Wechsel auf SAP S/4HANA: Wie läuft er ab und wieviel Aufwand steckt dahinter?

Vie­le unse­rer Bestands­kun­den fra­gen nach den Optio­nen für einen Wech­sel auf SAP S/4HANA. Die meis­ten den­ken dabei zuerst an eine Migra­ti­on ihres bestehen­den SAP-Sys­tems. Das macht Sinn: Wer schon in eine SAP-Lösung inves­tiert hat, will sei­ne Inves­ti­tio­nen erhal­ten.

Mit SAP S/4HANA die Systemlandschaft vereinfachen

Doch die Migra­ti­on auf SAP S/4HANA ist mehr als ein Ein­zel­pro­jekt. Denn es geht nicht nur dar­um, mit In-Memo­ry eine neue Tech­no­lo­gie ein­zu­füh­ren, son­dern gleich­zei­tig die Kom­ple­xi­tät der Anwen­dungs­land­schaft zu redu­zie­ren. Schließ­lich ist SAP S/4HANA mit sei­nen ver­ein­fach­ten Daten­mo­del­len, sei­ner intui­ti­ven Benut­zer­ober­flä­che und sei­nen inno­va­ti­ven Funk­tio­nen gera­de­zu prä­de­sti­niert für eine Ver­ein­fa­chung der gesam­ten Sys­tem­land­schaft.

Was ändert sich und welche Prozesse sind betroffen?

So vor­teil­haft eine sol­che Ver­ein­fa­chung ist, so wirft sie gleich­zei­tig auch Fra­gen auf. Vie­le unse­rer Bestands­kun­den wol­len von uns wis­sen: Mit wel­chem Auf­wand muss ich bei der Migra­ti­on auf SAP S/4HANA rech­nen? Wel­che Aus­wir­kun­gen hat SAP S/4HANA auf unse­re Pro­zess­land­schaft? Was wird aus Eigen­ent­wick­lun­gen, Cus­tom Code und ange­schlos­se­nen Sys­te­men?

Migrationsanalyse bringt Klarheit

Die Ant­wor­ten auf die­se Fra­gen sind so indi­vi­du­ell wie das Unter­neh­men selbst. Man kann sie nicht geben, ohne vor­her das Unter­neh­men und sei­ne Pro­zes­se ein­ge­hend zu betrach­ten. Wir bei Inno­v­a­bee haben des­halb eine Migra­ti­ons­ana­ly­se ent­wi­ckelt, die wir unse­ren Kun­den vor dem Wech­sel auf SAP S/4HANA emp­feh­len. Erst am Ende die­ser Ana­ly­se kann man den Migra­ti­ons­auf­wand und die Aus­wir­kun­gen auf die Pro­zess­land­schaft zuver­läs­sig benen­nen.

Was ändert sich wirk­lich und wie viel Auf­wand ist damit ver­bun­den? Die Migra­ti­ons­ana­ly­se von Inno­v­a­bee lie­fert Ant­wor­ten.

Ist eine Migration grundsätzlich möglich?

In Pha­se 1 geht es dar­um, die Grund­la­gen für eine erfolg­rei­che Migra­ti­on zu legen. Mit dem „Main­ten­an­ce Plan­ner“, den „Pre-Checks“ und dem „Cus­tom Code Check“ bie­tet SAP eine Rei­he von Werk­zeu­gen für die Ana­ly­se der Sys­tem­land­schaft, der ein­ge­setz­ten Busi­ness-Func­tions, der Add-ons und des Cus­tom Codes. Im Rah­men des „Cus­tom Code Checks“ erhal­te ich eine Lis­te mit den Objek­ten, die der Kun­de in sei­nem bestehen­den Sys­tem ange­passt hat und für die bei einem Wech­sel auf SAP S/4HANA Hand­lungs­be­darf besteht, weil sie in SAP S/4HANA modi­fi­ziert wor­den sind. Die­ser Hand­lungs­be­darf kann z.B. auf einer geän­der­ten, neu­en oder nicht mehr ver­füg­ba­ren Funk­ti­on begrün­det sein. Wenn die­se Prü­fun­gen abge­schlos­sen sind, erhal­te ich vom Main­ten­an­ce Plan­ner die Infor­ma­ti­on, ob eine Migra­ti­on grund­sätz­lich mög­lich ist.

