Innovatravel
Die SAP-Lösungen für Tourismusunternehmen
Damit Ihre Kunden ein unbeschwertes Urlaubserlebnis genießen können, müssen im Hintergrund alle Prozesse rund laufen. Das geht nur mit der richtigen IT-Unterstützung. Innovabee bietet Ihnen Unternehmenslösungen, die auf bewährten SAP-Standards basieren und alle wichtigen Anforderungen von Reiseveranstaltern abdecken.
Immer schön flexibel bleiben
Tourismusunternehmen haben besondere Anforderungen: Intercompany-Prozesse spielen eine große Rolle, da die Reiseabrechnung und die Reiseabwicklung häufig in unterschiedlichen Gesellschaften liegen. Flexibilität, Automatisierung, Geschwindigkeit und eine Vielzahl an Transaktionen sind wichtige Stichworte in Reiseunternehmen: Reisen werden umgebucht oder storniert, Flüge fallen aus, Destinationen gestrichen. Darauf müssen die Mitarbeiter in den Tourismusunternehmen flexibel reagieren.
Läuft wie am Schnürchen
Auch für die Liquiditätsplanung gelten andere Regeln. Zwar werden die Reisekosten teilweise lange im Voraus bezahlt, es liegen aber noch keine Eingangszahlungen vor. Im Mahnwesen ist Schnelligkeit gefragt: Reisen werden im Voraus bezahlt, deshalb müssen die Mahnungen rechtzeitig versendet werden, so dass der Kunde seinen Urlaub pünktlich antreten kann. Nicht nur die Abrechnung mit den Kunden, sondern auch mit Agenturen und Reiseleitern muss reibungslos ablaufen.
Eine Finanzlösung so schnell und flexibel wie der Reisemarkt
Innovabee bietet Unternehmen der Tourismusindustrie eine IT-Lösung, die ihre Anforderungen umfassend abdeckt. Bei Innovafinance auf Basis von SAP S/4HANA sind lokale steuer- und handelsrechtliche Funktionen bereits im Standard enthalten. Branchenspezifische Fremdsysteme lassen sich problemlos anbinden, sodass Buchungsdaten aus touristischen Vorsystemen automatisch zur Verfügung stehen. Besonderheiten wie die Abwicklung der Margensteuer, die Gutscheinverwaltung oder die Buchung von Reisegruppen sind ebenso enthalten wie die Planung von Reisetagen. Für einen umfassenden Überblick über alle Finanzprozesse bietet Innovafinance ausgereifte Funktionen für das Reisecontrolling.
„Wir sind beeindruckt, wie effizient und flexibel Innovabee und seine internationalen Partner Innovafinance in 18 Staaten weltweit eingeführt haben. Innovafinance auf Basis von SAP Business All-in-One ist umfassend und deckt alle unsere Anforderungen ab. Wir können alle Regularien einhalten und haben eine solide Basis für weiteres Wachstum.“
Thorsten Hugel
Head of International Accounting & Taxation, FTI Group
„Innovafinance bietet alles, was wir brauchen, um unsere spezifischen Anforderungen abzudecken und – für uns ganz wesentlich – lässt sich an unsere bestehende Branchenlösung anbinden, die wir weiterhin in den anderen Geschäftsbereichen nutzen werden.“
Philipp Edel
CFO, Studiosus
Highlights für Unternehmen aus der Tourismusindustrie
Spezielle Debitorenbuchungsprozesse für Agentur-Inkassokunden oder Kunden als Reiseveranstalter
Anforderung von Reiseanzahlungen
Mit der Forderungs- und Erlösbuchung einer Reise in der Zukunft (Buchungsdatum = Abreisedatum) können Anzahlungsanforderungen mit Betrag und Fälligkeit über die Schnittstelle gebucht werden.
