Pflege trifft auf Public Cloud: Sebapharma bringt Haut und IT mit SAP Cloud ERP in Bestform

Nur das Bes­te für die Haut und das „Made in Ger­ma­ny“: Einer von vie­len Grün­den, wes­halb Sebap­har­ma sei­ne welt­weit bekann­te Haut­pfle­ge­ex­per­ti­se in die digi­ta­le Zukunft über­führt und dafür mit SAP Cloud ERP den Schritt in die Public Cloud gegan­gen ist. Gemein­sam mit Bran­chen­ex­per­te Inno­v­a­bee hievt der bekann­te Her­stel­ler damit nicht nur sei­ne IT-Land­schaft auf ein sta­te-of-the-art Niveau, son­dern schafft gleich­zei­tig auch die Basis für mehr Agi­li­tät, Inno­va­ti­on und Kun­den­nä­he im glo­ba­len Wett­be­werb.

Die Sebap­har­ma GmbH & Co. KG mit Haupt­sitz in Bop­pard ist seit vie­len Jahr­zehn­ten ein füh­ren­der Her­stel­ler hoch­wer­ti­ger medi­zi­ni­scher Haut­rei­ni­gungs- und Haut­pfle­ge­pro­duk­te sowie inno­va­ti­ver Lösun­gen für die Haut­ge­sund­heit. Der Start­schuss der Erfolgs­ge­schich­te fand 1967 statt, als Heinz Mau­rer unter dem Mar­ken­na­men „seb­a­med“ das ers­te sei­fen­freie Wasch­stück mit dem haut­freund­li­chen pH-Wert 5,5 auf den Markt brach­te, das im Gegen­satz zu her­kömm­li­cher Sei­fe den natür­li­chen Haut­schutz­man­tel unter­stützt und das Mikro­bi­om der Haut im Gleich­ge­wicht hält – und damit die medi­zi­ni­sche Haut­pfle­ge bis heu­te revo­lu­tio­niert hat. Das sei­fen­freie Wasch­stück ist bis heu­te eines der welt­weit meist ver­kauf­ten Pro­duk­te.

Heu­te sind die die Mar­ken seb­a­med und TESTAmed die Flagg­schif­fe des fami­li­en­ge­führ­ten Unter­neh­mens. In über 100 Län­dern mit den fünf Stand­or­ten Bop­pard, Nor­der­stedt, Pfalz­feld, Hong­kong und Shang­hai und 437 Mit­ar­bei­ten­den aktiv, setzt das Unter­neh­men kon­se­quent auf For­schung und Ent­wick­lung und ist bekannt für sei­ne wis­sen­schaft­lich fun­dier­ten Pro­duk­te mit ein­zig­ar­ti­gen For­mu­lie­run­gen, Kom­pe­tenz und Inno­va­ti­ons­kraft.

Sebapharma entscheidet sich für SAP Cloud ERP – und hat dafür viele gute Gründe

Auf dem Weg in die Zukunft hat Sebap­har­ma 2024 unter ande­rem die Rudolf Dank­wardt GmbH auf­ge­kauft, die zuvor Lohn­her­stel­ler war. In die­sem Zuge wur­de auch die Mau­rer Phar­ma Nord GmbH gegrün­det (mit dem Pro­duk­ti­ons­werk Nor­der­stedt) und in Pfalz­feld ein sehr moder­ner Pro­duk­ti­ons­stand­ort (Mau­rer-Phar­ma GmbH) auf­ge­zo­gen. Das Pro­blem dabei: Ein­ge­setzt wird das ERP-Sys­tem Infor-Blen­ding, das bereits seit meh­re­ren Jah­ren am End of Sup­port (EoS) ange­langt war. Zusätz­lich wur­de am Haupt­stand­ort Pro Alpha genutzt, das eben­falls nach knapp 20 Jah­ren Ein­satz das Ende sei­ner Lebens­zeit erreicht hat­te: Für einen ein­zi­gen Release-Wech­sel wur­den inzwi­schen knapp 18 Mona­te benö­tigt, da dafür schlicht jeder Schritt noch ein­mal hän­disch nach­pro­gram­miert wer­den muss­te.

