Erstaunte Kunden: So reibungslos gelang die SAP S/4HANA-Einführung bei Petrofer

Doch Petrofer ist nicht nur führend in der Spezialchemie, sondern auch Vorreiter in Sachen Nachhaltigkeit. So produziert der Mittelständler am Standort Hildesheim seit 2021 klimaneutral und legt viel Wert auf umweltfreundliche Produktionsprozesse. Nicht nur setzt er vollständig auf  Ökostrom und Ökogas, sondern reduziert auch kontinuierlich seine Emissionen und nutzt nachhaltige Rohstoffe.

Petrofer will digitale Prozesse und die papierlose Fertigung etablieren

Der Anspruch, noch innovativer und nachhaltiger zu werden, hat das Unternehmen auch dazu bewogen, nach einer neuen ERP-Lösung zu suchen. Denn Petrofer verfolgt das Ziel, sämtliche Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen – und benötigt dafür eine Unternehmenssoftware, die „State of the Art“ ist. „Wir wollten insbesondere das Thema Digitalisierung vorantreiben und zusätzlich eine papierlose Fertigung und digitale Prozesse einführen“, erklärt Erik Muhme, Geschäftsführer der Fischer Equity GmbH & Co. KG, zu der die Petrofer GmbH gehört.

Neben technologischen Aspekten wie Echtzeitfähigkeit waren auch die Branchenanforderungen ausschlaggebend bei der Auswahl einer neuen Lösung. „Wir wollten, dass die neue Software die Besonderheiten der Chemieindustrie bereits in der Standard-Variante abbildet, sodass wir keinen hohen Programmieraufwand haben. Wichtig war uns auch, eine Best-in-Class-Lösung zu nutzen, mit der wir von den Besten lernen und unsere eigenen Prozesse überprüfen und bei Bedarf optimieren können“, so der Geschäftsführer.

Innovabee punktet mit Agilität und Branchenexpertise

Innovachem, die SAP-Branchenlösung für die Chemiebranche, erfüllte diese Anforderungen am besten. Und mit Innovabee steht ein Partner hinter der Lösung, der durch seine agile Methodik und Branchen-Expertise überzeugt hat: „Innovabee ist mittelstandsorientiert und hat uns gezeigt, dass sie auf unsere Wünsche und unseren Serviceanspruch besser eingehen können als größere Partner. Den Ausschlag haben dann die Referenzen gegeben, die Innovabee in der Chemiebranche vorweisen kann,“ so Erik Muhme.

Dank Innovagil, einem Framework zur Einführung von SAP S/4HANA, lief die Konzeption und Realisierung des Projekts reibungslos ab. Einige Projektphasen erforderten einen intensiveren Einsatz. „Es gab einen gewissen Aufwand, um die Schnittstellen zu programmieren und ein Verständnis dafür zu bekommen, welche Eingangsgrößen SAP braucht und wie es diese verarbeitet“, erinnert sich Erik Muhme. „Denn nur mit diesem Verständnis und den richtigen Daten bekommen wir einen Prozesse, der reibungslos funktioniert.“ Letztlich konnten aber alle Schnittstellen – sowohl zu den Laborinformationssystemen diaLIMS und Lisam als auch zur genutzten Reporting-Plattform – erfolgreich umgesetzt werden. Auch weil Petrofer einen sehr hohen Qualitätsanspruch und im Zweifel immer auf größtmögliche Sicherheit gesetzt hat.

Chemiebranche stellt höchste Anforderungen an ein ERP-System

Als Grund für diesen hohen Anspruch nennt der Geschäftsführer die Anforderungen der Branche: „Wir sind in der Chemieindustrie zu Hause und arbeiten mit Gefahrstoffen – wir müssen also gewährleisten, dass alle Rezepturen korrekt an die Produktion übermittelt werden und dass korrekte Anzeigewerte auf den Versandetiketten stehen. Alles andere wäre fatal.“ Alle Teams wurden deshalb in den finalen Sprints motiviert, besonders umfangreiche Tests zu machen. „Erst als wir die Sicherheit hatten, dass alles reibungslos funktioniert, haben wir gemeinsam mit Innovabee die Go-Live Entscheidung getroffen.“

Auch bei der eigentlichen Umstellung ging Petrofer auf Nummer sicher – aus einem einfachen Grund: „Wir beliefern unsere Kunden mit einem Auftragsvorlauf von circa zwei bis drei Wochen. Das heißt, wir haben keine Bestände, die uns in die Lage versetzen würden, drei Monate zu überbrücken. Uns war klar, dass wir nach dem Go-live sehr schnell wieder die gewohnte Geschwindigkeit aufnehmen mussten, wenn wir keine hohen Rückstände aufbauen wollten“, erklärt Erik Muhme.

Unmittelbar nach dem Go-live laufen die ersten Produkte vom Band

Einen geringen Puffer-Bestand produzierte Petrofer noch im Voraus mit dem Altsystem. Die Umstellung erfolgte dann am 1. Mai. „Bereits am 2. Mai konnte der erste Lastwagen mit in SAP gefertigten Produkten den Hof in Hildesheim verlassen, was für uns als Unternehmen und für alle Projektbeteiligten ein unglaublich wichtiger Moment war“, so der Geschäftsführer. Aufgrund von geänderten Prozessen in der Auftragsdisposition gab es in den ersten beiden Wochen leichte Rückstände bei den Auftragspositionen im Vertrieb. Gemeinsam mit Innovabee ging Petrofer der Sache auf den Grund.

