4HANA Cloud enthaltenen Best-Practice-Prozesse zu den Abläufen bei Neuroth passen. Die intensive Explore-Phase hat aber noch einen weiteren Vorteil: „Durch das Abarbeiten der Use Cases im Startersystem konnten wir uns sehr früh mit dem System vertraut machen“, so Heimo Kern.

„Umgekehrt haben die Berater von Innovabee erfahren, worauf es uns ankommt und wie unsere Prozesse funktionieren.“ In der darauffolgenden Realize-Phase hat das Projektteam die Anforderungen von Neuroth umgesetzt – und so in zweiwöchigen Sprints die Lösung konfiguriert. „Diese agile Vorgehensweise war ein riesiger Vorteil. Wir sind am Ende mit nur drei offenen, aber unkritischen Punkten in den Go-live gegangen. Das ist eine exzellente Bilanz“, so Heimo Kern.

Dank exzellenter Planung wird das virtuelle Projekt ein Erfolg

Vor dem Go-live stand der Integrationstest – auch er war dank guter Vorbereitung schnell erledigt. Und so stand dem termingerechten Go-live nichts im Wege. Das ist umso bemerkenswerter, als das Projekt durch die Corona-Pandemie anders verlief als geplant. „Die ersten Workshops fanden noch vor Ort statt, aber bereits die Sprints und alle weiteren Projektschritte haben wir ausschließlich remote umgesetzt“, erklärt Saskia Fontanive und Heimo Kern ergänzt: „Dank der exzellenten Vorbereitung, Planung und Disziplin auf allen Seiten konnten wir trotz aller Herausforderungen pünktlich mit dem Live-Betrieb starten.“

Zeitgleich ging auch die neue Front-Office-Lösung Amparax bei Neuroth live. Beide Systeme ergänzen sich optimal. Über Schnittstellen ist beispielsweise der Variantenkonfigurator „SAP S/4HANA Cloud for Advanced Variant Configuration“ auch für die 800 Amparex-User nutzbar. „Warum soll ich eine benötigte Logik im Front Office nachprogrammieren, wenn sie in SAP enthalten ist?“, sagt Heimo Kern. „Der Konfigurator wird ohnehin in SAP benötigt, weil wir unsere Produktion damit steuern. Nun können also auch die Amparex-User darauf zugreifen.“

Variantenkonfiguration und Service aus SAP S/4HANA Cloud  

Sie rufen dafür die Konfiguration bei der Auftragserfassung über die vertraute Amparex-Oberfläche auf. Die dahinterliegende Logik wird komplett in SAP abgebildet. Auf diese Weise müssen keine Daten repliziert werden. Umgesetzt wird diese Anbindung über die Microservice API „SAP Variant Configuration and Pricing“. Sie zieht die relevanten Informationen aus dem SAP-Konfigurator und stellt sie der Front-Office-Lösung zur Verfügung. Anschließend wird dann der Kundenauftrag aus dem Front Office an SAP zurückgespielt. „Neuroth ist eines von wenigen Unternehmen, das diese Microservice API so intensiv nutzt, somit seine Prozesse konsequent schlank hält und beide Lösungen nahtlos integriert“, erklärt Saskia Fontanive.

Auch bei der Serviceabwicklung profitiert Neuroth vom Zusammenspiel der beiden Lösungen. Kommt ein Kunde mit einem beschädigten Hörgerät in eines der Neuroth-Hörcenter, legt der Mitarbeiter im Front Office einen Serviceauftrag an, der dann an SAP übergeben wird. Der komplette Reparaturservice wird dann in SAP abgewickelt – und auch die zugehörigen Informationen inklusive Gerätehistorie dort gepflegt. Doch nicht nur Schnittstellen zur Front-Office-Lösung lassen sich mit SAP umsetzen. „SAP S/4HANA Cloud verfügt mit der SAP Integration Suite über ein exzellentes Tool zur Anbindung von Add-ins, Web-Services, Automatisierungstools. Und Innovabee hat diese Anbindung hervorragend umgesetzt“, erklärt Heimo Kern.