„Wir hat­ten also zwei ver­al­te­te, stark indi­vi­dua­li­sier­te und qua­si nicht mehr wart­ba­re Unter­neh­mens-ERP im Ein­satz und stan­den zudem vor der Auf­ga­be, unse­re Sys­te­me zu har­mo­ni­sie­ren und uns für eine Lösung zu ent­schei­den, die uns holis­tisch und lang­fris­tig sicher in die Zukunft beglei­tet und unter­stützt“, fasst Dr. Dani­el Rot­hoeft, Geschäfts­füh­rer bei Sebap­har­ma, zusam­men. „Basie­rend auf den Erfah­run­gen der Ver­gan­gen­heit mit dem vie­len Mehr­auf­wand lau­te­te unse­re Maxi­me daher: Die Pro­zes­se sol­len sich der Soft­ware anpas­sen und nicht umge­kehrt!“

Branchen-Know-how und SAP-Cloud-ERP-Expertise: Entscheidung für Innovabee fiel leicht

Auf der Suche nach dem pas­sen­den Part­ner fiel dann schnell der Name Inno­v­a­bee. Die rest­li­che Über­zeu­gungs­ar­beit leis­te­ten dann Refe­renz­kun­den­pro­jek­te aus der Kos­me­tik­bran­che wie Maxim Mar­ken­kos­me­tik und Noel­ken, aber auch die lang­jäh­ri­ge Unter­neh­mens­er­fah­rung und Mit­tel­stands­exper­ti­se, die Inno­v­a­bee nun seit mitt­ler­wei­le mit über 20 Jah­ren Prä­senz am Markt sam­meln konn­te. Und dank SAP Acti­va­te wur­de vor allem wäh­rend der Dis­co­ver-Pha­se schnell sicht­bar, wo die Pain Points und Her­aus­for­de­run­gen bei Sebap­har­ma lagen. Ent­spre­chend glas­klar war die Ant­wort: SAP Cloud ERP mit sei­nen Best Prac­ti­ces sowie bran­chen­spe­zi­fi­schen Lösun­gen wie Inte­gra­ted Pro­duct Deve­lo­p­ment, Docu­ment & Report­ing Com­pli­ance und Cen­tral Invoice Manage­ment sowie Inno­v­a­bee als SAP-Cloud-ERP-Part­ner mit pro­fun­dem Mit­tel­stands-Know-how waren das per­fek­te Match für Sebap­har­ma.

Erste große Aufgabe: die Stammdatenproblematik

Nach die­ser Ent­schei­dung war­te­te zeit­nah die ers­te gro­ße Auf­ga­be auf alle Pro­jekt­be­tei­lig­ten: Die Stamm­da­ten, wie bei vie­len ande­ren Unter­neh­men mit ver­al­te­ten IT-Land­schaf­ten üblich. „Unse­re alte IT-Land­schaft war extrem frag­men­tiert mit vie­len ein­zel­nen Lösungs­in­seln oder Daten, die dop­pelt und drei­fach in unter­schied­lichs­ten Zustän­den gepflegt wur­den, so dass bei­spiels­wei­se For­schung & Ent­wick­lung ande­re ope­ra­ti­ve Daten nut­zen als der Ver­trieb, obwohl die­se im opti­ma­len Fal­le natür­lich kon­gru­ent sein soll­ten. On-top wur­den stän­dig Excel-Aus­wer­tun­gen gemacht, obwohl wir ja ein ERP-Sys­tem nutz­ten – sprich, wir waren weit von einem unter­neh­mens­weit ein­heit­li­chen Daten­satz ent­fernt und so war zum Bei­spiel die Fra­ge, wel­che Rezep­tur in wel­cher Fla­schen­form im Ange­bot ist, nicht immer direkt zu beant­wor­ten“, sagt Dr. Dani­el Rot­hoeft.

