Naschen ist bei der Sweet Tec GmbH ausdrücklich erlaubt. In der hochmodernen Fabrik in Boizenburg an der Elbe sorgen über 400 Mitarbeiter auf rund 27.000 m² Produktionsfläche dafür, dass die qualitativ hochwertigen Süßigkeiten vom Band rollen und ausgeliefert werden. Da darf natürlich die regelmäßige Kostprobe nicht fehlen.

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Oliver Schindler, geschäftsführender Gesellschafter, hat im elterlichen Betrieb bereits die Bonbonproduktion kennengelernt und mit der Sweet Tec GmbH 2004 sein eigenes Unternehmen gegründet.

Liebhaber von Bonbons und Fruchtgummis, Lollis und Kaubonbons aus über 40 Ländern lassen sie sich schmecken. Das geht nur, weil alle mit viel Leidenschaft und fachlichem Know-how ans Werk gehen. Und weil die Prozesse – vom Einkauf über die Produktion bis hin zur Auslieferung an die Handels- und Industriekunden von Sweet Tec – verlässlich und effizient ablaufen. Für die Unternehmenssteuerung setzt Sweet Tec seit Unternehmensgründung vor 18 Jahren auf SAP-Software – und ist damit immer gut gefahren.

Brownfield oder Greenfield? Zusatzprogrammierungen sind entscheidend

Doch seit 2004 ist das Unternehmen stark gewachsen, hat sein Sortiment immer erweitert und auch die Prozesse wurden zunehmend komplexer. Das hatte zur Folge, dass es viele kundenindividuelle Programmierungen gab und das SAP-System an vielen Stellen vom Standard abwich. Als im vergangenen Jahr die Conversion auf das neue SAP S/4HANA anstand, waren die zahlreichen Z-Programme auch ein zentrales Thema.

„Das Projekt war für uns ein Meilenstein, um ein aktuelles System auf der Höhe der Zeit zu haben, mit dem wir weitere Funktionen von SAP S/4HANA wie Embedded PP/DS oder das Recipe Development nutzen können.“

Ralf Schulzke
Kaufmännischer Geschäftsführer, Sweet Tec GmbH

Erst kommt die technische Conversion, dann die Optimierung

„Wir hatten ohnehin vor, unsere Zusatzprogrammierungen auf den Prüfstand zu stellen und perspektivisch durch neue Funktionalitäten in SAP S/4HANA zu ersetzen“, erklärt Ralf Schulzke, kaufmännischer Geschäftsführer von Sweet Tec. „Zunächst einmal wollten wir aber die technische Conversion auf SAP S/4HANA umsetzen, um dann im Nachgang zu prüfen, welche sinnvollen Alternativen es gibt und wie wir die individuellen Programmierungen ablösen können“, erklärt der Geschäftsführer und ergänzt: „Dieses zweistufige Vorgehen hat uns Innovabee empfohlen – und rückblickend hat es sich sehr gut bewährt.“

40 Millionen Bonbons und Lollis sowie 50 Millionen Fruchtgummis laufen in Boizenburg täglich vom Band.

Die Berater von Innovabee waren es auch, die Sweet Tec die verschiedenen Optionen auf dem Weg nach SAP S/4HANA aufzeigten und ermittelten, ob eine Conversion mit den bestehenden Anpassungen möglich wäre oder ob Greenfield der bessere Ansatz sei. Nachdem die Entscheidung für eine Brownfield-Migration gefallen war, begannen die Vorarbeiten für die technische Migration. Weil das System über die Jahre stark gewachsen war und auch das neue System umfangreiche Prozesse abbilden sollte, stand am Anfang eine detailliert Ist-Analyse.

Berater müssen die Unternehmensprozesse kennen und verstehen   

„Wir haben im Vorfeld alle Prozesse aufgenommen und eine Schnittstellenlandkarte erstellt, damit wir die Abläufe bei Sweet Tec von Grund auf verstehen und wissen, mit welchen Drittanbietern wir uns abstimmen müssen“, erklärt Kai-Steffen Liebing, Project Manager bei Innovabee und Projektleiter in dem Migrationsprojekt. Auch die Systemlandschaft nahmen die Berater von Innovabee in Augenschein. „Es gab eine 3-System-Landschaft, die aber inkonsistent war, weil die Systeme unterschiedliche Stände hatten“, so der Projektleiter. Mit dem neuen SAP S/4HANA-System wollte Sweet Tec auch wieder Ordnung in seine Systemlandschaft bringen.

