Räumlich getrennt und trotzdem nah am Kunden SAP-Beratung in Zeiten von Social Distancing

Bera­tung lebt von der Nähe zum Kun­den. Was will mein Kun­de? Was ist ihm wich­tig? Wel­che Zie­le ver­folgt er? Wie las­sen sich sei­ne Anfor­de­run­gen am bes­ten umset­zen? Wie kön­nen wir sei­ne Mit­ar­bei­ter best­mög­lich in das Pro­jekt ein­bin­den? Von der Ant­wort auf die­se Fra­gen hängt ganz maß­geb­lich ab, ob ein Pro­jekt am Ende erfolg­reich ver­läuft.

Bera­ter arbei­ten mit Kun­den zusam­men, ohne phy­sisch anwe­send zu sein
Aber Nähe – das haben wir alle in die­sen Wochen gelernt – braucht kei­ne phy­si­sche Anwe­sen­heit. Nähe ent­steht durch Kom­mu­ni­ka­ti­on, durch Aus­tausch, durch Mit­ein­an­der­re­den. Dank Video Con­fe­ren­cing, Video Chats, Online-Mee­tings und Col­la­bo­ra­ti­on Tools kön­nen wir heu­te in Echt­zeit kom­mu­ni­zie­ren und zusam­men­ar­bei­ten, ohne phy­sisch anwe­send zu sein.

Eine Stu­die des IT-Online­ma­ga­zins zeigt: 37 Pro­zent der SAP-Pro­jek­te wer­den wie geplant wei­ter­ge­führt.
Bei Inno­v­a­bee sind es noch weit mehr – näm­lich 90 Pro­zent.

Dass das auch in SAP-Pro­jek­ten gut funk­tio­niert, haben die letz­ten Wochen bewie­sen: Kei­nes unse­rer lau­fen­den Pro­jek­te muss­te gestoppt wer­den. In weni­gen Ein­zel­fäl­len haben Kun­den auf­grund von Aus­wir­kun­gen durch den Shut­down die Pla­nung zeit­lich ange­passt. Beim größ­ten Teil unse­rer Kun­den läuft das Pro­jekt wie geplant wei­ter – mit einem Unter­schied: Anwen­der­schu­lun­gen und Pro­jekt­mee­tings, Len­kungs­aus­schuss­sit­zun­gen und Jour Fixes, Team­mee­tings und Mei­len­stein-Reviews fin­den nun vir­tu­ell statt. „Die meis­ten Kun­den­an­sprech­part­ner sind eben­falls im Home­of­fice, inso­fern hat sich das ein­ge­spielt“, sagt Axel Haag, Pro­ject Mana­ger bei Inno­v­a­bee.

Schnel­ler Umstieg von per­sön­li­cher auf „vir­tu­el­le Bera­tung“
Der Über­gang ins Home­of­fice ver­lief bei Inno­v­a­bee auch des­halb so geräusch­los, weil bereits vor dem Shut­down alle Mit­ar­bei­ter über eine Infra­struk­tur ver­füg­ten, die es für die die „vir­tu­el­le Bera­tung“ braucht. Calls, Web­i­na­re und Web-Kon­fe­ren­zen gehö­ren ohne­hin zum Bera­tungs­all­tag. Und: 95 Pro­zent der Inno­v­a­bee-Mit­ar­bei­ter hat­ten auch zuvor schon hin und wie­der im Home­of­fice gear­bei­tet.

Vie­le Inno­v­a­bee-Mit­ar­bei­ter haben auch zuvor schon bei Bedarf im Home­of­fice gear­bei­tet.

„Die meis­ten Kun­den­an­sprech­part­ner sind eben­falls im Home­of­fice, inso­fern hat sich das ein­ge­spielt.“ 

Axel Haag, Pro­ject Mana­ger, Inno­v­a­bee GmbH

Seit dem Shut­down grei­fen nun 85 Pro­zent aller Kol­le­gen täg­lich über gesi­cher­te Ver­bin­dun­gen auf das Netz­werk zu. Vor Coro­na waren es zwi­schen 10 und 25 Mit­ar­bei­ter pro Tag – dar­un­ter Bera­ter aus dem Home­of­fice, aber auch sol­che, die sich aus dem Kun­den­netz per VPN in das Fir­men­netz­werk ein­ge­wählt hat­ten. Um dem gleich­zei­ti­gen Ansturm auf das Netz­werk stand­zu­hal­ten, hat Inno­v­a­bee in den letz­ten Wochen sei­ne Inter­net­ver­bin­dung und die Sys­tem­res­sour­cen der Ter­mi­nal­ser­ver auf­ge­stockt. Wei­te­re Maß­nah­men waren nicht nötig.

