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Erfolgsrezept: Zeelandia mischt mit SAP S/4HANA ganz vorne mit

Brot ist nicht nur der Deutschen liebstes, sondern auch eines der ältesten Nahrungsmittel. Die Vielfalt an Brotsorten und die Verarbeitung des Lebensmittels haben jedoch in den letzten Jahrzehnten einen enormen Wandel erlebt. Auch, wie wir Brot konsumieren, hat sich in den letzten Jahren verändert. Die Verbraucher kaufen seltener Brot – zugleich sinkt auch die Durchschnittsmenge pro Einkauf. Und während früher am Samstag der erste Weg zum Bäcker um die Ecke führte, kaufen viele Konsumenten ihr Brot heute direkt im Supermarkt.

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Das Traditionsunternehmen Zeelandia beliefert Handwerks- und Filialbäckereien aller Größenordnungen.

„Wir haben kein anderes ERP-System evaluiert, das sowohl in der Breite als auch in der Tiefe der Funktionalität so ausgereift ist wie SAP S/4HANA.“

Thorid Klantschitsch, Geschäftsführerin, Zeelandia GmbH & Co. KG

Das bekommt auch die Zeelandia GmbH & Co. KG aus Frankfurt zu spüren – und muss sich auf das veränderte Konsumentenverhalten einstellen. Als einer der führenden Hersteller von Backzutaten beliefert Zeelandia Handwerks- und Filialbäckereien aller Größenordnungen sowie Unternehmen mit industrieller Fertigung. Dabei hält das Unternehmen für seine Kunden Anwendungslösungen und umfassende Unterstützung bei der Vermarktung für Brot, Brötchen und Feine Backwaren bereit. Innovative Produkte, effiziente Geschäftsprozesse und engagiertes Teamwork sind dabei die Hauptsäulen des Unternehmenserfolgs.

Mit innovativen Produkten erfolgreich am Markt
Mit der konsequenten Umsetzung der Strategie „funktioniert – natürlich!“ sowie der Entwicklung neuer Produktideen wie Zeelandia Maximo Fresh und Jung pure & JOY erfüllt Zeelandia die Wünsche der Verbraucher nach maximaler Frische und einer bewussten Ernährung. Neben Innovation ist die Effizienz der Geschäftsprozesse das zweite wichtige Thema für den Mittelständler. „Nur als schlank aufgestelltes Unternehmen mit transparenten Prozessen und einer klaren Kostenstruktur können wir unsere Wettbewerbsfähigkeit langfristig hochhalten“, erklärt Dr. Thorid Klantschitsch, Geschäftsführerin von Zeelandia Deutschland.

Mit Produktinnovationen wie Zeelandia Maximo Fresh und Jung pure & JOY sichert sich Zeelandia seine marktführende Stellung. 

„Innovabee hat uns mit seiner vorkonfigurierten Branchenlösung Innovafood überzeugt, die sehr gut zu unseren Anforderungen passt. Überzeugend fanden wir auch das Projektteam von Innovabee, das sich aus Beratern mit langjähriger Erfahrung in der Nahrungsmittelbranche und im Mittelstand zusammensetzt.“

Thorid Klantschitsch, Geschäftsführerin, Zeelandia GmbH & Co. KG

Automatisierung und Digitalisierung spielen bei der Umsetzung dieser Strategie eine wichtige Rolle. „Wir wollten die vielen Daten, die wir tagtäglich generieren, besser nutzbar machen, schnelle Entscheidungen fördern und die digitale Transformation in unserem Unternehmen vorantreiben“, so Thorid Klantschitsch. „Das geht nur mit einem zentralen ERP-System, das alle Daten in einer integrierten Sicht zusammenführt.“ 

Heterogene IT-Landschaft erschwert Prozessoptimierungen
Die bisherige IT-Landschaft von Zeelandia war geprägt von einer Vielzahl von unterschiedlichen Systemen und komplexen Schnittstellen. Das führte dazu, dass Daten doppelt erfasst werden mussten – was entsprechend aufwändig und fehleranfällig war. Die vorhandenen Schnittstellen waren nicht aktuell und die einzelnen Abteilungen nicht vollständig in die Geschäftsprozesse integriert. „Mit unserem alten ERP-System ließen sich keine Änderungen an der Organisation umsetzen“, erklärt Marc Schneider, Leiter SCM bei Zeelandia. „Dafür war die Struktur zu komplex und die Insellösungen zu wenig flexibel.“

Innovative Produkte, effiziente Geschäftsprozesse und engagiertes Teamwork sind die Hauptsäulen des Unternehmenserfolgs.