„Anders als vorher hinterfragen unsere Mitarbeiter nun selbst die bestehenden Prozesse und wirken so aktiv an der Weiterentwicklung unserer Organisation mit.“

Ralf Schulzke
Kaufmännischer Geschäftsführer, Sweet Tec GmbH

In nur zwei Conversion-Durchläufen zum Go-live

Nach der Analyse ging es an die Umsetzung der technischen Migration, die nach der bewährten Innovabee-Methodik 5steps2S4HANA ablief. Eine Herausforderung galt es auch hier zu meistern: Aus Ressourcengründen gab es bei diesem Projekt nur zwei Conversion-Durchläufe anstatt der üblichen drei, was in der Regel auch die Empfehlung seitens Innovabee ist. „Für unser Team hieß das: Wir mussten sicherstellen, dass vor der Go-live-Simulation am Ende der zweiten Phase alle Arbeiten erledigt sind“, erklärt Kai-Steffen Liebing.

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In der hochmodernen Bonbonfabrik sorgen über 400 Mitarbeiter auf rund 27.000 m² Produktionsfläche dafür, dass alle Prozesse rundlaufen.

Dank der intensiven Vorarbeit und der guten Zusammenarbeit zwischen Beratern und Key Usern war die Conversion ein voller Erfolg. „Hilfreich war auch, dass Sweet Tec sich im zweiten Conversion-Durchlauf ganz auf das Projekt fokussiert hat“, so der Projektleiter. Die Migration konnte dadurch erfolgreich und im vorgesehenen Zeit- und Budgetrahmen abgeschlossen werden. Am Ende wurde eine Systemkopie des aktuellen Produktivsystems erstellt. Damit verfügt Sweet Tec nun auch wieder über eine konsistente 3-Systemlandschaft, in der sichergestellt ist, dass alle Änderungen am SAP-System dessen Lauffähigkeit nicht gefährden.

„Damit verfügen wir nicht nur über ein aktuelles System, das unsere umfangreichen Prozesse sehr gut abdeckt, sondern auch über das Know-how, um es bestmöglich zu nutzen.​“ ​

Ralf Schulzke
Kaufmännischer Geschäftsführer, Sweet Tec GmbH

Ablösung vieler Eigenprogrammierungen durch das SAP S/4HANA-Portfolio möglich

„Das Projekt war für uns ein Meilenstein, um ein aktuelles System auf der Höhe der Zeit zu haben, mit dem wir weitere Funktionen von SAP S/4HANA wie Embedded PP/DS oder das Recipe Development nutzen können“, freut sich Ralf Schulzke. Auf der Optimierung der bestehenden Prozesse liegt denn auch der Fokus für die nächsten Monate. „Vor allem geht es darum, unsere kundenindividuellen Programmierungen möglichst durch sinnvolle Alternativen abzulösen, die entweder in SAP S/4HANA enthalten sind oder sich als Innovabee-Add-ons leicht nutzen lassen. Damit wird unser SAP-System zugleich auch wieder standardnäher und releasefähiger“, so Ralf Schulzke. Konkret plant Sweet Tec die Nutzung der integrierten Produktionsfeinplanung (Embedded PP/DS) und des Rezepturmanagements in S/4HANA.

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Durch die Migration haben die Nutzer bei Sweet Tec das neue SAP-System sehr gut kennengelernt und können es heute wesentlich effizienter nutzen als SAP ERP.

Hilfreich für alle anstehenden Optimierungsprojekte ist, dass die Nutzer bei Sweet Tec das System und die Prozesse durch die Migration sehr gut kennen und nutzen gelernt haben. „Auch davon profitieren wir für die tägliche Arbeit“, so Ralf Schulzke. „Anders als vorher hinterfragen sie nun selbst die bestehenden Prozesse und wirken so aktiv an der Weiterentwicklung unserer Organisation mit“, erklärt der Geschäftsführer und ergänzt: „Damit verfügen wir nicht nur über ein aktuelles System, das unsere umfangreichen Prozesse sehr gut abdeckt, sondern auch über das Know-how, um es bestmöglich zu nutzen.“