Man­ches Mee­ting wird auch künf­tig durch eine Video­kon­fe­renz ersetzt
Neu sind also nicht die Tools und die Tech­nik, neu ist nur die Erfah­rung, dass die Kom­mu­ni­ka­ti­on nun nicht nur teil­wei­se, son­dern voll­stän­dig vir­tu­ell statt­fin­det. Und plötz­lich macht sich Erkennt­nis breit: Das ein oder ande­re Vor-Ort-Mee­ting hät­te es gar nicht gebraucht – und vie­le Din­ge las­sen sich mit moder­ner Tech­nik sogar schnel­ler und ein­fa­cher klä­ren als in einem per­sön­li­chen Mee­ting. „Wenn es im Sin­ne unse­rer Kun­den ist und sich dadurch wich­ti­ge Ent­schei­dun­gen beschleu­ni­gen las­sen, wer­den wir auch künf­tig Video­kon­fe­ren­zen als Alter­na­ti­ve zum Mee­ting in Betracht zie­hen“, meint Chris­ti­an Dei­nin­ger, CEO von Inno­v­a­bee.

Neu für die Inno­v­a­bee-Mit­ar­bei­ter sind nicht die Tools und Tech­nik, neu ist nur die Erfah­rung, dass die Kom­mu­ni­ka­ti­on nicht nur teil­wei­se, son­dern voll­stän­dig vir­tu­ell statt­fin­det.

„Wenn es im Sin­ne unse­rer Kun­den ist und sich dadurch wich­ti­ge Ent­schei­dun­gen beschleu­ni­gen las­sen, wer­den wir auch künf­tig Video­kon­fe­ren­zen als Alter­na­ti­ve zum Mee­ting in Betracht zie­hen.“ 

Chris­ti­an Dei­nin­ger, CEO, Inno­v­a­bee GmbH

Weil es bei Kom­mu­ni­ka­ti­on aber nicht nur um Effi­zi­enz, son­dern auch um Ver­trau­en geht, gibt er aber auch zu: „Der direk­te Aus­tausch mit den Kol­le­gen fehlt schon sehr.“ Und Bera­te­rin Rebec­ca Somer­sall ergänzt: „Ich freue mich auf jeden Fall sehr, wenn wir wie­der etwas Büro-Atmo­sphä­re bekom­men. Die Ein­sam­keit ist schon unge­wohnt.“ Bis dahin sind die Kol­le­gen bei Inno­v­a­bee aber bes­tens gerüs­tet, um ihre Pro­jek­te in der gewohn­ten Qua­li­tät und im geplan­ten Zeit­raum zum Erfolg zu füh­ren.

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4 Tipps für die Arbeit im Homeoffice von Innovabee-Mitarbeitern

 

 

 

1. Den Tag strukturieren

Wer kom­ple­xe Pro­jek­te plant, der arbei­te­te ger­ne struk­tu­riert. Genau­so struk­tu­riert gehen die meis­ten Kol­le­gen auch ihren Arbeits­all­tag im Home­of­fice an. Weil zuhau­se mehr Ablen­kung lau­ert – ins­be­son­de­re dann, wenn man neben der Arbeit Kin­der betreu­en muss – ist eine wie­der­keh­ren­de Struk­tur für vie­le wich­tig. „Ich pla­ne Ter­mi­ne ana­log zum übli­chen Büro­all­tag“, meint ein Kol­le­ge. Und eine Bera­te­rin fügt hin­zu: „Für mich ist es auch im Home­of­fice wich­tig, eine gewis­se Struk­tur bei­zu­be­hal­ten. Ich ver­su­che des­halb, den Tag ähn­lich zu struk­tu­rie­ren wie an einem nor­ma­len Tag im Büro.“

Zu einer fes­ten Struk­tur gehö­ren natür­lich auch Pau­sen. Auch die soll­te man fix ein­pla­nen, damit man am Rest des Tages fokus­siert arbei­ten kann, so die Kol­le­gen. Das hand­ha­ben alle befrag­ten Mit­ar­bei­ter so. Nur für die Mit­tags­pau­se neh­men sie sich im Moment etwas mehr Zeit – da sie jetzt alle selbst kochen müs­sen.

