Läuft wie geschmiert: Innovachem legt die Grundlage für International­isierung von Pfinder

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Korrosionsschutz ist kein Luxus, sondern wirtschaftliche Notwendigkeit. Kein anderer Werkstoff trägt so viel zum Werterhalt von Automobilen bei wie eine hochwertige Hohlraumversiegelung und ein zuverlässiger Unterbodenschutz. Beides produziert die Pfinder KG mit Sitz in Böblingen bei Stuttgart. Mehr als 80 Automobilwerke weltweit arbeiten mit dem Marktführer für Konservierung zusammen. Neben der Zentrale in Böblingen unterhält der Mittelständler zwei weitere Produktionsstandorte in China und Mexiko, die den wachstumsstarken asiatischen und den amerikanischen Markt beliefern.

Getrennte Systeme für Buchhaltung und Warenwirtschaft erschwerten die Kommunikation

Weil Pfinder Synergien nutzen wollte, sollten künftig alle Standorte mit derselben ERP-Lösung arbeiten. Eine Anforderung, die die bisher genutzte, AS/400-basierte Lösung nicht erfüllte. „Unser Legacy-System hat national gut funktioniert, war aber international nicht einsetzbar“, erklärt Klaus Angerer, Leiter IT bei Pfinder. „Wir wollten in der Lage sein, wichtige Kennzahlen, wie beispielsweise den Bestand unseres Werkes in Mexiko, von Deutschland aus einzusehen.“ Zudem war in der Buchhaltung eine separate Software im Einsatz, was einen integrierten Wertefluss erschwerte. Wareneingänge wurden deshalb erst nach dem Monatsabschluss als Bestand in der Buchhaltung sichtbar. Pfinder aber wollte in Echtzeit agieren – und brauchte dafür ein ERP-System aus einem Guss.

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Mit ihren Produkten für professionellen Korrosionsschutz ist die Pfinder KG Marktführer für Konservierung. Mehr als 80 Automobilwerke weltweit arbeiten mit dem Mittelständler zusammen.

„Wir wollten eine ERP-Lösung, die unsere Branchenanforderungen erfüllt und zugleich international einsetzbar ist.“

Klaus Angerer
Leiter IT, Pfinder KG

Bei der Suche nach einer Alternative stieß Pfinder auf SAP S/4HANA. „Wir wollten eine ERP-Lösung, die unsere Branchenanforderungen erfüllt und zugleich international einsetzbar ist“, erinnert sich Klaus Angerer. Nach intensiven Recherchen zog Pfinder das Fazit, dass es zu SAP S/4HANA keine Alternative gibt. Denn damit die neue Lösung für alle drei Standorte gleichermaßen funktionierte, sollte sie möglichst nah am Standard eingesetzt werden und ohne größere Anpassungen auskommen. Die auf Basis von SAP S/4HANA entwickelte Branchenlösung Innovachem passte da genau ins Bild. Sie deckt bereits im Standard nicht nur die Kernprozesse von produzierenden Unternehmen ab, sondern auch alle wichtigen Anforderungen der Chemiebranche sowie die für Pfinder essenzielle Kommunikation mit den Automobilherstellern auf Basis von VDA-Standards. Insbesondere Lieferabrufe werden als Lieferpläne nach SAP S/4HANA übernommen. Etiketten und Formulare werden nach den Vorgaben der Automobilkunden erstellt.

SAP Check-Up legt die Grundlage für den späteren Projekterfolg

„Die für uns wichtigen Themen wie Chargenrückverfolgung und integrierter Wertefluss sind allesamt in Innovachem enthalten. Zudem ist das System mehrmandantenfähig und in verschiedenen Sprachen verfügbar“, so Klaus Angerer. Den Ausschlag für Innovabee als Partner hinter der Lösung Innovachem gab schließlich der SAP Check-Up. „Der Check-Up bietet gerade vor der finalen Entscheidung eine sehr gute Chance, Innovabee ohne Risiko zu testen“, erklärt Klaus Angerer. „Wir konnten dadurch zum einen die Berater von Innovabee kennenlernen und besser beurteilen, ob sie fachlich und menschlich zu uns passen. Das Vorprojekt hat uns aber auch geholfen, eine klare Vorstellung von den Anforderungen und dem Umfang der eigentlichen Einführung zu bekommen – und hat damit das Projektrisiko für uns deutlich reduziert.“

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Neben der Zentrale in Böblingen unterhält der Mittelständler zwei weitere Produktionsstandorte in China und Mexiko, die den wachstumsstarken asiatischen und den amerikanischen Markt beliefern.