SAP Integration Suite ermöglicht hohe Integration und flexible Nutzung

Auch deshalb sieht sich Neuroth in seinem Best-of-Breed-Ansatz bestätigt. „Über die offenen Schnittstellen können wir beide Lösungen optimal und ohne große Modifikationen nutzen und haben gleichzeitig die Flexibilität, künftig weitere wichtige Projekte wie einen neuen Webshop umzusetzen.“ Damit Neuroth seine Hörcenter und Fachinstitute zuverlässig beliefern kann, werden beispielsweise pro Tag jeweils 4.000 Lieferscheine und Aufträge zwischen SAP und Amparex ausgetauscht. Durch die standardnahe Nutzung beider Lösungen rechnet er langfristig auch mit deutlich schlankeren Prozessen. Und auch für die kürzlich erfolgte gesellschaftliche Umstrukturierung war Neuroth mit SAP S/4HANA Cloud bestens gerüstet. „Alle diesbezüglichen Anforderungen sind mit SAP S/4HANA umgesetzt“, so Heimo Kern.

Hinzu kommt, dass die Cloud-Lösung perspektivisch ständig neue Innovationen mit sich bringt. „Durch die System-Updates, die wir regelmäßig ausgespielt bekommen, können wir von neuen Entwicklungen profieren, ohne dass wir ein großes Projekt aufsetzen müssen.“ Künftig werden Neuroth und Innovabee deshalb alle sechs Monate die Neuerungen in SAP S/4HANA Cloud evaluieren und entscheiden, welche Innovationen für Neuroth von Vorteil sind und wo es sinnvoll ist, die eigenen Prozesse anzupassen.

Neuroth will Best Practices für die Prozessoptimierung nutzen

Damit Neuroth die Neuerungen in SAP S/4HANA Cloud optimal nutzen kann, musste das Unternehmen seine Prozesse ganz neu denken. „Bisher kamen Optimierungsvorschläge meist von der IT-Abteilung“, so Heimo Kern. Jetzt liegt der Fokus bei Innovationen eher auf den Fachabteilungen. „Zusätzlich haben wir mit Innovabee einen erfahrenen Partner an unserer Seite, der sowohl das System als auch unsere Prozesse sehr gut kennt. Deshalb bin ich zuversichtlich, dass wir die Vorteile des Fit-to-Standard-Ansatzes gewinnbringend für uns nutzen werden.“

Das konsequente Festhalten am SAP-Standard ist für Projektleiterin Saskia Fontanive einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für das Projekt. „Neuroth ist zu keinem Zeitpunkt vom festgelegten Scope abgewichen. Nur so konnten wir das Projekt in scope, in time und in budget umsetzen.“ Ebenso wichtig sind aus ihrer Sicht die agile Vorgehensweise und die exzellente Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten. „Diese enge Kommunikation schafft ein enormes Vertrauen auf Seiten des Kunden und ein Bewusstsein dafür, dass wir als Partner seine Anforderungen wirklich kennen.“

Dank SAP S/4HANA Cloud kann Neuroth Innovationsthemen angehen

Was für andere Unternehmen nicht immer ganz einfach umzusetzen ist, war für Heimo Kern und seine Kollegen von Anfang an klar. „Sich bei den Kerngeschäftsprozessen an Best Practices zu orientieren, macht absolut Sinn. Das können andere besser als wir – und das sind auch nicht die Prozesse, mit denen wir uns differenzieren wollen“, so der IT-Leiter. „Wir wollen lieber die Innovationsthemen anpacken – das heißt die Prozesse und Themen, die uns einen wirklichen Vorteil bringen.“ SAP S/4HANA Cloud legt dafür die Basis. „Mit SAP S/4HANA Cloud können wir uns auf unsere Differenzierungsprozesse konzentrieren und wissen die Standardprozesse wie Finanzen und Logistik von der besten Lösung am Markt abgedeckt.“

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