MULTItalent moderner Flüssigkunststoff:
Mit SAP S/4HANA Cloud fügt WestWood das optimale IT-Molekül hinzu

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Auf den ersten Blick unscheinbar, auf den zweiten aber mehr als oho: Die Flüssigkunststoffe von WestWood sorgen unter anderem dafür, dass Parkhäuser, Dächer, Balkone und Brücken dauerhaft abgedichtet sind, aber auch Markierungen und Oberflächengestaltungen werden damit umgesetzt. Der Werkstoff dafür sind Polymethylmethacrylat (PMMA)-Harze, und damit punkten die WestWood-Produkte gleich mehrfach: Sie sind witterungsbeständig, pflegeleicht und langlebig, haben ein geringes Eigengewicht und sind schnell verarbeit- und wieder nutzbar.
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Die WestWood-Mission: Bauteile und Bauflächen dauerhaft abzudichten. (Quelle: WestWood)

Ein Multitalent und gleichzeitig ein Erfolgsgarant für das mittelständische Unternehmen mit Stammsitz im ostwestfälischen Petershagen, das sich seit bald einem Vierteljahrhundert über ein stabiles Wachstum freuen kann und entsprechend in seine Zukunft investiert. Dafür stehen unter anderem auch ein großes, neues Verwaltungsgebäude oder das geplante Logistikzentrum.

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Von der ostwestfälischen Firmenzentrale in Petershagen treibt die Inhaberfamilie das Unternehmenswachstum mit viel Leidenschaft und noch mehr Motivation voran. (Quelle: WestWood)

Schnelligkeit gewinnt: High-Speed-Delivery überzeugt WestWood-Kunden

An fünf Standorten im In- und Ausland – in der Schweiz, Österreich, Großbritannien, Italien und den USA – arbeiten 140 Mitarbeitende an innovativen Systemlösungen für 16 Länder weltweit, bis zu 28 Tonnen Flüssigkunststoff werden täglich produziert. Besonders hervorzuheben ist die Geschwindigkeit, mit der das Familienunternehmen agiert: Eingehende Bestellungen werden umgehend produziert, verpackt und ausgeliefert, im Inland ist das benötigte Material somit nach spätestens 48 Stunden auf der Baustelle.

Damit dieser Erfolgsweg verlässlich weitergeht und mit dem Wachstum Schritt gehalten werden kann, entschied sich WestWood 2022 dafür, SAP S/4HANA Cloud Public Edition einzuführen.

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Standard-IT, aber kein Standardgeschäft: Die WestWood-Projekte sind vielfältig, die Werkstoffe weltweit im Einsatz. (Quelle: WestWood)
„Vor allem im Lager, das bis dato nicht IT-gestützt lief, aber auch in vielen anderen Geschäftsbereichen wie Logistik, Einkauf oder Vertrieb wollten wir unsere Abläufe optimieren, dabei von Best-Practice-Prozessen profitieren und unser Unternehmen fit für die Zukunft machen“, erklärt Hans-Georg Henke, Projektleiter bei WestWood. „Eine Cloud-Lösung war für uns als produzierendes Unternehmen der logischste Weg. Wir konzentrieren uns auf unser Kerngeschäft, Betrieb, Wartung und Upgrades hingegen sind ausgelagert“. Und auch beim dafür erforderlichen Cloud- und Branchen-Know-how für die Chemische Industrie hatte das Familienunternehmen das Glück auf seiner Seite: „Mit Innovabee als Partner haben wir quasi den Jackpot gezogen. Hier haben wir erfahrene Transformations- als auch Branchenexperten an unserer Seite, die uns mit viel Know-how bei jedem Schritt in die Cloud optimal unterstützt haben.“

Vorzeigeprojekt mit GROW with SAP: WestWood migriert in 12 Monaten in die Public Cloud

Zum 1. Januar 2024 ist WestWood live gegangen, in-time and on-budget und so reibungslos, dass sowohl WestWood als auch der Public-Cloud-erfahrene IT-Partner Innovabee sich gleichzeitig freuen und immer noch staunen. Florian Häußler, Geschäftsführer bei Innovabee: „Das liegt vor allem daran, dass das Projekt extrem gut vorbereitet wurde, alle Teams sehr motiviert waren und auch die erforderliche Extrameilen gemeinsam ohne große Diskussionen gegangen wurden. Selten hatte ich in einem Lenkungsausschuss so wenig zu tun. Auf den Punkt gebracht: Ein Ausnahmeprojekt mit 100 Prozent Commitment von allen Seiten.“

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Ein außergewöhnlicher Familienbetrieb mit Doppelspitze und ganz viel Persönlichkeit: Seit der Firmengründung 1999 sind Ehrlichkeit, Authentizität und Partnerschaft Werte, die WestWood langfristig mit seinen Kunden, Lieferanten, Verarbeitern und natürlich Mitarbeitenden teilt. (Quelle: WestWood)
Ebenfalls zum Erfolg beigetragen hat, dass mit Hans-Georg Henke seitens WestWood ein sehr erfahrener Fulltime-Projektleiter zur Verfügung stand und auch die Key User so gut wie möglich für das SAP-S/4HANA-Projekt freigestellt wurden. Hans-Georg Henke kennt noch weitere Erfolgsfaktoren: „Obwohl wir bei WestWood alles andere als Standard produzieren, haben wir uns beim Thema Cloud zu 100 Prozent auf GROW with SAP und den Standard eingelassen. Auch die Projektmethodik SAP Activate hat sich vom Projektstart an sehr bewährt – ein Vorgehen, das wir anderen SAP-Anwendern nur ans Herz legen können, denn damit bleibt nichts liegen. Und zu guter Letzt waren und sind neben der technischen Unterstützung durch Innovabee auch die Gruppendynamik und der Team-Zusammenhalt herausragend. Wir als Kunde fühlen uns hier sehr gut aufgehoben und verstanden, eine wichtige Voraussetzung für erfolgreiche IT-Projekte.“

