Sie waren die Ear­ly Adop­ter unter den SAP S/4HA­NA-Usern: Inno­v­a­bee-Kun­den wie die Budich-Grup­pe, Son­nen­tracht oder trend­tours. Nun steht für vie­le von ihnen das The­ma Upgrade auf dem Plan. Ein ganz prag­ma­ti­scher Grund dafür liegt in der Road­map von SAP S/4HANA begrün­det: Nach 5 Jah­ren läuft in die­sem Jahr die Pha­se der Main­stream-War­tung für das Release 1610 aus. Für das ers­te Release 1511 war bereits im Dezem­ber 2020 das „End of Main­stream Main­ten­an­ce“ gekom­men.
Aber es gibt noch einen wesent­lich wich­ti­ge­ren Grund für ein Upgrade auf die aktu­ells­te Ver­si­on der ERP-Lösung: Mit jedem neu­en Release von SAP S/4HANA kom­men neue Funk­tio­nen in den Kern der Lösung, wer­den zusätz­li­che – vor­mals sepa­ra­te Anwen­dun­gen – in SAP S/4HANA inte­griert und sind intel­li­gen­te Tech­no­lo­gien wie Pre­dic­ti­ve Ana­ly­tics oder Machi­ne Lear­ning mit SAP S/4HANA nutz­bar.
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Whitepaper “Upgrading SAP S/4HANA”


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Für Kun­den, die mit dem Release 1610 gestar­tet sind, läuft Ende 2021 die Main­stream-War­tung aus.

Das volle Potenzial von SAP S/4HANA ausschöpfen

Einen Über­blick über die jeweils aktu­ells­ten Neue­run­gen bie­tet der What’s New View­er von SAP, geplan­te Inno­va­tio­nen lis­tet die SAP Road­map auf. Wenn es dar­um geht her­aus­zu­fin­den, wel­che der vie­len SAP-Inno­va­tio­nen wirk­lich rele­vant und gewinn­brin­gend für Ihr Unter­neh­men sind, leis­tet der SAP Path­fin­der wert­vol­le Diens­te.

Hin­ter dem Path­fin­der ver­birgt sich ein Report, der Unter­neh­men dabei hilft, das Opti­mie­rungs­po­ten­zi­al ihres SAP-Sys­tems best­mög­lich aus­zu­schöp­fen. Er lie­fert unter ande­rem Ant­wor­ten auf die fol­gen­den Fra­gen:

    • Wel­che Apps, Add-ons, SAP S/4HA­NA-Sze­na­ri­en oder Cloud-Erwei­te­run­gen sind auf­grund der heu­ti­gen Nut­zung mei­nes SAP-Sys­tems sinn­voll?
    • Wo gibt es Opti­mie­rungs­po­ten­zia­le in der Nut­zung von SAP S/4HANA?
    • Wie kann ich SAP Digi­tal Busi­ness Ser­vices am bes­ten nut­zen, um Inno­va­tio­nen umzu­set­zen oder Geschäfts- oder IT-Pro­zes­se zu opti­mie­ren?

Alle drei Tools unter­stüt­zen dabei, das Upgrade-Poten­zi­al für Ihr Unter­neh­men ganz indi­vi­du­ell zu beur­tei­len. In jedem Fall trägt aber ein Upgrade dazu bei, das vol­le Poten­zi­al von SAP S/4HANA und damit auch bereits getä­tig­te Inves­ti­tio­nen noch bes­ser aus­zu­schöp­fen.

Jähr­lich gibt es ein neu­es Release von SAP S/4HANA. Jedes die­ser Releases ent­hält zahl­rei­che funk­tio­na­le Ver­bes­se­run­gen und neue Fea­tures. 
Dabei ist es wich­tig zu erwäh­nen, dass ein Upgrade nicht zwin­gend erst am Ende der Main­stream-War­tung erfol­gen muss. Ein Upgrade kann eben­so gut auch Teil einer SAP S/4HA­NA-Imple­men­tie­rung sein, zum Bei­spiel wenn inner­halb der Pro­jekt­lauf­zeit ein neu­es Release auf den Markt kommt, das Funk­tio­nen ent­hält, die Ihrem Unter­neh­men einen Mehr­wert bie­ten.