„Die für uns wichtigen Themen wie Chargenrückverfolgung und integrierter Wertefluss sind allesamt in Innovachem enthalten. Zudem ist das System mehrmandantenfähig und in verschiedenen Sprachen verfügbar.“

Klaus Angerer
Leiter IT, Pfinder KG

Am Ende des Check-Ups stand ein verbindliches Festpreisangebot, auf dessen Basis Pfinder entscheiden konnte, ob es auch die weiteren Schritte gemeinsam mit Innovabee gehen wollte. „Wir haben Innovabee während des Check-Ups als Partner auf Augenhöhe kennengelernt. Der persönliche Kontakt und die räumliche Nähe haben uns zusätzlich überzeugt“, meint Klaus Angerer rückblickend. Und noch einen Vorteil hatte das Vorprojekt für Pfinder: „Durch den klar umrissene Projektumfang konnten auch wir viel besser planen. Wir wussten am Ende genau, wie viele interne Ressourcen wir für das Projekt brauchen.“

Pfinder setzt auf standardnahes System, um international zu wachsen

Die folgenden sechs Monate nutzte Pfinder, um das Projekt vorzubereiten – aus Sicht von Klaus Angerer ein wichtiger Erfolgsfaktor. „Auf Basis der Empfehlungen von Innovabee haben wir eine Projekt-Personalplanung gemacht und in diesem Zusammenhang auch zwei neue Kollegen eingestellt sowie die technische und physische Infrastruktur für die SAP-Einführung geschaffen. Ohne diese Vorarbeiten wäre das Projekt nicht so reibungslos über die Bühne gegangen“, ist sich Klaus Angerer sicher.

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Pfinder wollte eine ERP-Lösung, die alle Branchenanforderungen erfüllt und zugleich international einsetzbar ist. Die auf Basis von SAP S/4HANA entwickelte Branchenlösung Innovachem passte da genau ins Bild.

„Der Check-Up bietet gerade vor der finalen Entscheidung eine sehr gute Chance, Innovabee ohne Risiko zu testen. Wir konnten dadurch zum einen die Berater von Innovabee kennenlernen und besser beurteilen, ob sie fachlich und menschlich zu uns passen.“ 

Klaus Angerer
Leiter IT, Pfinder KG

Nach dem Kick-off lief dafür dann alles sehr effizient ab – auch dank der agilen und prozessorientierten Einführungsmethodik von Innovabee. Auf das Ausrollen des Prototyps folgten das Delta-Customizing, die Integrationstests und der Go-live. „Wir haben uns bewusst dafür entschieden, nur wenige Erweiterungen umzusetzen und keine Modifikationen am Code zuzulassen – zum einen um die Releasefähigkeit des Systems zu gewährleisten, zum anderen weil wir die Lösung standortübergreifend nutzen wollen und deshalb möglichst nah am Standard bleiben möchten“, so Klaus Angerer.

Zahlreiche Schnittstellen machen das Projekt anspruchsvoll

Auch wenn das System selbst nicht modifiziert wurde, war das Projekt vor allem wegen der umfangreichen Integrationsanforderungen durchaus anspruchsvoll. In einem ersten Schritt wurden ein EDI-Converter, ein System für die Gefahrguteinstufung, ein Etikettendrucksystem und eine Lösung für den Sicherheitsdatenblattversand über Schnittstellen an Innovachem angebunden. Darauf folgte die Integration eines Sanktionsmonitors, einer Lösung für die Zollabwicklung und einer Präferenzkalkulation. Zuletzt wurde das firmeneigene Dokumentenmanagementsystem mit der neuen SAP-Lösung verknüpft. „Die Integrationsbreite und -tiefe war sehr komplex und umfassend“, erinnert sich Markus Wandesleben, Projektleiter und Mitglied der Geschäftsführung bei Innovabee.

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Korrosionsschutz ist kein Luxus, sondern wirtschaftliche Notwendigkeit. Kein anderer Werkstoff trägt so viel zum Werterhalt von Automobilen bei.

„Wir haben bereits am ersten Produktivtag ganz regulär produziert, ausgeliefert und fakturiert. Dieser reibungslose Übergang hat die Akzeptanz bei unseren Usern noch einmal erhöht.“ 

Klaus Angerer
Leiter IT, Pfinder KG

Dank der fachlichen Versiertheit und der Branchenerfahrung von Innovabee konnten alle Schnittstellen wie geplant in Betrieb genommen werden. Aber es galt auch einige Herausforderungen zu lösen. So hatte sich Pfinder etwa für die Neuerfassung aller Stammdaten und gegen eine automatische Datenmigration entschieden. „Das Thema haben wir in seiner Komplexität unterschätzt“, stellt Klaus Angerer rückblickend fest. „Ich würde anderen Unternehmen empfehlen, möglichst früh damit anzufangen und das Thema zentral zu koordinieren, damit es am Ende nicht zum Flaschenhals wird.“ Einer der Fachbereiche hat außerdem zentrale Aufgaben zu spät in Angriff genommen und musste in einer späten Projektphase die Versäumnisse aufholen. „Generell ist es notwendig, alle wichtigen Aufgaben klar zu kommunizieren und zu überwachen. Uns hat die Plattform Confluence dabei gute Dienste geleistet.“

