Wechsel auf SAP S/4HANA: Wie läuft er ab und wieviel Aufwand steckt dahinter?

Michael Riedel
CTO

Viele unserer Bestandskunden fragen nach den Optionen für einen Wechsel auf SAP S/4HANA. Die meisten denken dabei zuerst an eine Migration ihres bestehenden SAP-Systems. Das macht Sinn: Wer schon in eine SAP-Lösung investiert hat, will seine Investitionen erhalten.

Mit SAP S/4HANA die Systemlandschaft vereinfachen

Doch die Migration auf SAP S/4HANA ist mehr als ein Einzelprojekt. Denn es geht nicht nur darum, mit In-Memory eine neue Technologie einzuführen, sondern gleichzeitig die Komplexität der Anwendungslandschaft zu reduzieren. Schließlich ist SAP S/4HANA mit seinen vereinfachten Datenmodellen, seiner intuitiven Benutzeroberfläche und seinen innovativen Funktionen geradezu prädestiniert für eine Vereinfachung der gesamten Systemlandschaft.

Was ändert sich und welche Prozesse sind betroffen?

So vorteilhaft eine solche Vereinfachung ist, so wirft sie gleichzeitig auch Fragen auf. Viele unserer Bestandskunden wollen von uns wissen: Mit welchem Aufwand muss ich bei der Migration auf SAP S/4HANA rechnen? Welche Auswirkungen hat SAP S/4HANA auf unsere Prozesslandschaft? Was wird aus Eigenentwicklungen, Custom Code und angeschlossenen Systemen?

Migrationsanalyse bringt Klarheit

Die Antworten auf diese Fragen sind so individuell wie das Unternehmen selbst. Man kann sie nicht geben, ohne vorher das Unternehmen und seine Prozesse eingehend zu betrachten. Wir bei Innovabee haben deshalb eine Migrationsanalyse entwickelt, die wir unseren Kunden vor dem Wechsel auf SAP S/4HANA empfehlen. Erst am Ende dieser Analyse kann man den Migrationsaufwand und die Auswirkungen auf die Prozesslandschaft zuverlässig benennen.

Was ändert sich wirklich und wie viel Aufwand ist damit verbunden? Die Migrationsanalyse von Innovabee liefert Antworten.

Ist eine Migration grundsätzlich möglich?

In Phase 1 geht es darum, die Grundlagen für eine erfolgreiche Migration zu legen. Mit dem „Maintenance Planner“, den „Pre-Checks“ und dem „Custom Code Check“ bietet SAP eine Reihe von Werkzeugen für die Analyse der Systemlandschaft, der eingesetzten Business-Functions, der Add-ons und des Custom Codes. Im Rahmen des „Custom Code Checks“ erhalte ich eine Liste mit den Objekten, die der Kunde in seinem bestehenden System angepasst hat und für die bei einem Wechsel auf SAP S/4HANA Handlungsbedarf besteht, weil sie in SAP S/4HANA modifiziert worden sind. Dieser Handlungsbedarf kann z.B. auf einer geänderten, neuen oder nicht mehr verfügbaren Funktion begründet sein. Wenn diese Prüfungen abgeschlossen sind, erhalte ich vom Maintenance Planner die Information, ob eine Migration grundsätzlich möglich ist.

Neue Funktionen von SAP S/4HANA für die Prozessoptimierung nutzen

Mit den Checks aus Phase 1 habe ich also eine Übersicht über alle Änderungen, weiß aber noch nicht, wie viel Aufwand sich hinter ihrer Umsetzung verbirgt. Denn zum einen müssen die im „Custom Code Check“ ermittelten Objekte noch einmal im Detail geprüft werden, zum anderen müssen möglicherweise Prozesse umgestellt oder zusätzliche Business-Funktionen aktiviert werden.

Aufwand für mögliche Anpassungen ist unterschiedlich

Viele Hinweise des „Custom Code Checks“ bzw. des „Code Inspectors“ gehen zudem auf die mit SAP S/4HANA eingeführte verlängerte Materialnummer zurück. Wird diese verlängerte Materialnummer nicht benötigt, ist der Aufwand für mögliche Anpassungen entsprechend gering. Auf der anderen Seite führt die Simplification List aber auch Hinweise auf, die zwingend bearbeitet werden müssen, um die Kompatibilität mit S/4HANA herzustellen.

Schließlich hängt der Aufwand für die Umsetzung auch von der Entscheidung des Unternehmens ab, wie mit geänderten und nicht mehr vorhandenen Funktionen umgegangen werden soll. Kann das Unternehmen auf sie verzichten, weil SAP S/4HANA neue, innovative Funktionen bietet, die denselben Prozesse besser und effizienter abbilden? Soll eine Individuallösung entwickelt werden? Jedes Szenario führt zu einem anderen Vorgehen und damit Aufwand.

Neue und geänderte Funktionen werden zunächst kategorisiert. Anschließend wird gemeinsam mit den Fachbereichen festgelegt, wie für einzelne Funktionen vorgegangen werden soll.

Was wird umgesetzt und was nicht?

Wir kategorisieren deshalb die von der Simplification List betroffenen Objekte und Prozesse und setzen uns dann in einer dritten Phase mit den Fachbereichen zusammen, um in Workshops zu besprechen, wie für einzelne Funktionen vorgegangen werden soll. Erst wenn entschieden ist, ob und wie einzelne Änderungen umgesetzt werden sollen, lässt sich der genaue Aufwand und Zeitrahmen für das Migrationsprojekt zuverlässig vorhersagen.

Dieses Vorgehen hat aus unserer Sicht zwei Vorteile: Man investiert im Vorfeld etwas mehr Zeit, um bei der eigentlichen Migration Zeit und Kosten einzusparen. Und man profitiert deutlich mehr von den vereinfachten Datenmodellen, den neuen Funktionen und der Echtzeitverarbeitung in SAP S/4HANA, wenn man sich vorher intensiv damit auseinandergesetzt hat.