Prozessoptimierung sollte immer ein Thema sein – nicht nur am Wartungsende

Es kann aber auch eini­ge Zeit nach der Pro­duk­tiv­set­zung erfol­gen und Teil eines Pro­jek­tes sein, in dem die Geschäfts­pro­zes­se ganz gezielt opti­miert und an den Best Prac­ti­ces von SAP S/4HANA aus­ge­rich­tet wer­den. Oder aber es steht tat­säch­lich am Ende der Main­stream-War­tung und hat den ganz prag­ma­ti­schen Grund, tech­no­lo­gisch auf dem aktu­el­len Stand zu sein.

Mit jedem neu­en Release von SAP S/4HANA kom­men neue Funk­tio­nen in den Kern der Lösung und wer­den zusätz­li­che – vor­mals sepa­ra­te Anwen­dun­gen – in SAP S/4HANA inte­griert.
Dem­entspre­chend unter­schei­det man bei SAP S/4HANA zwi­schen einem tech­ni­schen und einem funk­tio­na­len Upgrade.
    • Ein tech­ni­sches Upgrade kon­zen­triert sich auf sys­tem­sei­ti­ge Ände­run­gen und lässt die Pro­zes­se eines Unter­neh­mens außen vor. In ers­ter Linie geht es dar­um, bei Kor­rek­tu­ren und Sicher­heits­patches auf dem neu­es­ten Stand zu blei­ben und mit einer von SAP unter­stütz­ten Ver­si­on von SAP S/4HANA zu arbei­ten. Bereits die­ser tech­ni­sche Ansatz trägt aber dazu bei, die Leis­tung der Lösung zu ver­bes­sern und die Archi­tek­tur zu ver­ein­fa­chen.
    • Ein funk­tio­na­les Upgrade dient zusätz­lich auch der Akti­vie­rung neu­er nutz­brin­gen­der Apps und Funk­tio­nen und im Ide­al­fall auch der Opti­mie­rung der Geschäfts­pro­zes­se – die sich dabei an den neu­en Mög­lich­kei­ten der aktu­el­len Ver­si­on von SAP S/4HANA ori­en­tiert. Ein funk­tio­na­les Upgrade bringt also einen erheb­li­chen Mehr­wert mit sich, erfor­dert aber auch mehr Zeit, weil der Umset­zung von Neue­run­gen und der Ver­ein­fa­chung von Pro­zes­sen eine ein­ge­hen­de Nut­zen­ana­ly­se vor­aus­ge­hen soll­te.

Inno­v­a­bee unter­stützt Sie ger­ne bei der Vor­be­rei­tung und Umset­zung Ihres Upgrade-Pro­jekts. Dafür erläu­tern wir Ihnen die neu­en und geän­der­ten Funk­tio­nen von SAP S/4HANA und zei­gen Ihnen den Mehr­wert für Unter­neh­men auf. Auch bei der Imple­men­tie­rung und den tech­ni­schen Aspek­ten eines Release­wech­sels sind wir mit unse­ren Erfah­rung aus zahl­rei­chen SAP S/4HA­NA-Pro­jek­ten ger­ne für Sie da.

Dafür nut­zen wir SAP-Stan­dard­tools wie den SAP Path­fin­der, um Ihr Sys­tem zu ana­ly­sie­ren und mög­li­che Pro­ble­me früh­zei­tig zu erken­nen. Anschlie­ßend wird das Upgrade zunächst im Ent­wick­lungs­sys­tem durch­ge­führt. Auf die­ser Basis ana­ly­sie­ren wir die Nach­wir­kun­gen des Updates und behe­ben mög­li­che Pro­ble­me. Das eigent­lich Update im Pro­duk­tiv­sys­tem ist dann nur noch Form­sa­che.