Transparente Entscheidungen sind wesentlich für den Projekterfolg

Mindestens genauso wichtig aber ist für ihn das Thema Change Management. „Man muss das Projektteam in seinen Bedürfnissen abholen und vor allem Änderungen klar kommunizieren und sie den Kollegen nicht einfach überstülpen“, so Klaus Angerer. „Das hat bei uns sehr gut funktioniert – nicht nur, weil die Unternehmensleitung voll hinter dem Projekt stand, sondern auch weil die Projektleiter mit genügend Befugnissen ausgestattet waren und bei wichtigen Fragen schnell entscheiden konnten. Ausnahmen von dieser Regel waren natürlich risikobehaftete Themen, die wir eskaliert haben. Aber auch hier konnten wir immer mit einer schnellen Entscheidung rechnen.“

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In einem ERP-Projekt muss man das Projektteam in seinen Bedürfnissen abholen und motivieren. Auch abseits des Projekts gab es deshalb immer wieder Incentives – zum Beispiel eine Carrera HANA Trophy.

„Mit Innovachem verfügen wir über ein System, das dank seiner Standardnähe sehr stabil und robust ist und uns wesentlich bei allen Prozessen unterstützt.“

Klaus Angerer
Leiter IT, Pfinder KG

Klare und transparente Entscheidungen, eine vorausschauende und effiziente Planung, die Einbindung aller wichtigen Stakeholder und nicht zuletzt der Einsatz des gesamten Projektteams haben das Projekt am Ende zu einem Erfolg gemacht. „Die agile Vorgehensweise brachte natürlich Änderungen zur ursprünglichen Planung mit sich. Alle Änderungen konnten aber durch gute Steuerung aufgefangen werden, sodass wir Anfang des Jahres ‚on time‘ und ‚in budget‘ live gehen konnten“, erklärt Markus Wandesleben. Der Erfolg gibt dem Projektteam recht: „Wir haben bereits am ersten Produktivtag ganz regulär produziert, ausgeliefert und fakturiert. Dieser reibungslose Übergang hat die Akzeptanz bei unseren Usern noch einmal erhöht“, so Klaus Angerer.

Pfinder profitiert von integrierten Werteflüssen und optimierten Prozessen

Seither konnten sich auch die Fachbereiche von den Vorteilen der neuen Lösung überzeugen. „Mit Innovachem verfügen wir über ein System, das dank seiner Standardnähe sehr stabil und robust ist und uns wesentlich bei allen Prozessen unterstützt“, erklärt Klaus Angerer. Ausgewählte Prozesse hat Pfinder im Zuge der Einführung bewusst verändert. „Die Gebindeabwicklung beispielsweise war vorher eine sehr komplexe Angelegenheit. Heute orientiert sich der Prozess am SAP-Standard und ist deutlich dichter an der Materials-Darstellung unserer Kunden.“ Vertriebsangebote werden – anders als früher – auch mit dem neuen System erstellt. Redundante Dokumente gehören damit der Vergangenheit an – und alle wichtigen Daten werden direkt aus dem System gezogen.

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Mit Innovachem verfügt Pfinder über ein System, das dank seiner Standardnähe sehr stabil und robust ist und das Unternehmen wesentlich bei allen Prozessen unterstützt.

„Früher wurde jede Prozessänderung zentral über die IT eingesteuert […]. Jetzt sind die Fachbereiche selbst für ihre Prozesse verantwortlich – und kommunizieren dadurch viel intensiver miteinander. Aus ‚Betroffenen‘ wurden ‚Beteiligte‘, was uns als Unternehmen noch robuster macht.“

Klaus Angerer
Leiter IT, Pfinder KG

Noch wichtiger aber als die Optimierung einzelner Prozesse ist Klaus Angerer, dass Pfinder jetzt über ein System verfügt, mit dem sämtliche Standorte arbeiten können und Pfinder damit Synergien nutzen kann. Auch die Integration der Werteflüsse ist ein wichtiger Pluspunkt. Anstelle von zwei getrennten Systemen verfügt das Unternehmen heute über eine integrierte ERP-Lösung, bei der sämtliche Buchungen sofort auch im Finanzwesen zur Verfügung stehen. „Dadurch können wir viel früher und viel schneller reagieren als bisher“, so der IT-Leiter. Nicht zuletzt hat Pfinder das SAP-Projekt auch als Chance zur internen Unternehmensentwicklung genutzt und Zuständigkeiten geändert. „Früher wurde jede Prozessänderung zentral über die IT eingesteuert, Fachbereiche waren von Veränderungen ‚betroffen‘. Jetzt sind die Fachbereiche selbst für ihre Prozesse verantwortlich – und kommunizieren dadurch viel intensiver miteinander. Aus ‚Betroffenen‘ wurden ‚Beteiligte‘, was uns als Unternehmen noch robuster macht.“