Dashboards für Produktion und den Versand sorgen für mehr Übersicht

Die Lösung bestand darin, dass Petrofer Informationen, die vorher getrennt lagen, über neue Kacheln und Übersichtsmasken zusammengeführt hat, so dass die Produktion eine Priorisierung von Kundenaufträgen vornehmen konnte. Daneben hat das Unternehmen Dashboards für die Produktion und den Versand aufgebaut und konnte so Bestelleingänge mithilfe von Echtzeitdaten aus der HANA-Datenbank monitoren.

Reibungslose SAP-Einführung sorgt für Anerkennung bei Kunden

„Ein großes Lob gebührt an dieser Stelle dem Team von Innovabee. Gerade in der Hypercare-Phase hat es sich als verlässlicher Partner erwiesen, der uns nach dem Go-live genauso intensiv unterstützt hat wie im Projekt“, erinnert sich Erik Muhme. Dank dem Einsatz aller Beteiligten konnte Petrofer seine Kunden auch während der Umstellung sehr gut bedienen. „Wir haben nicht einen Kunden verloren. Wir haben nicht einen Auftrag nicht bedient“, freut sich Erik Muhme. Selbst den Kunden des Chemieherstellers ist die reibungslose Wechsel aufgefallen. „Ein Kunde von uns, ein großer Automobilzulieferer aus Süddeutschland, hat einen unserer Vertriebsmitarbeiter gefragt, wie es uns gelungen sei, SAP so reibungslos einzuführen.“

Mobile Dialoge und intelligente Prozesse entlasten die Fertigung

Das Projekt hat aber nicht nur dafür gesorgt, dass die Prozesse bei Petrofer wieder reibungslos laufen, sondern auch etliche Verbesserungen mit sich gebracht. Seit der Einführung von SAP nutzt das Unternehmen mobile Dialoge: Jeder Mitarbeiter in der Produktion verfügt über ein Handheld, sieht dort seine Arbeitsschritte und bestätigt diese in einer App. Die Daten werden im SAP-System verarbeitet und man sieht am Rechner die Rückmeldung der Fertigungsaufträge oder das Abrufen der Rohstoffe und hat einen ständigen Überblick über Abläufe in der Produktion.

„Mit der Einführung von SAP S/4HANA legen wir den Grundstein, um zeitgemäß arbeiten und weiter wachsen zu können.“

Auch die Prozesssicherheit und die Qualität der Abläufe ist deutlich gestiegen. „Wir haben bestimmte Rezepturen, die können nur auf bestimmten Produktionsressourcen gefertigt werden“, erläutert Erik Muhme. Das System stellt sicher, dass diese Abfolge genau eingehalten wird – das war nicht immer so. Mit der Automatisierung und den optimierten Prozessen steigt gleichzeitig auch die Effizienz: „Wir haben mit SAP auch die elektronische Rechnungsverarbeitung eingeführt. Das heißt, es gibt keine Papierrechnung mehr von Lieferanten, sondern das läuft voreingestellt automatisch ab“, freut sich Erik Muhme.

Bessere und aktuellere Daten sorgen für mehr Transparenz

Bei der Datentransparenz hat Petrofer ebenfalls von der SAP-Einführung profitiert. „Das, was der Vertrieb an Daten eingibt, steht sofort unternehmensweit zur Verfügung und alle können sich darauf beziehen“, so der Geschäftsführer. „Wir sehen jetzt auf Knopfdruck: Bei welchen Materialien haben wir wie lange Unterdeckung? Bei welchen Lieferanten müssen wir die Bestellung oder die Anlieferung vorziehen? Und das System ist ja integrativ. Das heißt, die Transparenz zieht sich durch bis zum Produktionsauftrag.“

Dashboards beleuchten die aktuelle Performance und Risiken

Auch das Management kann fundierter entscheiden, weil alle Entscheidungen heute datenbasiert sind. „Wir haben unsere Analytics-Lösung an SAP angebunden. Die Daten werden in Echtzeit erzeugt und in Dashboards aufbereitet, so dass jede operative Einheit für sich sehen kann: Wie ist die Performance, wo gibt es Risiken im Prozess?“, erläutert Erik Muhme.

Petrofer will mit SAP S/4HANA weitere Effizienzgewinne heben

Neben diesen großen Verbesserungen sieht er noch Potenzial für weitere Effizienzgewinne in der Zukunft. „Unsere Aufgabe für die nächsten Monate wird sein, das, was das System an Verschlankungsmöglichkeiten bietet, vollständig zu heben. Fragen, die wir uns stellen, sind zum Beispiel: Wie können wir über die Produktionslosgröße verhindern, dass wir zu viele Bestände aufbauen? Wie gehen wir mit Retouren um? Sollten wir für ausgewählte Materialien Lagerplätze vorsehen und den Rest chaotisch führen?“ Gemeinsam mit Innovabee wird Petrofer diese Themen diskutieren und in Form eines Optimierungsprojektes konzeptionell entwickeln und umsetzen. „Uns ist wichtig, dass wir solche Änderungen sorgfältig planen, denn am Ende sollen die Maßnahmen nachhaltig sein“, so der Geschäftsführer.