Interview mit Sebastian Rost, IT-Leiter bei der Budich-Gruppe

Budich will mit dem Upgrade auf SAP S/4HANA 2020 seine Prozesse optimieren

Herr Rost, Sie haben 2016 als einer der ers­ten Kun­den SAP S/4HANA bei Budich ein­ge­führt. Was waren die Grün­de, jetzt auf das neu­es­te Release 2020 zu wech­seln?
Eigent­lich gab es zwei Grün­de: Zum einen woll­ten wir natür­lich in der War­tung blei­ben, aber der pri­mä­re Grund war, dass wir die neu­en Funk­tio­nen, die mit dem Release 2020 zur Ver­fü­gung stan­den, nut­zen woll­ten. Das sind zum Bei­spiel The­men wie das erwei­ter­te Report­ing oder die inter­ak­ti­ven Kacheln für das Fio­ri-Launch­pad, die mit dem Release 1610 noch nicht zur Ver­fü­gung stan­den.
Wie haben Sie die neu­en Funk­tio­nen bewer­tet und ent­schie­den, wel­che Sie davon nut­zen?
Wir haben vor­ab über ein Test­sys­tem von Inno­v­a­bee eva­lu­ie­ren kön­nen, wel­che Kacheln und Funk­tio­nen neu hin­zu­ge­kom­men sind. Anschlie­ßend haben wir uns von den Inno­v­a­bee-Bera­tern die Top 5‑Highlights je Bereich zei­gen las­sen und sind jetzt in der Fin­dung, wel­che davon wir nut­zen wer­den. Teil­wei­se sind sie schon auch im Ein­satz, da dafür nur ein Ser­vice akti­viert wer­den muss­te. Die rest­li­chen Funk­tio­nen wer­den suk­zes­si­ve cus­to­mi­zed.

„Wir haben uns zum einen Ver­bes­se­run­gen bei den The­men Aus­wer­tung und inter­ak­ti­ve Kacheln erhofft und zum ande­ren die Nut­zung von Funk­tio­nen, die es jetzt als nati­ve Fio­ri-Kacheln gibt, die es vor­her so nicht gab.“

Sebas­ti­an Rost
IT-Lei­ter, Budich-Grup­pe
Wel­che Erwar­tun­gen hat­ten Sie und Ihre Nut­zer an das neue Release?
Wir haben uns zum einen Ver­bes­se­run­gen bei den The­men Aus­wer­tung und inter­ak­ti­ve Kacheln erhofft und zum ande­ren die Nut­zung von Funk­tio­nen, die es jetzt als nati­ve Fio­ri-Kacheln gibt, die es vor­her so nicht gab. Ich den­ke an The­men wie Ein­stieg und Dash­boards, die direkt an die rele­van­ten Stel­le im Sys­tem ver­zwei­gen.
Wel­che der neu­en The­men möch­ten Sie tat­säch­lich umset­zen?
Pri­mär sind es zunächst die „Quick Wins“, die wir nut­zen möch­ten, also The­men wie Usa­bi­li­ty. Danach möch­ten wir wei­te­re Ver­bes­se­run­gen umset­zen. Wenn man die neu­en Kacheln pro­zes­su­al nut­zen will, muss man noch ein­mal tie­fer ein­stei­gen, weil das teil­wei­se The­men sind, die mit einem grö­ße­ren Cus­to­mi­zing-Auf­wand ver­bun­den sind.

Wir haben bei der Ein­füh­rung von SAP S/4HANA 1610 gesagt: Wir legen zunächst die Basis und ent­wi­ckeln anschlie­ßend das Sys­tem kon­ti­nu­ier­lich wei­ter. Genau­so wol­len wir es mit dem Release 2020 auch hand­ha­ben. Wir haben zunächst das Upgrade umge­setzt und wis­sen, was mit dem neu­en Release alles mög­lich ist. Wir wis­sen aber auch, dass man für die Umset­zung von Neue­run­gen teil­wei­se auch die Pro­zes­se anpas­sen muss und wol­len das nach Prü­fung suk­zes­si­ve rea­li­sie­ren, um das Wachs­tums­po­ten­zi­al von S/4HANA best­mög­lich zu nut­zen. Per­spek­ti­visch wer­den wir einen Groß­teil der neu vor­ge­stell­ten Funk­tio­nen defi­ni­tiv auch nut­zen.