 

2. Videokonferenzen statt Calls oder E‑Mails

Stu­di­en zei­gen: Die Ergeb­nis­se sind bes­ser, wenn Teams über Video kom­mu­ni­zie­ren anstatt nur per Tele­fon und E‑Mail. Im direk­ten Ver­gleicht mit Calls gab es in Video­kon­fe­ren­zen deut­lich weni­ger Miss­ver­ständ­nis­se zwi­schen den Teil­neh­mern, die Arbeits­sit­zun­gen ver­lie­fen effi­zi­en­ter und har­mo­ni­scher.

Außer­dem ver­stär­ken Video­kon­fe­ren­zen in Zei­ten wie die­sen das Zusam­men­ge­hö­rig­keits­ge­fühl in Teams und kön­nen zu einer posi­ti­ven Arbeits­at­mo­sphä­re bei­tra­gen.

 

3. Die Ausstattung macht’s

Wer über einen län­ge­ren Zeit­raum zu Hau­se arbei­tet, bei dem soll­ten auch die Arbeits­be­din­gun­gen stim­men. Dazu gehö­ren eine ver­läss­li­che Infra­struk­tur (VPN, Inter­net­ver­bin­dung), moder­ne Arbeits­ge­rä­te (Lap­tops, Bild­schir­me, Head­sets) und Büro­mö­bel. Für die ers­ten bei­den sorgt Inno­v­a­bee. Alle Mit­ar­bei­ter kön­nen ihren Lap­top, Smart­phones, Laut­spre­cher und alle wei­te­ren Arbeits­ge­rä­te unein­ge­schränkt auch zu Hau­se zu nut­zen.

Auch das Arbeits­um­feld soll­te stim­men. Was im Büro gilt, ist auch zu Hau­se wich­tig: Viel Tages­licht, ein pas­sen­der Schreib­tisch­stuhl und ergo­no­mi­sche Möbel sind ein Muss, mei­nen die Inno­v­a­bee-Kol­le­gen.

Bei der Klei­dung gehen die Mei­nun­gen aus­ein­an­der: Wäh­rend die einen bequem-läs­sig vor dem Bild­schirm sit­zen, fin­den ande­re, zu einer posi­ti­ven Arbeits­at­mo­sphä­re gehört es auch, gut geklei­det zu sein.

Ansons­ten nut­zen eini­ge Kol­le­gen die grö­ße­ren Frei­heits­gra­de im Home­of­fice ger­ne auch aus und sin­gen neben der Arbeit ihre Lieb­lings­lie­der aus vol­ler Keh­le mit.

 

4. Nach getaner Arbeit: Abschalten

Work-Life-Balan­ce ist ein hohes Gut, das nicht nur im nor­ma­len Arbeits­all­tag wich­tig ist. Nur wer nach geta­ner Arbeit abschal­tet, kann am nächs­ten Tag mit vol­ler Kraft und Kon­zen­tra­ti­on die vor ihm lie­gen­den Auf­ga­ben ange­hen. Im Home­of­fice ver­schwim­men die Gren­zen zwi­schen Arbeit und Frei­zeit aller­dings: Die Fami­lie ist anwe­send, Arbeit und Pau­sen fin­den am sel­ben Ort statt, neben der Arbeit müs­sen auch pri­va­te Pflich­ten erle­digt wer­den.

Umso wich­ti­ger ist es, nach einem Arbeits­tag etwas für das eige­ne Wohl­be­fin­den zu tun. Dabei hel­fen vor­ab geplan­te Akti­vi­tä­ten wie ein lan­ger Spa­zier­gang, Sport, vir­tu­el­le Tref­fen mit Freun­den oder Kochen für die Fami­lie.

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