„Uns war es wichtig, das Optimierungspotenzial von SAP S/4HANA bestmöglich zu nutzen. Schließlich basiert die Lösung auf Best Practices und hat uns dazu gebracht, einige unserer bestehenden Prozesse kritisch zu hinterfragen. Zusätzlich ist eine standardnahe Lösung auch bei zukünftigen Releasewechseln von Vorteil.“

Marc Schneider, Leiter SCM, Zeelandia GmbH & Co. KG

Zeelandia entschied sich deshalb, mit SAP S/4HANA ein integriertes ERP-System einzuführen, das viele der vorhandenen Zusatzlösungen überflüssig macht und die Anzahl der Schnittstellen deutlich reduziert. „Wir haben kein anderes ERP-System evaluiert, das sowohl in der Breite als auch in der Tiefe der Funktionalität so ausgereift ist wie SAP S/4HANA“, erklärt Thorid Klantschitsch. Nach einer intensiven Auswahlphase votierten die Verantwortlichen für die Zusammenarbeit mit Innovabee. „Innovabee hat uns mit seiner vorkonfigurierten Branchenlösung Innovafood überzeugt, die sehr gut zu unseren Anforderungen passt. Überzeugend fanden wir auch das Projektteam von Innovabee, das sich aus Beratern mit langjähriger Erfahrung in der Nahrungsmittelbranche und im Mittelstand zusammensetzt“, so die Geschäftsführerin.

Von der Geschäftsführung bis zum Anwender sind alle eingebunden
Das Besondere an der SAP S/4HANA-Einführung bei Zeelandia war, dass es kein reines IT-Projekt war, sondern vielmehr ein Change-Management-Projekt – hatte es doch Auswirkungen auf nahezu alle Geschäftsbereiche. Entsprechend hoch war es im Unternehmen priorisiert. Vom Management bis zum Endanwender war jeder aktiv in das SAP S/4HANA-Projekt eingebunden. „Die Geschäftsführenden von Zeelandia nahmen wöchentlich an den Steuerungsmeetings teil, um immer informiert zu sein und im Bedarfsfall schnell entscheiden zu können“, erinnert sich Christian Schweizer, Projektmanager bei Innovabee.

Damit neue Produkte garantiert den Geschmack der Kunden treffen, werden sie vor der Markteinführung umfangreich getestet.

„Dank der vorkonfigurierten Branchenprozesse in Innovafood war ein großer Teil unserer Anforderungen bereits mit dem ersten Prototyp abgedeckt.“

Christian Goeschel, IT-Leiter, Zeelandia GmbH & Co. KG

Auch die Key User spielten eine zentrale Rolle. „Wir haben sie bewusst sehr früh in das Projekt eingebunden, damit sie sich aktiv einbringen konnten und voll hinter dem Projekt stehen“, erklärt Marc Schneider. Selbst diejenigen, die nicht an der SAP-Einführung beteiligt waren, waren immer bestens informiert. Dafür sorgte „die rasende Reporterin Harry-Jette Hirsch“, die den Fortschritt des Projektes auf humorvolle Weise in einem Newsletter kommentierte.

Änderungen an den SAP-Prozessen bleiben die Ausnahme
Um das volle Optimierungspotenzial von Innovafood auszuschöpfen, war die Projektorganisation an die End-to-End-Prozesse in SAP S/4HANA angelehnt. Im Fokus steht dabei nicht die einzelne Fachabteilung, sondern ein integrierter Geschäftsprozess – von der Angebotserstellung bis zur Leistungserbringung und Rechnungstellung. Für jeden der End-to-End-Prozesse Procure to Pay, Plan to Stock, Order to Cash, Core Finance, Core Quality und Core IT gab es einen Prozessverantwortlichen. Er konnte eigenverantwortlich über wichtige Themen aus seinem Bereich entscheiden.

Mit 210 Mitarbeitern ist Zeelandia ein klassischer Mittelständler.

„Mit Innovafood konnten wir unsere gesamte IT-Landschaft deutlich vereinfachen. Schnittstellen wurden auf ein Minimum reduziert, isolierte Drittsysteme abgeschaltet. Den Kern der neuen Infrastruktur bildet das SAP S/4HANA-System, Drittsysteme sind über eine Schnittstelle direkt angebunden.“ 

Christian Goeschel, IT-Leiter, Zeelandia GmbH & Co. KG

Eine Ausnahme zu dieser Regel waren Änderungsanträge. Solche „Change Requests“ mussten ausführlich begründet und vom Lenkungsausschuss genehmigt werden. Das war nur der Fall, wenn die Änderung einen messbaren Mehrwert für Zeelandia brachte. „Wir haben uns bewusst dafür entschieden, möglichst nah am Standard zu bleiben“, erklärt Marc Schneider. „Alle Zusatzentwicklungen wurden zudem in Übereinstimmung mit den SAP-Richtlinien umgesetzt. Uns war es wichtig, das Optimierungspotenzial von SAP S/4HANA bestmöglich zu nutzen. Schließlich basiert die Lösung auf Best Practices und hat uns dazu gebracht, einige unserer bestehenden Prozesse kritisch zu hinterfragen. Zusätzlich ist eine standardnahe Lösung auch bei zukünftigen Releasewechseln von Vorteil.“