„Wir wis­sen, dass man für die Umset­zung von Neue­run­gen teil­wei­se auch die Pro­zes­se anpas­sen muss und wol­len das nach Prü­fung suk­zes­si­ve rea­li­sie­ren, um das Wachs­tums­po­ten­zi­al von S/4HANA best­mög­lich zu nut­zen.“

Sebas­ti­an Rost
IT-Lei­ter, Budich-Grup­pe
Wie läuft ein SAP‑S/4HA­NA-Upgrade ab? Wel­che Schrit­te sind dafür not­wen­dig
Wir haben zunächst eine Sys­tem­ko­pie unse­res Pro­duk­tiv­sys­tems gemacht und es als Test­sys­tem ein­ge­bun­den, sodass die Kol­le­gen in der Test­pha­se mit ihren aktu­el­len Daten die Tests durch­füh­ren kön­nen. Dann haben wir über unse­ren Basis-Dienst­leis­ter ein Ker­nel-Update umge­setzt. Im Vor­feld hat­ten wir geprüft, ob eine Anpas­sung aus dem 1610-Release, bei der es um die Syn­chro­ni­sa­ti­on von Pla­nungs­re­zep­ten aus dem RD ging, ggf. von dem Update tan­giert wird.

Als das geklärt war, haben wir unser Ent­wick­lungs­sys­tem einem Update unter­zo­gen. Danach ist das Sys­tem inklu­si­ve der ent­spre­chen­den Jobs in unser Test­sys­tem trans­por­tiert wor­den. Mit dem Feed­back der Key User haben wir dann noch klei­ne­re Anpas­sun­gen umge­setzt und konn­ten an einem Wochen­en­de die Instal­la­ti­on für das Pro­duk­tiv­sys­tem umset­zen und am Mon­tag­mor­gen mit dem Release 2020 star­ten.

Kann man dar­aus schlie­ßen, dass der Umstel­lungs- und der Test­auf­wand deut­lich gerin­ger aus­fällt als bei einer Neu­ein­füh­rung?
Im Zuge der Neu­ein­füh­rung von SAP S/4HANA 1610 haben wir einen Test­fall­ka­ta­log für die Fach­be­rei­che erstellt, der seit­dem suk­zes­si­ve erwei­tert wor­den ist. In die­ser Zeit haben wir zwei FPS-Updates (Fea­ture Packa­ge Stack) rea­li­siert und in dem Zuge die Test­fall­ka­ta­lo­ge noch ein­mal an die ver­än­der­ten Pro­zes­se ange­passt, so dass man jetzt auf die­sen Kata­log auf­bau­en konn­te. Hät­ten wir die­sen Kata­log nicht gehabt, wäre der Test­auf­wand sicher grö­ßer aus­ge­fal­len.
Wie hat Sie Inno­v­a­bee bei dem Upgrade-Pro­jekt unter­stützt?
Inno­v­a­bee hat uns zum einen bera­tend durch sei­ne Exper­ti­se im SAP S/4HA­NA-Umfeld unter­stützt. Hier hing es vor allem dar­um, die neu­en und für uns rele­van­ten Funk­tio­nen auf­zu­be­rei­ten und zu eva­lu­ie­ren. Aber auch beim tech­ni­schen Upgrade – also bei den Job­ein­stel­lun­gen oder beim Pro­gram­mie­ren von UI5-Jobs hat uns Inno­v­a­bee ganz wesent­lich unter­stützt.

Ins­ge­samt haben wir sowohl mit unse­rem Basis­dienst­leis­ter als auch mit Inno­v­a­bee sehr gute Dienst­leis­ter an der Hand gehabt, die mir ihrer Exper­ti­se dazu bei­getra­gen haben, dass das Pro­jekt so schnell und rei­bungs­los über die Büh­ne ging.

