Räumlich getrennt und trotzdem nah am Kunden SAP-Beratung in Zeiten von Social Distancing

Beratung lebt von der Nähe zum Kunden. Was will mein Kunde? Was ist ihm wichtig? Welche Ziele verfolgt er? Wie lassen sich seine Anforderungen am besten umsetzen? Wie können wir seine Mitarbeiter bestmöglich in das Projekt einbinden? Von der Antwort auf diese Fragen hängt ganz maßgeblich ab, ob ein Projekt am Ende erfolgreich verläuft.

Berater arbeiten mit Kunden zusammen, ohne physisch anwesend zu sein
Aber Nähe – das haben wir alle in diesen Wochen gelernt – braucht keine physische Anwesenheit. Nähe entsteht durch Kommunikation, durch Austausch, durch Miteinanderreden. Dank Video Conferencing, Video Chats, Online-Meetings und Collaboration Tools können wir heute in Echtzeit kommunizieren und zusammenarbeiten, ohne physisch anwesend zu sein.

Eine Studie des IT-Onlinemagazins zeigt: 37 Prozent der SAP-Projekte werden wie geplant weitergeführt.
Bei Innovabee sind es noch weit mehr – nämlich 90 Prozent.

Dass das auch in SAP-Projekten gut funktioniert, haben die letzten Wochen bewiesen: Keines unserer laufenden Projekte musste gestoppt werden. In wenigen Einzelfällen haben Kunden aufgrund von Auswirkungen durch den Shutdown die Planung zeitlich angepasst. Beim größten Teil unserer Kunden läuft das Projekt wie geplant weiter – mit einem Unterschied: Anwenderschulungen und Projektmeetings, Lenkungsausschusssitzungen und Jour Fixes, Teammeetings und Meilenstein-Reviews finden nun virtuell statt. „Die meisten Kundenansprechpartner sind ebenfalls im Homeoffice, insofern hat sich das eingespielt“, sagt Axel Haag, Project Manager bei Innovabee.

Schneller Umstieg von persönlicher auf „virtuelle Beratung“
Der Übergang ins Homeoffice verlief bei Innovabee auch deshalb so geräuschlos, weil bereits vor dem Shutdown alle Mitarbeiter über eine Infrastruktur verfügten, die es für die die „virtuelle Beratung“ braucht. Calls, Webinare und Web-Konferenzen gehören ohnehin zum Beratungsalltag. Und: 95 Prozent der Innovabee-Mitarbeiter hatten auch zuvor schon hin und wieder im Homeoffice gearbeitet.

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Viele Innovabee-Mitarbeiter haben auch zuvor schon bei Bedarf im Homeoffice gearbeitet.

„Die meisten Kundenansprechpartner sind ebenfalls im Homeoffice, insofern hat sich das eingespielt.“

Axel Haag, Project Manager, Innovabee GmbH

Seit dem Shutdown greifen nun 85 Prozent aller Kollegen täglich über gesicherte Verbindungen auf das Netzwerk zu. Vor Corona waren es zwischen 10 und 25 Mitarbeiter pro Tag – darunter Berater aus dem Homeoffice, aber auch solche, die sich aus dem Kundennetz per VPN in das Firmennetzwerk eingewählt hatten. Um dem gleichzeitigen Ansturm auf das Netzwerk standzuhalten, hat Innovabee in den letzten Wochen seine Internetverbindung und die Systemressourcen der Terminalserver aufgestockt. Weitere Maßnahmen waren nicht nötig.

Manches Meeting wird auch künftig durch eine Videokonferenz ersetzt
Neu sind also nicht die Tools und die Technik, neu ist nur die Erfahrung, dass die Kommunikation nun nicht nur teilweise, sondern vollständig virtuell stattfindet. Und plötzlich macht sich Erkenntnis breit: Das ein oder andere Vor-Ort-Meeting hätte es gar nicht gebraucht – und viele Dinge lassen sich mit moderner Technik sogar schneller und einfacher klären als in einem persönlichen Meeting. „Wenn es im Sinne unserer Kunden ist und sich dadurch wichtige Entscheidungen beschleunigen lassen, werden wir auch künftig Videokonferenzen als Alternative zum Meeting in Betracht ziehen“, meint Christian Deininger, CEO von Innovabee.

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Neu für die Innovabee-Mitarbeiter sind nicht die Tools und Technik, neu ist nur die Erfahrung, dass die Kommunikation nicht nur teilweise, sondern vollständig virtuell stattfindet.