Agile Projektvorgehensweise begünstigt schnellen Start
Die eigentliche Einführung verlief in vier Phasen nach der agilen Projektmethodik innovagil: In der Prepare-Phase wurde eine lauffähige Version der Software installiert. „Dank der vorkonfigurierten Branchenprozesse in Innovafood war ein großer Teil unserer Anforderungen bereits mit dem ersten Prototyp abgedeckt“, erinnert sich Christian Goeschel, IT-Leiter bei Zeelandia. In den darauffolgenden Explore- und Realize-Phasen ging es darum, die zusätzlichen Anforderungen von Zeelandia aufzunehmen und umzusetzen. Gleichzeitig fanden Mappings mit den Anbietern der benötigten Schnittstellen statt. Ziel war es, die verbleibenden Schnittstellen funktional zu optimieren und künftig zentral verwalten zu können.

News Grafik Zeelandia Agile Vorgehensweise - Erfolgsrezept: Zeelandia mischt mit SAP S/4HANA ganz vorne mit

Innovagil ist eine agile Projektmethodik, die in vier Phasen zum Go-live führt.

„Der Arbeitsaufwand in unserer internen Vertriebsorganisation konnte durch die Einführung von SAP S/4HANA um 30 Prozent reduziert werden, in der Logistik sind es 20 Prozent weniger Aufwand.“

Marc Schneider, Leiter SCM, Zeelandia GmbH & Co. KG

Zeelandia vereinfacht seine IT-Landschaft
Die vierte und letzte Projektphase stand ganz im Zeichen der Cut-over-Planung und Produktivsetzung des Systems. In dieser Phase wurden auch die Endanwender geschult und die Daten migriert. Auch der letzte Meilenstein – die Inbetriebnahme des Systems – verlief dank eines minutiösen Cut-over-Plans wie geplant. „Wir haben 5 Monate vor dem eigentlichen Go-live die Cut-over-Phase eingeläutet“, erklärt Marc Schneider. „Rückblickend war das eine gute Entscheidung, weil wir so alle Aufgaben planmäßig umsetzen und pünktlich zum 1. Juni live gehen konnten.“

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Dank einer schlüssigen Strategie, solider Planung und einem motivierten Projektteam lief die neue SAP-Lösung im Juni pünktlich vom Stapel.

„Nach dem Echtstart von SAP S/4HANA konnte der Lagerbestandswert um 15 Prozent reduziert werden. Die Auftragsdurchlaufzeit von Auftragserfassung bis Fakturierung liegt heute bei 1 Minute – vor der Umstellung waren es 8 Minuten mit diversen manuellen Eingriffen.“

Marc Schneider, Leiter SCM, Zeelandia GmbH & Co. KG

Heute – nur fünf Monate später – sind bereits deutliche Verbesserungen spürbar. „Mit Innovafood konnten wir unsere gesamte IT-Landschaft deutlich vereinfachen“, erklärt Christian Goeschel. „Schnittstellen wurden auf ein Minimum reduziert, isolierte Drittsysteme abgeschaltet. Den Kern der neuen Infrastruktur bildet das SAP S/4HANA-System, Drittsysteme sind über eine Schnittstelle direkt angebunden.“ Über die analytischen Funktionen in SAP S/4HANA hinaus setzt Zeelandia zusätzlich auf SAP Analytics Cloud. Damit lassen sich sämtliche Geschäftsdaten für detaillierte Analysen, Planungen und Prognosen heranziehen und direkt in die Geschäftsprozesse integrieren.

30 Prozent weniger Aufwand im Vertrieb und durchgängige optimierte Prozesse
Mit der Einführung von Innovafood hat Zeelandia auch seine Prozesse in der Verwaltung neu aufgesetzt und sich dabei an den Best Practices in SAP S/4HANA orientiert. „Der Arbeitsaufwand in unserer internen Vertriebsorganisation konnte dadurch um 30 Prozent reduziert werden, in der Logistik sind es 20 Prozent weniger Aufwand“, erklärt Marc Schneider. Nicht nur die Aufgaben sind weniger geworden, auch bei den Prozessen sind Einsparungen messbar. „Nach dem Echtstart von SAP S/4HANA konnte der Lagerbestandswert um 15 Prozent reduziert werden. Die Auftragsdurchlaufzeit von Auftragserfassung bis Fakturierung liegt heute bei 1 Minute – vor der Umstellung waren es 8 Minuten mit diversen manuellen Eingriffen“, so der Projektleiter. Auch die Einführung eines durchgängigen Produktentwicklungs-Workflows und die integrierte Sicht auf alle Geschäftsdaten werden Zeelandia auf lange Sicht helfen, seine marktführende Stellung auszubauen.

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