Eine Herausforderung: die neue Logistik im platzgeführten Lager

Anfang Januar 2024 wurde der Transformationsschalter umgelegt und ab Tag eins wie gewohnt weiter produziert und ausgeliefert. „Die einzige Herausforderung, die wir kurz vor der Migration hatten, lag im Bereich Stammdaten. Das konnten wir aber gemeinsam mit unseren Ansprechpartnern von Innovabee am Wochenende davor in einer tollen Team-Leistung lösen“. Heute profitiert das mittelständische Unternehmen von einem Mehrplatzlager, das das bisherige selbstgeführte Lager abgelöst hat. „Dieses Thema hat uns kurz beschäftigt, die Herausforderung lag hier aber bei den Mitarbeitenden selbst, nicht im System“, erklärt der Projektleiter. „Nachdem aber verstanden wurde, wie die neuen Prozesse gebucht bzw. Waren umgebucht oder storniert werden müssen, liefen auch die Lagerprozesse wieder reibungslos.“

Einkauf und Produktion profitieren von der neuen Cloud-Welt

Ein weiterer Unternehmensbereich, der heute von GROW with SAP bzw. der SAP S/4HANA Cloud Public Edition profitiert, ist unter anderem der Einkauf. Hier nutzen die Mitarbeitenden die neue SAP-Lösung Central Invoice Management (CIM), auch wenn der Weg dorthin teils steinig war: „So beeindruckend die Demo des Tools war, so herausfordernd war die praktische Umsetzung“, erinnert sich Jan Marzinowski, Kaufmännischer Leiter bei WestWood. „Gemeinsam mit Innovabee und SAP haben wir das Archivierungs-Tool für Rechnungen dann aber zum Laufen gebracht.“

Einfacher lief die Modernisierung der Fertigung, die heute komplett papierfrei agiert. „Kein Papier und keine Zettelberge mehr, kein Excel, dafür mobile Geräte wie Scanner und Tablets, die unsere Prozesse automatisieren, beschleunigen und somit leistungsfähiger machen“, freut sich der Geschäftsführer. Weitere Potenziale für Einsparungen sowie mehr Sicherheit bieten Funktionalitäten innerhalb der SAP S/4HANA Cloud, die selbstständig alternative Rohstoffe vorschlagen, die erstens zur Gesamtrezeptur passen und zweitens von den WestWood-Produktionsanlagen auch verarbeitet werden dürfen.

Compliance: Top-Thema in der Chemiebranche

Als einer der ersten Public-Cloud-Kunden aus dem produzierend-chemischen Umfeld ist es für WestWood unerlässlich, auch Compliance-technisch immer auf der sicheren Seite zu stehen. Hierfür nutzt WestWood aktuell noch eine Third-Party-Solution, die via SAP Integration Suite an das neue Cloud-ERP angebunden wurde. In naher Zukunft ist aber geplant, auf SAP S/4HANA Product Compliance umzusteigen, „denn unser Weg ist die Cloud mit SAP S/4HANA“, sagt Hans-Georg Henke.

 

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SAP S/4HANA für Product-Compliance garantiert, dass die Compliance während des gesamten Produktlebenszyklus durch automatisierte Prozesse sichergestellt wird – unter anderem mit Funktionalitäten für die Marktfähigkeit und Chemical Compliance von Produkten, Sicherheitsdatenblätter und Etikettenverwaltung oder den Umgang mit Gefahrengut. (Quelle: SAP SE)

 

SAP Preferred Success: ein wichtiger Baustein für den Projekterfolg

Ein weiterer Erfolgsfaktor innerhalb des Public-Cloud-Projektes war zudem, SAP Preferred Success zu nutzen: Der Rundum-Support für Cloud-Kunden und das Arbeiten im digitalen Umfeld kam bei WestWood gut an. „Vor allem der Zugriff auf SAP-Experten war für uns an der ein oder anderen Stelle sehr hilfreich“, sagt Hans-Georg Henke. „Bei Fragen oder konkreten Problemstellungen wurde uns schnell und unkompliziert geholfen, sodass wir die Transformation noch effizienter und nachhaltiger realisieren konnten.“ Alles in allem ein Vorzeigeprojekt, das das Familienunternehmen passgenau auf seinem weiteren Weg als Innovationsführer für Abdichtungs- und Beschichtungssysteme aus modernen Flüssigkunststoffen begleitet.

 

Effektive und zielgerichtete Projektsteuerung und Organisation mit dem Einsatz des Cloud ALM

Durch den Einsatz des Cloud ALM (Application Lifecycle Management) konnten Anforderungen, Prozesse und Aufgaben strukturiert, transparent und Reporting-fähig für alle Seiten dargestellt und nachgehalten werden. Dies hat zum erfolgreichen Monitoring der anstehenden Aufgaben je Projektphase sowohl durch die Projektmitglieder als auch durch die Projektleitung und dem Lenkungsausschuss beigetragen.

 

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