„Wenn es im Sinne unserer Kunden ist und sich dadurch wichtige Entscheidungen beschleunigen lassen, werden wir auch künftig Videokonferenzen als Alternative zum Meeting in Betracht ziehen.“

Christian Deininger, CEO, Innovabee GmbH

Weil es bei Kommunikation aber nicht nur um Effizienz, sondern auch um Vertrauen geht, gibt er aber auch zu: „Der direkte Austausch mit den Kollegen fehlt schon sehr.“ Und Beraterin Rebecca Somersall ergänzt: „Ich freue mich auf jeden Fall sehr, wenn wir wieder etwas Büro-Atmosphäre bekommen. Die Einsamkeit ist schon ungewohnt.“ Bis dahin sind die Kollegen bei Innovabee aber bestens gerüstet, um ihre Projekte in der gewohnten Qualität und im geplanten Zeitraum zum Erfolg zu führen.

4 Tipps für die Arbeit im Homeoffice von Innovabee-Mitarbeitern

1. Den Tag strukturieren

Wer komplexe Projekte plant, der arbeitete gerne strukturiert. Genauso strukturiert gehen die meisten Kollegen auch ihren Arbeitsalltag im Homeoffice an. Weil zuhause mehr Ablenkung lauert – insbesondere dann, wenn man neben der Arbeit Kinder betreuen muss – ist eine wiederkehrende Struktur für viele wichtig. „Ich plane Termine analog zum üblichen Büroalltag“, meint ein Kollege. Und eine Beraterin fügt hinzu: „Für mich ist es auch im Homeoffice wichtig, eine gewisse Struktur beizubehalten. Ich versuche deshalb, den Tag ähnlich zu strukturieren wie an einem normalen Tag im Büro.“

Zu einer festen Struktur gehören natürlich auch Pausen. Auch die sollte man fix einplanen, damit man am Rest des Tages fokussiert arbeiten kann, so die Kollegen. Das handhaben alle befragten Mitarbeiter so. Nur für die Mittagspause nehmen sie sich im Moment etwas mehr Zeit – da sie jetzt alle selbst kochen müssen.

2. Videokonferenzen statt Calls oder E‑Mails

Studien zeigen: Die Ergebnisse sind besser, wenn Teams über Video kommunizieren anstatt nur per Telefon und E‑Mail. Im direkten Vergleicht mit Calls gab es in Videokonferenzen deutlich weniger Missverständnisse zwischen den Teilnehmern, die Arbeitssitzungen verliefen effizienter und harmonischer.

Außerdem verstärken Videokonferenzen in Zeiten wie diesen das Zusammengehörigkeitsgefühl in Teams und können zu einer positiven Arbeitsatmosphäre beitragen.

3. Die Ausstattung macht’s

Wer über einen längeren Zeitraum zu Hause arbeitet, bei dem sollten auch die Arbeitsbedingungen stimmen. Dazu gehören eine verlässliche Infrastruktur (VPN, Internetverbindung), moderne Arbeitsgeräte (Laptops, Bildschirme, Headsets) und Büromöbel. Für die ersten beiden sorgt Innovabee. Alle Mitarbeiter können ihren Laptop, Smartphones, Lautsprecher und alle weiteren Arbeitsgeräte uneingeschränkt auch zu Hause zu nutzen.

Auch das Arbeitsumfeld sollte stimmen. Was im Büro gilt, ist auch zu Hause wichtig: Viel Tageslicht, ein passender Schreibtischstuhl und ergonomische Möbel sind ein Muss, meinen die Innovabee-Kollegen.

Bei der Kleidung gehen die Meinungen auseinander: Während die einen bequem-lässig vor dem Bildschirm sitzen, finden andere, zu einer positiven Arbeitsatmosphäre gehört es auch, gut gekleidet zu sein.

Ansonsten nutzen einige Kollegen die größeren Freiheitsgrade im Homeoffice gerne auch aus und singen neben der Arbeit ihre Lieblingslieder aus voller Kehle mit.

4. Nach getaner Arbeit: Abschalten

Work-Life-Balance ist ein hohes Gut, das nicht nur im normalen Arbeitsalltag wichtig ist. Nur wer nach getaner Arbeit abschaltet, kann am nächsten Tag mit voller Kraft und Konzentration die vor ihm liegenden Aufgaben angehen. Im Homeoffice verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit allerdings: Die Familie ist anwesend, Arbeit und Pausen finden am selben Ort statt, neben der Arbeit müssen auch private Pflichten erledigt werden.

Umso wichtiger ist es, nach einem Arbeitstag etwas für das eigene Wohlbefinden zu tun. Dabei helfen vorab geplante Aktivitäten wie ein langer Spaziergang, Sport, virtuelle Treffen mit Freunden oder Kochen für die Familie.