Standardisierung vs. Länderindividualität: Sebapharma strafft Unternehmensabläufe

Der erfor­der­li­che Blick auf die Stamm­da­ten hat­te auch wei­te­re posi­ti­ve Aus­wir­kun­gen, wie Dr. Dani­el Rot­hoeft ergänzt: „Wir haben einen ganz neu­en Blick auf unser Pro­dukt- und Rezep­tur­port­fo­lio bekom­men, und der war auch immens wich­tig. So haben wir der Ver­gan­gen­heit in den ver­schie­de­nen Län­dern indi­vi­du­el­le Rezep­tu­ren erlaubt, was natür­lich wie­der­um Abläu­fe ver­kom­pli­ziert und teu­rer als not­wen­dig gemacht hat.“

Ein kon­kre­tes Bei­spiel dafür war die „Haus­far­be“, das Sebap­har­ma-Grün der Flüs­sig­wasch­sei­fe: Hier­für wird ein gel­ber und ein blau­er Farb­stoff gemischt. In Chi­na war aber der für ande­re Märk­te ver­wen­de­te Gelb­ton nicht zuge­las­sen, so dass hier­für eine zwei­te Rezep­tur ange­legt und gepflegt wer­den muss­te – alle­samt zeit­in­ten­si­ve Abläu­fe. „Dank der Cloud-ERP-Trans­for­ma­ti­on haben wir die Chan­ce, unse­re Unter­neh­mens­ab­läu­fe ins­ge­samt zu straf­fen sowie trans­pa­ren­ter und agi­ler auf­zu­stel­len – und genau das haben wir erreicht, auch beim The­ma Farb­mi­schun­gen.“

Unnötige Handarbeit vermeiden: Etikettenanbringung optimiert

Zehn­tau­sen­de von Fla­schen, die bei Sebap­har­ma täg­lich vom Band lau­fen, müs­sen natür­lich vor Ver­sand noch kor­rekt eti­ket­tiert wer­den. Das geschieht auf der Vor­der- und der Rück­sei­te gleich­zei­tig. Die dafür ver­wen­de­ten Eti­ket­ten­spu­len kom­men mit einer fixen Dreh­rich­tung im Unter­neh­men an, so dass teil­wei­se bis­her von Lohn­her­stel­lern über­nom­me­ne Pro­duk­te, die nun wie­der in Eigen­re­gie pro­du­ziert wer­den, nicht kor­rekt mit den loka­len Eti­ket­tier­ma­schi­nen von Sebap­har­ma beklebt wer­den konn­ten – „ergo hat­ten wir Mit­ar­bei­ten­de am Band ste­hen, die eine Schicht lang Fla­schen um 180 Grad von Hand gedreht haben“, berich­tet der Geschäfts­füh­rer, „und genau das ist nun aber Ver­gan­gen­heit, denn die dabei betrof­fe­nen Stamm­da­ten haben wir uns im Zuge der Vor­be­rei­tung zum Go-Live ange­se­hen und das Dreh­rich­tungs­pro­blem kor­ri­gie­ren kön­nen.“

Wichtigstes Thema im Gesamtprojekt: die Produktionssteuerung

Die Pro­duk­ti­ons­steue­rung auf den aktu­el­len Stand zu brin­gen und den hoch per­for­man­ten Maschi­nen­park immer opti­mal aus­las­ten, ist das obers­te Ziel im Cloud-ERP-Pro­jekt bei Sebap­har­ma. „Wir haben sehr hoch­prei­si­ge Maschi­nen, die natür­lich auch die ent­spre­chen­den Stück­zah­len und Pro­duk­ti­ons­lo­se errei­chen sol­len – und das bei stän­di­ger Trans­pa­renz und lücken­lo­ser Nach­ver­folg­bar­keit für bei­spiels­wei­se unse­re Kun­den, die über das Kun­den­por­tal belast­ba­re Pro­duk­ti­ons- und auch Ver­schif­fungs­da­ten in Echt­zeit ein­se­hen kön­nen soll­ten“, sagt Dr. Dani­el Rot­hoeft. „Wann geht wel­che Char­ge vom Band, wann star­tet der Con­tai­ner sei­ne Rei­se und wann erreicht mich mei­ne Bestel­lung? All die­se Fra­gen sol­len mit Hil­fe von SAP Cloud ERP und den dar­in ent­hal­te­nen Funk­tio­na­li­tä­ten und Best Prac­ti­ces zuver­läs­sig und schnell beant­wor­tet wer­den kön­nen.“ Und das nutzt unterm Strich nicht nur den End­kun­den und der Kun­den­kom­mu­ni­ka­ti­on, son­dern auch dem Unter­neh­men selbst, das sei­ne Pro­duk­ti­ons- und Ver­triebs­pla­nung auf das nächs­te Level hebt.