Mahnprozess/Zahlungserinnerung
Die Anzahlungsanforderungen können im Mahnprozess entsprechend berücksichtigt werden. Dabei lässt sich der Mahnprozess in Abhängigkeit der Tage vor der Abreise automatisch steuern. Ein wesentliches Element dabei ist die Aufbereitung der Mahndatei nach Sachverhalten, so dass ein aktives kundenwertorientiertes Inkasso betrieben werden kann. Zahlungsversprechen oder andere Vereinbarungen mit dem Kunden werden über eine Fallakte fortgeschrieben und nachgehalten.
Zahlung von Anzahlungsanforderungen
Beim Ausgleich einer Anzahlungsanforderung über den Elektronischen Kontenauszug oder eine manuelle Zahlung wird automatisch ein Debitoren-OP auf das Abstimmkonto „Erhaltene Anzahlungen“ erstellt. Sobald das Abreisedatums erreicht ist, wird die Forderungsbuchung aus der Schnittstelle und die Buchung der erhaltenen Anzahlung automatisch auf dem Debitorenkonto ausgeglichen.
Auszahlungen
Bei „Überzahlungen“ können regelbasiert (Überzahlung einer Reise, Haben-Saldo auf den Konto etc.) automatisch Auszahlungen an den Kunden via SEPA erzeugt werden, sofern die entsprechenden Bankangaben gepflegt sind.
Zahlungsabwicklung
Elektronische Verarbeitung von Zahlungseingängen
Zahlungen gehen entweder per Kreditkarte oder Überweisung ein. Ein wichtiges Mittel, um zu entscheiden, ob eine Reise bezahlt wurde und die Unterlagen versendet werden können, ist die automatische Verbuchung der Zahlungseingänge und die Zuordnung der jeweiligen Posten der Reisenden. Dieser Vorgang ist zeitkritisch und bedarf einer hohen Durchsatzquote pro Tag.
Saldo/Null-Liste
Die Saldo/Null-Liste ist eine Datei, die auf Anfrage an das Vorsystem übermittelt wird, um den Stand einer Reise hinsichtlich aller Buchungen und Zahlungen darzustellen. Diese Übersicht ist in der Regel der Auslöser für den Unterlagenversand.
Abrechnung und Steuern
Provisionsabrechnung mit Agenturen, Reiseleitern und Partnerunternehmen
Im Vermittlungsgeschäft werden Provisionen automatisch mit einer Reisebuchung an den jeweiligen Tour Operator gebucht und stellen eine Forderung dar. Bei Reiseveranstaltern kann die Provision auch umgekehrt für die Vermittlung einer Agentur als Verbindlichkeit gebucht werden. Über den automatischen Zahllauf werden Provisionsverbindlichkeiten ausgezahlt oder Provisionsforderungen per Lastschrift eingezogen.
Intercompany-Verrechnung
Die Verrechnung von Lieferantenleistungen erfolgt in der Tourismusbranche oft ohne genaue Zuordnung zu den einzelnen Unternehmen, sondern auf Ebene der Unternehmensgruppe. Eine korrekte Zuordnung zur Einzelgesellschaft kann via IC_Verrechnung auf Einzelpositionsebene eines Beleges oder am Monatsende mittels einer automatisch generierten Sammelrechnung für „interne“ Debitoren und Kreditoren gewährleistet werden.
Margensteuer
Für die touristischen Vorgänge als Reiseveranstalter wird die Margensteuer korrekt ermittelt, auch für Reisen, die über einen längeren Zeitraum angeboten werden. Die Reiseleistungen werden dabei sowohl erlös- als auch kostenseitig korrekt abgegrenzt.
Schnittstellenkonzept
Datendrehscheibe
Für das einfache Andocken der verschiedenen touristischen Reisevorsysteme steht eine komfortable Datendrehscheibe mit Schnittstellenmonitor zur Verfügung. Hier laufen alle Daten zentral zusammen und werden verteilt. Dabei können regelbasiert aus einfachsten Basisdaten wie Transaktionsart, Kundennummer, Betrag vollständige Buchungssätze bzw. -ketten mit allen Finanzbuchhaltungs- und Kostenrechnungsrelevanten Informationen generiert werden.