„Inno­v­a­bee hat uns zum einen bera­tend durch sei­ne Exper­ti­se im SAP S/4HA­NA-Umfeld unter­stützt. […] Aber auch beim tech­ni­schen Upgrade – also bei den Job­ein­stel­lun­gen oder beim Pro­gram­mie­ren von UI5-Jobs hat uns Inno­v­a­bee ganz wesent­lich unter­stützt.“

Sebas­ti­an Rost
IT-Lei­ter, Budich-Grup­pe
Wie­viel Zeit muss soll­te man für ein Upgrade auf die aktu­ells­te Ver­si­on von SAP S/4HANA ein­pla­nen?
Wir haben zunächst ein­mal ein tech­ni­sches Upgrade gemacht und die Pro­zes­se so über­nom­men, wie sie waren. Und wir haben uns strikt am Zeit­plan aus­ge­rich­tet. Dadurch konn­ten wir das Pro­jekt in der vor­ge­se­he­nen Zeit von knapp vier Mona­ten umge­setzt. Dar­in sind aller­dings alle orga­ni­sa­to­ri­schen Schrit­te rund um den Upgrade bereits ent­hal­ten. Die rei­ne Upgrade­zeit – also die tech­ni­sche Umstel­lung – ist deut­lich kür­zer und dau­ert in der Regel weni­ge Wochen.

Wenn man im Zuge eines Upgrades auch sei­ne Pro­zes­se anfasst und Anpas­sun­gen vor­nimmt, braucht man sicher­lich län­ger, da dann auch die Orga­ni­sa­ti­on mit­ge­nom­men wer­den muss. Für uns war es eine pri­mär tech­ni­sche Umstel­lung, so dass wir das Pro­jekt schnell umset­zen konn­ten.

Prin­zi­pi­ell soll­te man sich vor einem sol­chen Pro­jekt über­le­gen, ob man zunächst die Basis schaf­fen und dann im Nach­gang Opti­mie­run­gen umset­zen möch­te oder ob man Opti­mie­run­gen im Zuge des Updates umset­zen will, was natür­lich auf­wän­di­ger ist. Wir haben uns für die ers­te Opti­on ent­schie­den, das heißt dafür, neue Funk­tio­nen nach und nach umzu­set­zen und so das Sys­tem kon­ti­nu­ier­lich zu opti­mie­ren.

„Wenn der Nut­zen durch die Ein­füh­rung eines neu­en Pro­zes­se oder die Ände­rung eines bestehen­den Pro­zes­ses gege­ben ist, dann soll­te man die­sen Schritt auf jeden Fall gehen.“

Sebas­ti­an Rost
IT-Lei­ter, Budich-Grup­pe
Wür­den Sie dafür nöti­gen­falls auch Ihre Pro­zes­se ändern?
Auf jeden Fall. Wenn der Nut­zen durch die Ein­füh­rung eines neu­en Pro­zes­se oder die Ände­rung eines bestehen­den Pro­zes­ses gege­ben ist, dann soll­te man die­sen Schritt auf jeden Fall gehen. Auch die User sind meist sehr offen, wenn durch eine neue Funk­ti­on die täg­li­che Arbeit oder die Kom­mu­ni­ka­ti­on bes­ser wird. Inso­fern wol­len wir das auf jeden Fall ange­hen und das vol­le Poten­zi­al von SAP S/4HANA 2020 für unser Unter­neh­men auch nut­zen.
Von wel­chen Ver­bes­se­run­gen pro­fi­tie­ren Sie heu­te schon?
Da wir zunächst die tech­ni­sche Umstel­lung ange­gan­gen sind, pro­fi­tie­ren wir vor allem von einer bes­se­ren Per­for­mance. Auch die Kacheln, die sich auf das Report­ing bezie­hen, wer­den häu­fi­ger und umfas­sen­der genutzt.

Per­spek­ti­visch sehen wir einen gro­ßen Vor­teil in der Nut­zung der nati­ven Fio­ri-Kacheln und in der Tat­sa­che, dass Kacheln getauscht wer­den kön­nen.

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