Kopfmonopole abschaffen: Forschung & Entwicklung auch IT-seitig anbinden

Geplant ist, die einst IT-sei­tig sehr iso­lier­te Abtei­lung For­schung & Ent­wick­lung eben­falls kom­plett ans „Mut­ter­schiff“ anzu­do­cken – um dann im nächs­ten Schritt unter ande­rem die Daten der fina­len Pro­duk­te und die dazu­ge­hö­ri­ge Rezep­tu­ren naht­los zu inte­grie­ren, so dass bei­spiels­wei­se eine Abfra­ge immer den­sel­ben aktu­el­len Daten­satz zeigt – „und auf die­se Infor­ma­tio­nen kön­nen dann alle Kol­le­gen wie etwa aus dem Mar­ke­ting, aus der medi­zi­nisch-wis­sen­schaft­li­chen Abtei­lung oder auch Regu­la­to­ry Affairs bei Bedarf schnell und unkom­pli­ziert zugrei­fen“, blickt der Geschäfts­füh­rer in die nahe Zukunft.

Tiefe Prozess- und Branchenexpertise von Innovabee

Durch den Ein­satz von SAP Acti­va­te und die kon­se­quen­te Nut­zung der SAP Best Prac­ti­ces inner­halb SAP Cloud ERP ist seit Jah­res­be­ginn eine über­aus effi­zi­en­te Pro­jekt­durch­füh­rung mög­lich gewe­sen und die Ablö­sung des alten ERP-Sys­tems Blen­ding im ers­ten Teil­pro­jekt erreicht. „Dank der tie­fen Pro­zess- und Bran­chen­ex­per­ti­se von Inno­v­a­bee sind wir schnell vor­an­ge­kom­men und haben inner­halb kür­zes­ter vie­le Teil­erfol­ge erzie­len kön­nen, die den wei­te­ren Weg mit der SAP Public Cloud noch ein­fa­cher machen“, freut sich Dr. Dani­el Rot­hoeft. „Was wir im SAP-Cloud-ERP-Umfeld beson­ders schät­zen, ist, dass wir qua­si en pas­sant und auto­ma­tisch zwei Mal jähr­lich von den Release-Updates und den vie­len inno­va­ti­ven Funk­tio­na­li­tä­ten pro­fi­tie­ren wer­den. Und genau das spürt man auch bei uns im Unter­neh­men, das Momen­tum ist gera­de sehr posi­tiv und die Kol­le­gen freu­en sich wirk­lich sehr auf das, was alles noch kommt. Denn wir sehen nicht nur die vie­len Vor­tei­le, son­dern wir wis­sen auch, dass wir dahin­ge­hend einen rie­si­gen Bedarf haben.“

In der nächs­ten Pro­jekt­pha­se steht der Roll-out der Ver­triebs­ge­sell­schaf­ten in Asi­en sowie der Mut­ter­ge­sell­schaft in Deutsch­land an. Und wenn sich Dr. Dani­el Rot­hoeft der­zeit etwas wünscht, dann wäre das fol­gen­des: „Bis zum 31.12.2026 mit dem gesam­ten Unter­neh­men sowie allen Gesell­schaf­ten auf einem Sys­tem zu lau­fen: Das wäre die Ide­al­vor­stel­lung, die wir even­tu­ell sogar rea­li­sie­ren kön­nen.“

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