FIBU/Kostenrechnungs-Eingangsschnittstelle
Debitoren-Kreditorenstammdaten
Über die FIBU/Kostenrechnungs-Eingangsschnittstelle werden alle Debitoren-Kreditorendaten für eine Neuanlage oder für Änderungen bereitgestellt. Je nach Bedarf kann über das Customizing die Prüfung entsprechend gesteuert werden (z.B. Format der Postleitzahl in Abhängigkeit von dem Länderkennzeichen, …).
FI/CO-Buchungen
Die aus der Datendrehscheibe oder aus anderen Vorsystemen generierten Buchungen können automatisch einzeln oder in Form von Buchungsmonitoren geprüft und gebucht werden. Via WEB-Service wird das Ergebnis der Buchung (erfolgreich/nicht erfolgreich – Belegnummer in der Finanzbuchhaltung) an das Vorsystem übermittelt.
Eventuelle Fehler lassen sich über Einzel- oder Massenänderung korrigieren. Mithilfe der entsprechenden Transaktionsarten kann durch die Bereitstellung allgemeiner Informationen zu einem Buchungsbeleg der Beleg storniert oder eine Umkehrbuchung erzeugt werden.
FIBU/Kostenrechnungs-Ausgangsschnittstelle
Buchungssaldo einer Einheit
Der Buchungssaldo einer FIBU-Kontierungseinheit (z.B. einer Reise) aus Rechnungen und Zahlungen kann in der Schnittstelle bereitgestellt werden. Die entsprechenden Informationen werden via klassischer Datenübertragung oder via WEB-Service dort abgerufen.
Controlling-Buchungen
Die Buchungen auf kostenrechnungsrelevante Einheiten im touristischen Umfeld, wie z.B. Reise, Katalognummer, Destinationen, können für ein nachgelagertes BI-System wie SAP BusinessObjects bereitgestellt werden.
Buchungsprozesse
Reiseumbuchungen und Stornoabwicklungen
Reiseumbuchungen und Stornovorgänge werden über die Datendrehscheibe gehandelt und die relevanten Fibu-Buchungen korrekt auf den neuen Geschäftsfall bereitgestellt. Mehrere solcher zusammengehörige Buchungsvorgänge werden über eine Klammerung zusammengehalten.
Buchung von Reisegruppen
Ein häufiges Szenario im touristischen Geschäft ist die Buchung einer Reisegruppe, bei der ein Bucher und viele Reisende auftreten. Da die Reisenden die Zahlungen teilweise direkt vornehmen, ist es sinnvoll, über eine Klammerung alle Buchungen korrekt zusammenzufassen.
Controlling
Reisecontrolling
Das Reisecontrolling erfolgt über Plan- und Ist-Werte anhand einer Merkmalsstruktur, die sich über den Buchungsstoff ableiten lassen oder direkt im System gebucht werden. Dabei lassen sich Deckungsbeitragsrechnungen bis auf die Einzelreise darstellen. Über eine Plan-/Ist-Prognose können Reisetage rechtzeitig aus dem Angebot genommen oder zusammengelegt werden.
Gutscheinverwaltung
Gutscheine werden entweder als verbindliches Obligo auf den Kunden gebucht oder mit einer Reisebuchung direkt als Zahlungsmittel verbucht.
Liquiditätsrechnung
Reisekosten werden teilweise lange im Voraus bezahlt, es liegen aber noch keine Eingangszahlungen vor. Die Liquiditätsvorschau zeigt die Zahlungsaus- und -eingänge anhand der Fälligkeiten der gebuchten Posten für Kunden und Kreditoren an.
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Axel Haag
Telefon: +49 (7151) 9333-312
E-Mail: aha@innovabee.com