Neue Funktionen von SAP S/4HANA für die Prozessoptimierung nutzen

Mit den Checks aus Pha­se 1 habe ich also eine Über­sicht über alle Ände­run­gen, weiß aber noch nicht, wie viel Auf­wand sich hin­ter ihrer Umset­zung ver­birgt. Denn zum einen müs­sen die im „Cus­tom Code Check“ ermit­tel­ten Objek­te noch ein­mal im Detail geprüft wer­den, zum ande­ren müs­sen mög­li­cher­wei­se Pro­zes­se umge­stellt oder zusätz­li­che Busi­ness-Funk­tio­nen akti­viert wer­den.

Aufwand für mögliche Anpassungen ist unterschiedlich

Vie­le Hin­wei­se des „Cus­tom Code Checks“  bzw. des „Code Inspec­tors“ gehen zudem auf die mit SAP S/4HANA ein­ge­führ­te ver­län­ger­te Mate­ri­al­num­mer  zurück. Wird die­se ver­län­ger­te Mate­ri­al­num­mer nicht benö­tigt, ist der Auf­wand für mög­li­che Anpas­sun­gen ent­spre­chend gering. Auf der ande­ren Sei­te führt die Sim­pli­fi­ca­ti­on List aber auch Hin­wei­se auf, die zwin­gend bear­bei­tet wer­den müs­sen, um die Kom­pa­ti­bi­li­tät mit S/4HANA her­zu­stel­len.

Schließ­lich hängt der Auf­wand für die Umset­zung auch von der Ent­schei­dung des Unter­neh­mens ab, wie mit geän­der­ten und nicht mehr vor­han­de­nen Funk­tio­nen umge­gan­gen wer­den soll. Kann das Unter­neh­men auf sie ver­zich­ten, weil SAP S/4HANA neue, inno­va­ti­ve Funk­tio­nen bie­tet, die den­sel­ben Pro­zes­se bes­ser und effi­zi­en­ter abbil­den? Soll eine Indi­vi­du­al­lö­sung ent­wi­ckelt wer­den? Jedes Sze­na­rio führt zu einem ande­ren Vor­ge­hen und damit Auf­wand.

Neue und geän­der­te Funk­tio­nen wer­den zunächst kate­go­ri­siert. Anschlie­ßend wird gemein­sam mit den Fach­be­rei­chen fest­ge­legt, wie für ein­zel­ne Funk­tio­nen vor­ge­gan­gen wer­den soll.

Was wird umgesetzt und was nicht?

Wir kate­go­ri­sie­ren des­halb die von der Sim­pli­fi­ca­ti­on List betrof­fe­nen Objek­te und Pro­zes­se und set­zen uns dann in einer drit­ten Pha­se mit den Fach­be­rei­chen zusam­men, um in Work­shops zu bespre­chen, wie für ein­zel­ne Funk­tio­nen vor­ge­gan­gen wer­den soll. Erst wenn ent­schie­den ist, ob und wie ein­zel­ne Ände­run­gen umge­setzt wer­den sol­len, lässt sich der genaue Auf­wand und Zeit­rah­men für das Migra­ti­ons­pro­jekt zuver­läs­sig vor­her­sa­gen.

Die­ses Vor­ge­hen hat aus unse­rer Sicht zwei Vor­tei­le: Man inves­tiert im Vor­feld etwas mehr Zeit, um bei der eigent­li­chen Migra­ti­on Zeit und Kos­ten ein­zu­spa­ren. Und man pro­fi­tiert deut­lich mehr von den ver­ein­fach­ten Daten­mo­del­len, den neu­en Funk­tio­nen und der Echt­zeit­ver­ar­bei­tung in SAP S/4HANA, wenn man sich vor­her inten­siv damit aus­ein­an­der­ge­setzt hat.